Wat is G Suite en hoe begin ik eraan?

google

DoorRyan Dube

Laatst geupdate op26 april 2019

G Suite is een verzameling cloudservicetoepassingen van Google die zijn ontworpen om u te helpen bij het beheren en runnen van uw bedrijf. De service omvat bedrijfsversies van de populaire consumenten-apps Gmail, Spreadsheets, Documenten, Google Drive etc. Deze apps helpen u met uw klanten te communiceren en samen te werken met uw collega's, samen producten (documenten, spreadsheets en meer) te maken en uw zakelijke bestanden en gegevens op te slaan. Allemaal online.

G Suite-kosten

Het beste van G Suite zijn de relatief lage kosten. De service wordt alleen verkocht op abonnement (vs. permanente licentie) vanaf $ 6 / maand per gebruiker voor Basic, tot $ 25 / maand per gebruiker voor Enterprise.

Het basisabonnement is goed genoeg voor kleine teams, maar houd er rekening mee dat het slechts 30 GB opslagruimte biedt voor alle apps. Als je hebt

een klein bedrijf, het Business-pakket van $ 12 / mo per gebruiker geeft u onbeperkte opslagruimte en enkele aanvullende administratieve tools.

G Suite Connection-apps

Om u te helpen verbonden te blijven met uw collega's, biedt Google:

• Gmail: Ontvang e-mailadressen via het webdomein van uw bedrijf.
• Kalender: Maak gedeelde agenda's die iedereen in de organisatie kan zien.
• Stromingen: Een forumsysteem voor uw teams.
• Hangouts: Houd veilige chat- en videoconferenties.

Gmail met uw bedrijfsdomein is de meest populaire reden waarom bedrijven een G Suite-abonnement aanschaffen.

Dit geeft uw bedrijf en team het gevoel dat u een intern e-mailsysteem gebruikt een gemeenschappelijk domein ook al is het allemaal cloudgebaseerd en gehost op Google-servers.

Een G Suite Agenda-app kunt u planningen en gedeelde agenda's maken voor de hele organisatie.

Het delen van volledige agenda's of het uitnodigen van mensen in uw organisatie voor specifieke evenementen is heel eenvoudig met opties voor delen voor zowel agenda's als evenementen.

Stromingen is geweldig voor discussies met collega's in verschillende tijdzones. Haar de Google+ tegenhanger voor bedrijven. Voor realtime, ad-hocvergaderingen, Google Hangouts is erg handig.

Als je een vergadering organiseert vanaf een openbaar wifi-netwerk zoals een internetcafé, gebruik je de microfoon om een ​​spraakgesprek met je team te voeren. Of u kunt op het videopictogram tikken om met uw team een ​​videoconferentie te starten.

G Suite Apps maken

Om u te helpen productief en creatief te blijven met uw collega's, biedt Google:

• Docs: Werk samen met uw team aan documenten.
• Lakens: Bouw, werk samen en deel spreadsheets met uw team.
• Formulieren: Maak webgebaseerde formulieren om informatie van uw collega's te verzamelen.
• Dia's: Maak diavoorstellingen van hoge kwaliteit voor uw teampresentaties.
• Sites: Maak snelle en gemakkelijke websites met Google Sites.
• App Maker: Bouw apps om uw bedrijf te automatiseren.
• Houden: Maak persoonlijke aantekeningen of deel aantekeningen met uw teams.
• Jamboard: Dit is een virtueel whiteboard dat u kunt gebruiken om visuals te maken en te brainstormen met uw collega's.

Het hebben van deze vele creatieve tools binnen handbereik kan de productiviteit en creativiteit van uw bedrijf echt verbeteren.

Beide Google documenten en Google Spreadsheets maken samenwerking met uw collega's heel eenvoudig. U kunt deze snel maken en delen met alle leden van uw team.

Google Forms biedt een handige manier om informatie van uw hele team te verzamelen.

Dit kan een personeelsenquête zijn, teamleden ondervragen over projectideeën of zelfs gegevens verzamelen van uw externe teamleden onderweg.

Google Formulieren zijn heel eenvoudig te bouwen met een eenvoudige grafische editor die u met één klik op internet kunt publiceren. Alle gegevens worden ingevoerd in een Google-spreadsheet voor gemakkelijke toegang.

Google Presentaties is het antwoord van Google Microsoft Powerpoint. Met Google Presentaties kun je bijna alles doen wat je met Powerpoint zou kunnen doen. Het is een handig hulpmiddel voor het samenstellen van presentaties voor zowel uw interne team als voor externe klanten en klanten.

Als je deze tool combineert met Google Hangouts, kun je je scherm delen en overal virtuele presentaties geven. Dit is een groot voordeel ten opzichte van desktopgebaseerde Microsoft-tools.

Met Google Presentaties kunt u ook de ingebouwde Chromecast-functionaliteit gebruiken om uw presentatie naar elke televisie met Chromecast te casten.

Google Sites als onderdeel van G Suite is op veel manieren nuttig voor bedrijven. U kunt uw eigen interne informatiepagina's voor het team ontwikkelen of individuele teams hun eigen webpagina's laten ontwikkelen voor elk gebruik.

Het ontwikkelingsprogramma om een ​​site te bouwen is zo eenvoudig dat iedereen een pagina kan maken, zelfs zonder enige programmeerervaring.

Google Sites bevat widgets voor YouTube, Agenda, Google Maps, Documenten en Spreadsheets, Presentaties, Formulieren en Grafieken.

Opslag, toegang en controle

De laatste apps die u krijgt wanneer u zich aanmeldt voor een G Suite-abonnement, zijn apps die u helpen bij het organiseren en bestanden delen en controle houden over wie toegang heeft tot G Suite-apps en wat voor soort toegang ze hebben hebben.

Deze apps zijn onder meer:

• Google Drive: Elk type bestand opslaan en delen en ze in mappen organiseren.
• Cloud Search: Met deze zoekfunctie kunt u zoeken naar alles in alle G Suite-producten.
• beheerder: Beheer de toegang van al uw gebruikers tot G Suite-apps en het soort toegang dat ze hebben.
• Kluis: Gegevens van alle verschillende G Suite-apps opslaan, doorzoeken en archiveren.
• Mobiel: Beheer alle mobiele apps die uw team gebruikt.

Voor elke organisatie zijn gegevens van cruciaal belang. Al deze apps helpen u om uw gegevens georganiseerd en gemakkelijk doorzoekbaar te houden, en helpen u om uw gegevens goed te gebruiken.

Google Drive wordt ongetwijfeld de populairste cloud-app die uw bedrijf gebruikt. Het is de opslagplaats voor al je belangrijke bestanden en mappen van alle G Suite-apps.

Google Drive geeft u de ultieme controle over al uw informatie. Met elk bestand of elke map kunt u een van de volgende scenario's voor delen maken:

• Deel met het hele internet met slechts een deel-URL.
• Deel bestanden of mappen met individuele leden van uw team of iedereen in de organisatie.
• Maak specifieke bestanden of mappen alleen-lezen.
• Wijs slechts een paar geselecteerde editors toe met schrijftoegang.
• Deel via e-mail of sociale media.

Dit is een enorme verbetering ten opzichte van de traditionele methode om bestanden binnen een organisatie te delen, waarbij meestal gedeelde netwerkmappen worden gemaakt.

In plaats van dat een IT-beheerder de toegang tot mappen moet beheren, laat Google Drive individuele gebruikers de algehele toegang tot alles wat ze maken beheren.

G Suite gebruiken voor uw organisatie

Zoals u kunt zien, kan G Suite een krachtige tool zijn voor elke organisatie, zelfs als het maar één persoon of een hele onderneming is.

Dankzij eenvoudig beheer en toegang tot de cloud kunt u hiermee besparen op uw totale IT-kosten. Het beste van alles is dat het uw hele team samenbrengt en tools biedt voor samenwerking, organisatie en algehele betere productiviteit voor iedereen.