Waarom ik een hekel heb aan papierloze verklaringen en hoe ik ermee om moet gaan

Hoe

DoorDave Greenbaum

Laatst geupdate op23 juli 2019

Om de week ervaar ik een bedrijf dat me aanmoedigt om over te stappen op papierloze facturering. Ze zullen me omkopen, maar ik heb de harde manier geleerd om dit 'gemak' te bestrijden en kies altijd voor een echte rekening. Toen ik de strijd verloor, heb ik een aantal handige strategieën ontwikkeld om problemen te voorkomen.

De verkooppitch voor papierloze facturering

Ik hoor het allemaal. Het papier is riskant. Iemand kan uw rekening uit uw brievenbus rukken en uw identiteit stelen. Ze kunnen het uit je prullenbak stelen. Oh nee! Natuurlijk, zodra ze de rekening zien, beseffen ze misschien dat ze niet veel te stelen hebben. Papier is lastig. Stapels papier stapelen zich op en moeten worden afgehandeld. Als je rommel haat, haat je papier. Je haat het gedoe van het openen van een papieren envelop en het lezen van een rekening. Je zou een papercut kunnen krijgen! Bovendien is papierloos beter voor het milieu.

Minder papier betekent minder bomen doden.

Al deze voordelen hebben enige waarheid in zich. Een dief kan informatie uit uw mailbox stelen en problemen veroorzaken. Ze konden accountnummers krijgen en deze gebruiken in een gerichte social engineering-zwendel. Het papier stapelt zich op. Ik weet dat ik die dingen elke maand moet indienen. Ik respecteer ook de milieuaspecten van elektronische verklaringen. Ik recycle alles en ik haat ongewenste e-mail.

De zachte verkoop en de harde verkoop om je te laten overstappen

Sommige leveranciers geven de zachte verkoop. Ze nemen me op in een tekening voor gratis producten of services. AT&T vertelde me onlangs dat ik veel punten voor mijn factuur kon krijgen, maar alleen als ik papierloos factureer. Een paar plaatsen boden me afschriftcredits of cadeaubonnen. Ik hield het nog steeds vol.

De moeilijkere verkoop is dat ik de financiële gegevens niet kan downloaden naar services zoals Mint of Quicken, tenzij ik papierloos ga. Mijn bank brengt nu $ 2,00 in rekening als ik elke maand een afschrift wil. Ik denk dat papier voor hen erg duur is.

Het argument tegen papierloze facturering

Het National Consumer Law Centre (NCLC) geanalyseerde papierloze facturering en vond het concept niet consumentvriendelijk. Enkele van de redenen liggen voor de hand, zoals toegang tot breedband en technische kennis van oudere consumenten.

Zelfs de technisch onderlegde moet op zijn hoede zijn voor papierloze facturering. We worden allemaal bedrogen per e-mail. Op het eerste gezicht kun je niet zeggen of dat een factuur of promotie is in de e-mail. Als u niet oppast om u af te melden voor marketingberichten, kunnen u en uw spamfilter mogelijk het verschil niet zien.

Over klein gesproken, aangezien meer mensen e-mail op mobiel bekijken, zijn die verklaringen moeilijker te lezen. Als uw papierloze factuur slechts een pdf is, heeft u buitengewoon zicht nodig of vaste handen om elke lading te knijpen en te zoomen. Waarschijnlijker ziet u 'ziet er goed uit' en gaat u verder met de volgende e-mail. Als uw facturen automatisch worden betaald, heeft u niet veel reden om uw afschriften te lezen. Dat 'gemak' zorgt ervoor dat u fouten mist die u geld kosten. Als een dief uw creditcard zou testen, zou u dan altijd die kleine vergoeding kunnen zien?

Papieren facturen herinneren ons eraan dat er een rekening verschuldigd is. Als u dat papier krijgt, heeft het een vervaldatum die u moet regelen. U kunt het in de koelkast plaatsen of delegeren aan uw echtgenoot of accountant. De rommel en behandeling of papier is een functie, geen bug. Met deze functie kunnen gezinsleden van oudere consumenten hun rekeningen bijhouden.

Ten slotte wijst de NCLC erop dat papier een permanent record is van uw account. Als er een geschil is, heb je een getimede momentopname. Als ze een fout maken, heb je het bewijs dat je de rekening hebt betaald. Als je wordt gecontroleerd, heb je van alles een papieren exemplaar. Als een consument overlijdt, helpt dat permanente dossier familieleden om ontbrekende accounts te vinden.

Als accountgegevens volledig elektronisch zijn, zijn ze onderhevig aan alle risico's van computers en e-mails. Als u de toegang tot uw e-mail verliest door een hacker of een wachtwoordschending, loopt u die elektronische facturen mis. De verkopers wijzen erop dat fysieke post een risico is. De kans is groter dat een e-mail wordt gehackt of onderschept dan dat iemand uw post verstuurt. Als we dat scenario van overlijden van een familielid nemen, kan het weken duren om in hun e-mail te komen. De fysieke rekeningen en verklaringen zullen echter blijven komen en iedereen kan die openen.

Zelfs als u ijverig bent en pdf's van al uw rekeningen bewaart, zijn ze misschien moeilijk te vinden. De meeste verklaringen die ik download hebben generieke namen zoals "statement_03_05_16" of iets anders cryptisch. Ik kan Spotlight op mijn Mac gebruiken om ze te vinden, maar dat is niet altijd het geval.

Mijn vreselijke ervaringen met papierloze facturering

Ik heb er een paar. Ik begin met de creditcardverwerking voor mijn bedrijf. Dat bedrijf bood geen optie voor fysieke verklaringen. Ze zijn allemaal online. Op een dag besloten ze willekeurig mijn account te sluiten. Ik weet niet zeker waarom, maar ik denk dat het iets te maken heeft met de beveiligingsstop die ik op mijn naam heb gezet. Ik verloor de toegang tot al mijn vorige stortingsbewijzen. Ik had een paar dagen niet verzoend en had geen toegang tot mijn informatie. Ik wist niet wie voor mijn bedrijf heeft betaald. Het beste wat het verwerkingsbedrijf zou doen, is het mij telefonisch te vertellen. Ook aan het einde van het jaar had ik niets aan mijn accountant te presenteren. Gelukkig stond alles in Quickbooks en had ik onze interne kwitanties om alles opnieuw te creëren. Dat incident had me moeten leren pdf's te maken van mijn rekeninguittreksels, maar dat gebeurde niet.

Nadat Costco was overgestapt van American Express naar Citibank, werd ik opnieuw verbrand door papierloze facturering. Ik was ijverig en had mijn pdf's van elke maand. Toen kreeg ik het druk en vergat het een paar maanden. Toen ik het ging downloaden, kwam ik op dit scherm.

Gelukkig stond die informatie in het account van Citibank, dus het was een afgewende crisis. Door dit incident schreeuwde ik achter mijn computer (en mezelf) dat ik verantwoordelijk was voor papierloze facturering.

Een andere keer had ik een geschil met het kantoor van mijn dokter. Ze zijn van facturatiebedrijf veranderd. Plots kreeg ik een rekening van vier jaar geleden, waarvan ze zeggen dat die niet is betaald. Vervolgens bedreigden ze de collectie. Ik had natuurlijk geen toegang tot het oude factureringssysteem online, hoewel ze zeiden dat ze dat wel konden. Pas toen ik ze een kopie van de rekening had gefaxt, verwijderden ze de aanklacht. Ik moest faxen omdat ze geen e-mails accepteren, hoewel facturen via e-mail worden verzonden. Ga figuur.

Mijn situatie is niet uniek. Wanneer u een account sluit, verliest u meestal de toegang tot die historische informatie. Als je later een probleem ontdekt, zoals een te hoge prijs, kan het moeilijk zijn om je onschuld te bewijzen. Een vriend van mij had dit probleem toen hij een settopbox terugstuurde naar zijn kabelbedrijf. Zijn rekening was ingesteld om automatisch te betalen via zijn bank en zijn laatste rekening was $ 200 extra. Hij probeerde de kabelmaatschappij te bellen, maar hij had het accountnummer niet en ze konden geen informatie over hem vinden. De klantenservice kon alleen actieve klanten vinden. Pas toen het naar collecties ging, kreeg hij het opgelost.

De juiste manier om papierloze facturen te accepteren

Als het u niet kost, vermijd ze dan

Als milieuactivist haat ik extra papier. Om alle bovengenoemde redenen en de details in het NCLC-artikel, kies ik altijd voor papier. Geen enkele omkoping zal me overtuigen om over te stappen. Als je me echter laat betalen, zal ik waarschijnlijk toegeven. Ik zal die verklaringen na een paar jaar versnipperen en recyclen, dus ik ben nog steeds enigszins milieuvriendelijk.

Afmelden voor marketingboodschap en e-mailfilters maken

Een van de problemen met e-mailoverzichten is het sorteren van legitieme transactionele berichten op basis van promotionele berichten. Controleer het beleid van elk bedrijf over marketingberichten en afmelden of afmelden van zo veel als je kunt. Markeer ze niet alleen als spam in uw e-mailprogramma; uw e-mailprogramma kan alle berichten van hen als spam beschouwen. Dat betekent dat u uw verklaring mist.

Het e-mailbericht met uw afschrift heeft doorgaans dezelfde onderwerpregel. Ik markeer dat bericht om nooit in ongewenste e-mail te gaan. Ik heb Gmail ingesteld om dat bericht een aangepast label en ster te geven, dus ik zal het altijd onthouden om het te controleren.

Stel herinneringen in om rekeningen te downloaden (en te betalen)

Als u papierloos factureert, ontvangt u geen herinnering per post dat er een rekening moet worden betaald. Aangezien veel mensen automatische betalingen doen via een bankcheque of een creditcard, negeert u dat maandelijkse overzicht mogelijk helemaal. Maak die fout niet. U loopt het risico dat u problemen met uw account mist.

Behandel die maandelijkse e-mail in plaats daarvan als een afspraak in uw agenda. Stel het in als een terugkerende afspraak om uw verklaringen van de leverancier te downloaden. Als ze je de rekening e-mailen en je hebt niets te downloaden, zet die e-mail dan om in een pdf en download deze naar je computer. Het in een e-mail bewaren is niet veilig genoeg als u de toegang tot uw e-mailaccount zou kunnen verliezen. Elke maand moet je een verklaring downloaden. Anders kom je alle eerder genoemde potentiële problemen tegen. Je hoeft ze niet af te drukken, maar je kunt er niet op vertrouwen dat de informatie toegankelijk is wanneer je die nodig hebt. Daarom moet je de controle overnemen.

Mijn pensioenbeleggingsrekening heeft niet per se een factuur, maar heeft een maandoverzicht. Ik heb elke maand een herinnering ingesteld om die informatie te downloaden. Hoewel ze me een e-mail sturen om me eraan te herinneren mijn verklaring te downloaden, vind ik het leuk om proactief te zijn.

Sorteer en classificeer die gedownloade verklaringen

Nadat ik een rapport heb gedownload, is het volgende dat ik doe de naam van het gedownloade bestand wijzigen. U kunt uw eigen strategie maken, maar de mijne is de naam van de leverancier, vervolgens de laatste vier van het rekeningnummer en vervolgens de datum. Mijn bankafschrift is bijvoorbeeld Bank_1234_01_12_16.pdf. Ik maak vervolgens een map voor elk account en verplaats deze daarnaartoe. Ik werd glad en gebruikte Hazel om ze naar de map te verplaatsen op basis van de handelaar.

Maak een back-up van uw computer

Ik weet dat je het bent geweest vertelde dit vele malen, maar we kunnen het net zo goed herhalen. Hoewel het onwaarschijnlijk is dat uw papieren gegevens worden vernietigd, kan uw harde schijf defect raken of kan uw computer worden getroffen door een virus. Als u geen back-up maakt, beschikt u niet over die historische afschriftgegevens als het allemaal elektronisch is.

Probeer Financial Management Software zoals Mint of Quicken

Zelfs als u uw gedownloade rapporten heeft, is het misschien moeilijk om een ​​transactie te vinden. Ik hou van de extra beveiliging die een online programma controleert mijn verklaring voor mij. Toen ik problemen had met mijn Costco-account, kon ik de spullen vinden die ik nodig had in Mint.

Accepteer wat u niet kunt wijzigen

Meer bedrijven stappen over op deze papierloze strategie, waardoor de last van het beheren van het account bij u komt te liggen. Als u uw steentje bijdraagt ​​aan het beheren van deze verklaringen, beschermt u uw activa. Papierloos is niet veiliger of handiger dan papier, maar het is de onvermijdelijke verschuiving van kosten.