Hoe u een socialemediabeleid schrijft om werknemers meer mogelijkheden te bieden: Social Media Examiner

Heeft uw bedrijf een social media-beleid?

Zijn medewerkers in de war over wat ze wel en niet kunnen posten?

Het beleid voor sociale media moet voldoen aan de eisen van het bedrijf en aan de wettelijke vereisten, maar moet ook open mogelijkheden voor werknemers bevatten om uw inspanningen op het gebied van sociale media te ondersteunen.

In dit artikel zul je ontdek hoe u een socialmediabeleid creëert dat werknemersparticipatie ontketent.

Waarom een ​​beleid voor sociale media?

Onderzoek toont aan dat een meerderheid van de werknemers bereid is bedrijfsinformatie te delen. Ze weten alleen niet wat ze moeten delen omdat ze niet in de problemen willen komen.

Een constructief bedrijfsbreed social media-beleid zal dat wel doen vragen beantwoorden en moedig medewerkers aan om ondersteuning toe te voegen op sociale media wanneer mogelijk.

Het doel van dit artikel is om u te helpen een beleid te ontwikkelen dat uitnodigend is, niet overweldigend. Hier zijn negen componenten van een effectief, krachtig beleid voor sociale media.

# 1: Overweeg bedrijfscultuur

Uw bedrijfscultuur is in de loop der jaren opgebouwd. Het definieert de overtuigingen, het gedrag en de verwachtingen van het bedrijf. Houd daar rekening mee terwijl u zich voorbereidt om een ​​beleid voor sociale media te schrijven (of te herschrijven).

Ontdek welk ander bedrijfsbeleid (bijv.HR en IT) mogelijk overlappen met uw nieuwe inspanningen op het gebied van sociale media.

Of dat bestaande beleid nu betrekking heeft op vertrouwelijke informatie, intimidatie, technologie, archivering of andere activiteiten, wees er zeker van weet welke u moet integreren in de principes van sociale media.

De vraag wordt nu hoe u van plan bent om dat (mogelijk strikte) beleid op te nemen in een nieuw beleid dat bedoeld is om meer betrokkenheid van medewerkers op sociale media te stimuleren?

De bestaande verwachtingen van het bedrijf moeten worden meegenomen in het nieuwe beleid om verwarring, overdreven delen en bedrijfsrisico's te voorkomen.

# 2: Verkrijg Executive en Departmental Buy-In

Organiseer een bijeenkomst en nodig belangrijke stakeholders uit binnen uw organisatie en afgevaardigden van de benodigde afdelingen. Zorg er in ieder geval voor vertegenwoordigers hebben van human resources, juridische zaken, communicatie en informatietechnologie.

Tijdens de vergadering, bespreek het schrijven van beleid en het goedkeuringsproces. Benadruk het potentieel van sociaal actieve medewerkers—Het belang van het delen van productaankondigingen en -lanceringen, mogelijke eerstelijns luisteren en betrokkenheid en het delen van wervingsaankondigingen.

Benadruk uw punten opnieuw door succesverhalen van bedrijven te delen met sociaal krachtige werknemers zoals Dell, Cisco of anderen die met uw niche te maken hebben.

# 3: Bepaal de reikwijdte

Een goed geschreven beleid begint met een stevig plan. Het bepalen van de reikwijdte van uw socialemediabeleid begeleidt het hele proces en eventuele daaropvolgende wijzigingen.

Beantwoord deze vragen: wil het bedrijf meerdere beleidsregels voor verschillende afdelingen en netwerken; één gecombineerd gedetailleerd beleid; of een algemeen beleid dat van toepassing is op het bedrijf als geheel?

Zoals je beslist, Houd er rekening mee dat het beleid dat u schrijft, is bedoeld voor 'algemene werknemers'. " Er moet een apart beleid zijn dat alleen van toepassing is op het socialemediateam (met extra speelruimte aangezien zij de leiding hebben over de projecten). Het beleid van het socialemediateam moet ten minste een stijlgids, draaiboek en interne strategie bevatten.

U kunt deze bijzondere bepalingen uit uw algemene polis laten om ze kort te houden.

# 4: Onderzoeksstaat en federale wetten

Navigeren over de manier waarop staats- en federale wetten van invloed zijn op het socialemediabeleid van uw bedrijf, kost tijd, maar het is absoluut noodzakelijk. U wilt geen boete krijgen omdat u zich niet aan de wet houdt.

Onderzoek het NLRB en andere federale arbeidswetten die posts op sociale media kunnen beschermen. De Federal Trade Commission heeft regels Over hoe te openbaar maken voor aanbevelingen, recensies en andere situaties waarin producten of betalingen worden gedaan voor sociale vermeldingen. Andere wetten verbieden niet-kleinerende clausules in online klantcontracten.

Houd de zorgen van uw belanghebbenden en afdelingshoofden in de gaten. Aangezien sommige bedrijven bijvoorbeeld een beleid voor sociale media ontwikkelen, beweren ze dat ze toegang moeten hebben tot de persoonlijke gebruikersnamen en wachtwoorden voor sociale media van werknemers om de vertrouwelijkheid van het bedrijf te waarborgen.

Achttien staten hebben wetten uitgevaardigd die werkgevers verbieden om gebruikersnamen of wachtwoorden op te vragen: Maine en Wisconsin (2014); Arkansas, Colorado, Illinois, Nevada, New Jersey, New Mexico, Oregon, Utah, Vermont en Washington (2013); Californië, Delaware, Illinois, Maryland, Michigan en New Jersey (2012).

De Nationale Conferentie van Staatswetgevers heeft enkele van de beste details over staten die deze wetten uitvaardigen en overwegen. De National Labour Relations Board "Beschermt de rechten van werknemers om samen te werken om de omstandigheden op het werk aan te pakken, met of zonder vakbond, inclusief discussies op sociale media voor dergelijke doeleinden."

In het kort, Zorg ervoor dat u met uw juridische afdeling overlegt om ervoor te zorgen dat u geen inbreuk maakt op de rechten van werknemers.

# 5: Beleidsregels verduidelijken

Je doel is natuurlijk om medewerkers in staat stellen actief te zijn op sociale media kanalen en het bedrijf op een positieve manier ondersteunen. Naarmate u verder komt, zult u merken dat werknemers vaak bereid zijn om bedrijfsinformatie te delen, maar niet weten wat ze moeten delen of hoe.

Jij kan help hen door bekende problemen op te helderen en hen om aanvullende vragen te stellen over sociale media.

Crowdsourcing van die vragen zorgt ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat. U denkt bijvoorbeeld misschien dat werknemers vragen hebben over het al dan niet delen van bepaalde webpagina's, terwijl ze in feite meer fundamentele vragen hebben - moeten ze de Facebook-pagina van het bedrijf leuk vinden? Kan het bedrijf hun persoonlijke berichten zien of machtigen?

Beantwoord de meest gestelde vragen in uw document.

# 6: Adres voor professioneel en persoonlijk gebruik

Er zijn tal van vragen die u moet stellen met betrekking tot professioneel en persoonlijk gebruik van sociale media. Wanneer kunnen medewerkers social media gebruiken tijdens de werkdag? Mogen ze persoonlijke updates plaatsen tijdens kantooruren (bijvoorbeeld tijdens de lunch of tijdens een pauze)?

Bepaal de mate van acceptabel gebruik van sociale media op kantoor. Sommige bedrijven hebben een dubbel beleid op basis van het type werknemer: backoffice- en administratieve professionals kunnen bijvoorbeeld tijdens kantooruren gebruikmaken van sociale media, maar werknemers op uurbasis niet.

Afdelingen die rechtstreeks betrokken zijn bij socialemediamarketing, moeten voorzieningen hebben die hen in staat stellen om indien nodig toegang te krijgen tot socialemediakanalen.

Geef aan of werknemers hun band met het bedrijf moeten bekendmaken bij het plaatsen van bedrijfsinformatie. Neem acceptabele standaarden voor berichten op voor mensen die kunnen worden gezien als vertegenwoordigers van uw bedrijf op sociale media.

Stimuleer passende persoonlijke updates (buiten kantooruren) wanneer u bedrijfsreferenties opneemt. Onthoud dat u niet kunt regelen wat werknemers in hun vrije tijd doen, maar u kunt wel suggesties doen.

# 7: Houd het kort

Tot dusverre heb je overleg gepleegd met belangrijke spelers; onderzocht bedrijfsbeleid, staats- en federale wetten; verzamelde vragen van medewerkers; en vastgestelde richtlijnen voor het gebruik van sociale media tijdens kantooruren.

Zoveel informatie kan gemakkelijk een map of twee vullen. Voor uw uitgebreide polis is dat prima - en u zou een kopie ervan op de juiste afdelingen moeten hebben.

Als u dat uitgebreide beleid echter onder werknemers verspreidt, is het onwaarschijnlijk dat ze het zullen lezen: het zal ergens op een plank terechtkomen en ergens stof verzamelen.

Wat nog belangrijker is, als de richtlijnen voor sociale media meer dan twee pagina's beslaan, zullen de meeste werknemers waarschijnlijk in de war raken en minder snel betrokken zijn bij de inspanningen van het bedrijf op sociale media.

Distilleer de grotere beleid in korte, gemakkelijk te begrijpen richtlijnen. Ford heeft eigenlijk maar één pagina dat omvat de belangrijkste onderdelen van zijn algemene beleid.

KPG heeft een video van vier minuten gemaakt waarin hun richtlijnen voor sociale media worden uitgelegd. De eerste twee minuten maken werknemers vertrouwd met sociale media en hoe deze worden gebruikt voor belangrijke communicatie met klanten. Om 2:30 uur geven ze bondig aan hoe ze het bedrijf op die kanalen kunnen vertegenwoordigen.

Mijn tip om de omvang van uw polis te verkleinen: in plaats van specifieke regels op te nemen over vertrouwelijkheid, intimidatie of andere gebieden die al onder bestaand beleid vallen, noem ze dan kort en moedig werknemers aan om dat beleid te lezen afzonderlijk.

Vermijd complexe regels, zodat werknemers meer macht krijgen dan verwarring.

# 8: Medewerkers trainen

Zelfs nadat u een korte versie van uw richtlijnen voor sociale media heeft verspreid, moet u dat nog doen neem de tijd om medewerkers op te leiden.

Die training zal ongetwijfeld omvatten openhartige discussies over beperkingen. Doorbreek elke waargenomen negativiteit door inspirerende en bekrachtigende elementen op te nemen.

Maak social media relevant voor werknemers door uit te leggen dat het echt goed is voor het bedrijf—Het helpt de verkoopcycli te versnellen en de sluitingspercentages te verhogen. Werknemers realiseren zich misschien niet dat de gemiddelde Facebook-gebruiker in de veertig is en niet in de veertien.

Door deze elementen op te nemen, worden medewerkers gemotiveerd om op social media aan de slag te gaan.

# 9: Start het beleid voor sociale media

Hou je van cake? Natuurlijk doet iedereen dat. Houd een feest voor het lanceren van een socialmediabeleid om mensen enthousiast te maken en het bewustzijn te vergroten over uw hernieuwde focus op medewerkersbetrokkenheid.

Deel prijzen uit voor mensen die al met sociale media bezig zijn. Je kan zelfs gamify deelname door een social media-tracker op het intranet te maken. Herken de beste social media-sterren in bedrijfse-mails of stuur prijzen uit (als je het budget hebt).

als jij Maak het leuk, mensen zullen willen deelnemen!

Terug naar jou

Het opstellen van een beleid voor sociale media dat voldoet aan de bedrijfs- en wettelijke beperkingen, werknemers meer mogelijkheden geeft en kort en krachtig is, is een hele onderneming.

Het beheren van de ontwikkeling vereist luisteren naar een aantal bijdragers en de belangrijke delen distilleren in een kort, gemakkelijk te begrijpen beleid dat het risico voor het bedrijf verkleint en werknemers de vrijheid geeft om het bedrijf.

Het nieuwe beleid kan een strijdkreet zijn medewerkers in de hele organisatie helpen sociale media te begrijpen, de activiteit te verhogen en een meer sociaal actief bedrijf te helpen creëren.

Wat denk je? Heeft u een bedrijfsbeleid voor sociale media opgesteld? Welke items heb je meegenomen? Laat het ons weten in de reacties hieronder!