Verhoog uw Outlook-productiviteitsworkflow met deze tips

Voor beginnende of professionele gebruikers bevat Microsoft Outlook veel functies die u kunt gebruiken om uw productiviteit te verhogen. Hier zijn enkele van de essentiële tips om uw workflow en productiviteit te verbeteren met Outlook voor Mac, Office 365 of webversies.

Installatieregels

Regels kunnen u helpen het beheer van uw berichten te automatiseren, of het nu ongewenste e-mail blokkeert of specifieke berichten naar een map verplaatst. U kunt bijvoorbeeld alle berichten van uw baas naar een bepaalde map verplaatsen, zodat u ze nooit mist. Met de volledige versie van Outlook kunt u een aantal behoorlijk complexe regels maken.

Hier is een eenvoudige regel waarbij ik berichten verplaats vanuit de ontvangersmap. Selecteer een bericht van de ontvanger en klik vervolgens op Huis tabblad en klik vervolgens op Regels> Regel maken.

Vink het vakje aan Van ontvanger controleer dan Verplaats het item naar de map. ' Kies een bestaande map of maak een nieuwe. Selecteer het en klik op OK. U kunt de regel meteen of op een later tijdstip uitvoeren. Er zijn regels die u kunt instellen om een waarschuwing wanneer u een e-mail ontvangt van een bepaalde ontvanger of berichten met bepaalde woorden. Uitchecken hoe u nieuwe berichten naar een specifieke map kunt verplaatsen.

Ook, geavanceerde regels zijn toegevoegd aan Outlook.com een paar jaar geleden.

Gebruik kleurcategorieën en vlaggen

Gebruik de functie Kleur en categorieën om prioriteiten te stellen en te focussen op wat belangrijk is. Selecteer een bericht en klik op het menu Categoriseren en kies vervolgens een geschikte kleur. U kunt deze kleuren aanpassen aan een bepaalde betekenis. Klik Categorieën> Alle categorieën > selecteer een kleur en vervolgens Naam wijzigen. Er kunnen ook toetsenbordopdrachten worden toegewezen, zodat u snel een bericht kunt markeren.

De vervolgvlag kan u ook helpen bij het onthouden van berichten waar u naar moet kijken wanneer u tijd heeft. Wanneer u een e-mailbericht markeert, wordt het weergegeven in uw takenlijst en takenlijsten, zodat u eraan kunt denken eraan te voldoen.

Plan met vertraagde levering

Met Outlook kunt u de bezorging van een e-mail vertragen naar een bepaald moment van de dag. Deze functie is handig als u weet dat een ontvanger uw bericht pas op een bepaald moment ontvangt. Als u weet dat een gebruiker de e-mail rond 3 uur 's ochtends controleert, maakt u een nieuw bericht en klikt u op de Vertraging levering knop onder Opties. Breng de juiste wijzigingen aan in leveringsopties zoals Bezorg niet eerder datum en tijd.

Maak een zoekmap

Een zoekmap is een krachtige manier om uw berichten te triage en uw inbox wat gezond te maken. Dat kan bijvoorbeeld maak een zoekmap voor e-mail die u wilt volgen of berichten van specifieke mensen, groepen of lijst wilt markeren.

Klik op de Map tabblad en klik vervolgens op Nieuwe zoekmap kies vervolgens het type zoekmap dat u wilt maken binnen een van de groepen. Selecteer de e-mailmap en klik op OK. In het navigatiedeelvenster wordt een zoekmap gemaakt. Alle berichten die ik kies om op te volgen, zijn daar beschikbaar wanneer ik ze nodig heb.

Stel het filterniveau voor ongewenste e-mail in

Ongewenste e-mail kan de hoeveelheid productieve e-mails die u de hele dag kunt bereiken, vertragen. Met het filter voor ongewenste e-mail van Outlook kunt u de impact ervan minimaliseren. Klik op het tabblad Start en vervolgens op het menu Ongewenst in de groep Verwijderen en vervolgens op Opties voor ongewenste e-mail.

Ik raad aan om eerst met de instelling Laag te beginnen en te kijken hoe het voor u werkt. Als ongewenste berichten te agressief zijn, kunt u naar een hogere optie gaan. Als het filter per ongeluk een belangrijk bericht markeert, zou ik de optie Permanent verwijderen uitgeschakeld laten.

Maak back-ups van het PST-bestand

Outlook is een systeem en het kan ook mislukken. Het onderhouden van een gezonde back-up van uw persoonlijke map kan zorgen voor een soepel herstel in geval van corruptie, systeemstoringen of andere onvoorziene problemen.

Outlook-gegevensbestanden (.pst) die zijn gemaakt met Outlook 2013 of Outlook 2016, worden op uw computer opgeslagen in de Documenten \ Outlook Files map. Als u een upgrade naar Outlook hebt uitgevoerd op een pc of Mac met al gegevensbestanden die zijn gemaakt in Outlook 2007 of eerder, worden deze bestanden opgeslagen op een andere locatie in een verborgen map op C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook.

Het offline Outlook-gegevensbestand (.ost) wordt ook opgeslagen op C: \ Users \ user \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook. De meeste gegevens blijven op de server staan; er moet echter een back-up worden gemaakt van alle items die lokaal zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld Agenda, Contacten, Taken en alle mappen die alleen Lokaal zijn gemarkeerd. Bekijk de volgende artikelen voor meer informatie over het maken en back-uppen van PST-mappen:

• Hoe maak je een PST-map aan in Outlook 2016
• Maak een PST-map in Outlook 2013
• Wat zijn Outlook PST-mappen en hoe kan ik ze gebruiken?
• Herstel beschadigde PST-map in Outlook

Mogelijk bent u ook geïnteresseerd in hoe u de tijdelijke OLK-map van Outlook kunt vinden.

Afwezigheidsberichten instellen

Of u nu het grootste deel van de dag niet op kantoor bent of een maand op vakantie, het instellen van een afwezigheidsantwoord kan uw contacten laten weten dat u niet beschikbaar bent. De... gebruiken Afwezigheidsassistent zal veel ruis in je inbox verminderen wanneer ze je proberen te bereiken zonder een onmiddellijke reactie. Het vermindert ook het werk om uw inbox op te schonen wanneer u terugkeert. Klik Bestand> Info> Automatische antwoorden.

Selecteer het keuzerondje Automatische antwoorden verzenden en definieer vervolgens de periode waarin u dit specifieke bericht wilt laten verzenden. Je kunt dit bericht ook sturen naar collega's binnen of buiten de organisatie.

Als u Outlook voor iOS gebruikt, tik dan op Instellingen, tik op uw Exchange-server en tik vervolgens op Automatische antwoorden. Schakel Automatische antwoorden in en typ een persoonlijk bericht.

Meldingen beheren

Outlook-bureaubladmeldingen kunnen overweldigend zijn en u afleiden. Een optie die je hebt, is om ze uit te schakelen. Om ze te dempen, klikt u met de rechtermuisknop op het Outlook-pictogram in het systeemvak van de taakbalk en klikt u vervolgens op Show New Mail Desktop Alert. Bekijk ons ​​artikel voor oudere versies van Outlook hoe u Outlook-bureaubladwaarschuwingen uitschakelt.

Tips voor Outlook Mobile

Als u de mobiele versie van Outlook gebruikt, volgen hier enkele tips die u kunt gebruiken om onderweg productief te blijven.

Schakel tussen persoonlijke en werkagenda's.

Tik op het tabblad Kalender en tik vervolgens op het hamburgermenu en tik vervolgens op je werk- of persoonlijke agenda.

Plan een Skype-gesprek met Outlook voor iOS

Tik op Agenda, maak een nieuwe en voer vervolgens een naam in voor de afspraak. Tik op Mensen en voeg vervolgens de mensen toe die je wilt uitnodigen. Veeg naar beneden en schakel in Skype-oproep tik vervolgens op Skype-oproeplink, voer een beschrijving in en tik vervolgens op Gedaan. Tik op Opslaan om te voltooien.

Stuur een beschikbaarheid

Maak een nieuw bericht en tik op Agenda-afspraak.

Tik op beschikbaarheid verzenden, kies een geschikte tijd en klik op Gereed.

Stuur je bericht.

Recente updates voor Outlook 2016 voor Mac hebben enkele nieuwe functies toegevoegd. Uitchecken ons artikel voor meer informatie over hoe u die nieuwe functies kunt gebruiken. Bekijk ook ons ​​artikel met een lijst met Outlook-toetsenbordopdrachten voor Mac-gebruikers.