Wat zijn Outlook PST-bestanden en waarom ze gebruiken... of niet?

Bijna IEDEREEN waarmee ik op het werk spreek, klaagt over de grootte van hun zakelijke e-mailaccount. Normaal gesproken is het geen probleem (maar mensen klagen nog steeds), want wanneer een mailbox nadert, is de limiet het grootst e-mailservers (zoals Microsoft Exchange) waarschuwen de gebruiker zodat ze de mailbox kunnen opschonen voor de server handhaaft hun groottebeperkingen door verzenden / ontvangen van de server te beperken.

Dit is allemaal prima en DANDY TOT... je een paar dagen op vakantie gaat, die e-mailformaatwaarschuwingen komen en gaan, en dan KABOOM !!! Uw mailbox is VOL, en u kunt de e-mail niet langer vanaf uw mobiele telefoon of zelfs OWA (Outlook Web Access) verzenden / ontvangen. Ik heb de oproep een miljoen keer ontvangen. Mijn iPhone kan geen e-mails verzenden, help!

• Dus wat te doen?
• Is er een oplossing voor deze brievenbussen van onvoldoende formaat?
• Wat moet ik doen voordat ik op vakantie ga?

Nu stel ik je voor aan de beruchte (volgens IT) Outlook PST-bestand.

Wat zijn Outlook .PST-bestanden?

• Outlook-gegevensbestanden of Microsoft Outlook .PST-bestanden (zoals ze beter bekend zijn) kunnen worden gemaakt met Microsoft Outlook om e-mail en bijlagen te verplaatsen of te kopiëren van uw Server Mailbox-account naar uw lokale account PC. In wezen is het een lokaal archief- of opslagbestand dat u maakt om e-mail en bijlagen op te slaan op de harde schijf, USB-drive of servershare van uw computer (afhankelijk van waar u het maakt en opslaat).

Hoeveel kunt u opslaan in Outlook .PST-bestanden?

• Vóór Outlook 2003/2007 konden .PST-bestanden slechts 2 Gigabytes aan e-mail en bijlagen opslaan. Met Outlook 2003 en Outlook 2007 veranderde het formaat waardoor de .PST-bestanden naar behoefte konden groeien tot meer dan 20 Gigabytes, tenzij de standaard configuratie is gewijzigd.
• Eerlijk gezegd, laat ze geen 20 optredens krijgen. Het is een veel beter idee om uw .PST-bestanden niet groter te houden dan een paar optredens. Als u meer opslagruimte nodig heeft, maak dan een nieuw .PST-bestand in plaats van te maken reusachtig .PST-archieven. Hoe groter de .PST-bestanden, hoe groter de kans op corruptie en gegevensverlies (en hoe moeilijker het zal zijn om een ​​back-up te maken van de slechteriken.) U kunt zoveel .PST bijvoegen bestanden naar uw Outlook-client zoals u nodig hebt, dus scheid uw e-mail logisch over meerdere .PST-bestanden als u meer dan een paar oude GIG's moet opslaan e-mail.
• TIP - Als je .PST-bestanden gebruikt om oude e-mail te archiveren, comprimeer ze dan nadat je alle oude gegevens erin hebt gekopieerd. E-mail is meestal gewoon tekst, dus het wordt ZEER mooi gecomprimeerd.

Hoe kan ik Outlook .PST-bestanden maken?

• Het is EENVOUDIG, hier zijn een paar handleidingen voor Outlook 2007, 2013 en 2016.

Waarom .PST-bestanden gebruiken / maken? Voordelen?

Mailboxgrootte

• Herinner je je de eerste alinea van dit artikel nog? De meeste e-mailbeheerders beperken de grootte van zakelijke mailboxen. Hoe groter de mailbox, hoe meer schijfruimte ze nodig hebben, hoe meer ze nodig hebben om een ​​back-up te maken EN hoe meer tijd ze nodig hebben om die back-ups uit te voeren.
• Als je een e-mail packrat bent (zoals ik), zal een 200 Megabyte mailbox het gewoon niet redden. Dat is waar .PST-bestanden binnenkomen. Maak gewoon een .PST-bestand en sleep uw e-mail erin. Ze werken net als een gewone mailboxmap in Outlook. Slepen en neerzetten. Het is makkelijk! Forum>.
• De nieuwste versies van Windows Search indexeren uw mailbox EN alle lokale .PST-bestanden (configureerbaar) die bijna directe toegang tot alle e-mails mogelijk maken via de zoekfuncties die in Microsoft zijn ingebouwd Outlook.

Back-up en noodherstel

• Als u geen e-mailbeheerder heeft (of vertrouwt) die regelmatig back-ups van uw e-mailserver maakt, kopieert u uw e-mail (ja, u hoeft niet VERPLAATS e-mail naar .PST-bestanden, u kunt het ook kopiëren) naar een lokaal .PST-bestand is een snelle en gemakkelijke methode om ervoor te zorgen dat uw e-mail kan worden hersteld op een server-DR scenario.

Draagbaarheid

• .PST-bestanden maken e-mail draagbaar. Stel dat u e-mail van de ene mailbox naar de andere wilt verplaatsen. Bijvoorbeeld uw veranderende banen en u wilt wat oude e-mail meenemen. Of misschien verandert u van hostprovider. OF, misschien wilt u uw persoonlijke en zakelijke e-mail kopiëren naar een .PST-bestand, deze op een kleine USB-stick bewaren en altijd bij u houden. Zoals ik al zei, .PST-bestanden houden mail zeer draagbaar. En ja, dat geldt ook voor een GMAIL-account, maar dit artikel gaat niet over GMAIL :)

Veiligheid

• Wist u dat het bijna onmogelijk is om te volgen / controleren of uw IT-man / afdeling uw e-mail leest? Het verplaatsen van "gevoelige" of "vertrouwelijke" e-mail van de e-mail / Exchange-server naar een lokaal .PST-bestand voegt een beveiligingslaag toe.
• Notitie: De meeste IT-afdelingen hebben de mogelijkheid om uw .PST-bestanden op te halen zonder dat u dit direct vanaf uw harde schijf op het werk weet. Daarom is het essentieel om extra beveiliging toe te passen op de harde schijf van uw computer. Ik zal binnenkort een artikel over dit onderwerp schrijven, maar kijk voor nu even deze artikel. Het is een beetje "GEEKY", dus ik zal het binnenkort volgen met een artikel waarin een paar opties worden uitgelegd voor het beveiligen van .PST-bestanden.

Wat zijn de nadelen van het gebruik van .PST-bestanden?

Toegang op afstand

• Zodra mail is verhuisd in een .PST-bestand, zal het niet langer beschikbaar zijn op de server met toepassingen voor externe toegang zoals OWA of mobiele telefoons die SYNC met uw mailbox. Om toegang te krijgen tot de e-mail in de .PST-bestanden, moet u een volledige Microsoft Outlook-client gebruiken. Een kleine USB-drive kan in deze situaties helpen. Het is echter nog steeds niet zo handig als e-mail op de server achterlaten.

Mensen zullen je niet leuk vinden en het is mogelijk dat je je baan kwijtraakt

• .PST-bestanden kunnen in de loop van de tijd (afhankelijk van hoeveel e-mail u ontvangt / bewaart) VEEL ruimte innemen op uw lokale computer of een servershare, afhankelijk van waar u ze opslaat. IT-jongens haten alles waardoor ze ergens aan werken, tenzij het hun cv opbouwt, dus het plaatsen van veel gegevens ergens waardoor ze meer schijfruimte moeten kopen, verstoort ze.
• Corporate Legal en de meeste afdelingen voor records management houden niet van .PST-bestanden, omdat ze de eindgebruiker in staat stellen het beleid voor het bewaren / vernietigen van bedrijfsdocumenten gemakkelijk te negeren of te omzeilen.
• Corporate Information Security-teams houden ook niet van .PST-bestanden, want als Legal dit ooit vraagt gegevens herstellen voor een rechtszaak of dagvaarding. PST-bestanden kunnen de kosten en moeite van de gegevens ergeren herstel.

Systeem- en hersenprestaties

• Hoe meer e-mail u heeft, hoe meer e-mail u en uw computer nodig hebben om bij te houden en te verwerken.
• Omdat meer e-mails en bijlagen worden geïndexeerd door Windows Search (of een andere e-mail / systeemindexer), wordt uw index groter en duren uw zoekopdrachten langer.

Dus hopelijk heb ik al uw vragen over Microsoft Outlook .PST-bestanden beantwoord en enkele voor- en nadelen op hoog niveau behandeld. Maar als ik iets heb gemist, aarzel dan niet om een ​​opmerking achter te laten of uw vraag in mijn post te plaatsen forum.