Hoe u controle over e-mail kunt krijgen met prioriteit en niet storen

Hoewel weinigen zullen beweren dat e-mail voor de meeste organisaties van onschatbare waarde is, tonen steeds meer onderzoeken dat aan te veel e-mail kan ernstige productiviteitsproblemen veroorzaken bij zijn werknemers. Onthoud bijvoorbeeld dat document dat je moest schrijven, maar het duurde drie keer langer dan je had verwacht, want elke keer dat je je erop concentreerde, kwam er een nieuwe e-mail in je inbox. In plaats van het te negeren, voelde je je gedwongen om te reageren en BANG!! Tien minuten waren verstreken!

Voor mij gebeurt dit elke 5 minuten aan mijn bureau (daarom kostte dit artikel 3 uur om te schrijven), en het zou me niet verbazen als 99% van jullie daar een soortgelijk verhaal heeft. Daarom was ik enthousiast toen Microsoft een nieuwe plug-in voor Outlook 2007 uitbracht, genaamd: E-mailprioriteit.

E-mailprioriteit van Microsoft Outlook is een Freeware download van de nieuwe van Microsoft OfficeLabs.

In hun woorden:

Ben je de overload aan e-mail zat? Email Prioritizer is ontworpen om u te helpen bij het beheren van e-mailoverload met een 'niet storen'-functie en e-mailrangschikking. Werkt met Outlook 2007 op de Exchange-server.

Kenmerken:

• Knop Niet storen - Ontvang gedurende een bepaalde periode geen e-mail meer
• E-mailprioriteiten - E-mail heeft een prioriteit toegewezen op basis van kant-en-klare regels om relevante e-mails te vinden

De installatie was snel en gemakkelijk:

De eerste keer dat u Outlook start na het installeren van de nieuwe add-on, moet u een paar minuten wachten terwijl het door uw e-mail scant en de verschillende prioriteiten toewijst.

Zodra Outlook na de installatie wordt geopend, ziet u bovenaan uw Microsoft Outlook een nieuwe werkbalk Klant van 2007. De instellingen zijn redelijk eenvoudig. U kunt de instelling 'Niet storen' configureren met intervallen van 30 minuten tot 4 uur OF tot de vergadering waaraan u momenteel deelneemt (zoals gepland in uw Outlook-agenda.) Bovendien kunt u via de werkbalk ook configureren hoe uw Inbox e-mail weergeeft op basis van de prioriteiten die zijn toegewezen aan de e-mails.

U kunt de standaard "Prioriteitsregels" accepteren of ze aanpassen aan uw voorkeuren door te klikken op de knop Opties in de werkbalk Nieuwe prioriteit voor e-mail.

Eenmaal hier is het vrij rechttoe rechtaan. Pas de instellingen aan en klik op OK om op te slaan.

Ik gebruik de plug-in nu een paar dagen op het werk. Tot nu toe zo goed. Ik gebruik een andere methode om prioriteit te geven aan mijn inbox MAAR, de "Niet storen" -functie heeft al een zeer positieve invloed gehad op mijn gewoontes voor het lezen van e-mails / DeskTime! ZEER Groovy inderdaad!

25-8-08 Update

Vanmorgen werd ik door een Auto-Update Tool gevraagd om de Microsoft Email Prioritizer te upgraden V1.0.818.0 tot 1.0.820.0. De opmerkingen vermelden dat de update is bedoeld voor gebruikers die geen verbinding hebben met Exchange Servers: