Een Instagram DM-workflow opzetten: Social Media Examiner

Vraagt ​​u zich af hoe u alle directe berichten op Instagram (DM's) die u ontvangt, beter kunt beheren? Wilt u DM's gebruiken om in contact te komen met volgers en klanten?

In dit artikel leer je hoe je een Instagram DM-workflow opzet waarmee je op een professionele en succesvolle manier privéberichten voor bedrijven kunt beheren.

# 1: Bepaal de toon voor Instagram DM-antwoorden

Veel mensen denken dat de impact van een merk plaatsvindt tijdens het gesprek van een klant met een bedrijf, maar het is eigenlijk het overgebleven gevoel waarmee mensen wegkomen dat bepaalt wie u als merk bent. Daarom is het belangrijk om praat met uw team over hoe u wilt dat mensen zich voelen nadat ze interacties hebben gehad met uw klantgerichte medewerkers.

Als u klanten een professionele indruk wilt geven, kunt u ze doorverwijzen naar een e-mailadres om het gesprek formeel voort te zetten. Dit zou perfect werken als u andere mensen bij het gesprek moet betrekken of een klacht officieel moet erkennen.

Als u wilt dat mensen uw merk als vriendelijk en leuk beschouwen, kunt u een klantvraag met beantwoorden emoji's, spreektaal, GIF's of een speelse babbel. Zorg ervoor dat iedereen die uw Instagram DM's (en uw bredere bedrijf) afhandelt, weet en begrijpt welke indruk u wilt achterlaten.

Hier is wat we op een poster in ons kantoor hebben gepleisterd: "Stel je voor dat je in de schemering in een bar op het dak zit te genieten van een cocktail en giechelt met je beste vriend. Je legt uit hoe je Instagram gebruikt onder een boom bedekt met kerstverlichting. Je bent bemoedigend, eigenzinnig, attent en behulpzaam, en niet erg conventionele leraar-y. "

Als je al een tijdje op Instagram bent, kan het opnieuw bezoeken van de basis je resetten voor meer succes met DM's.

# 2: Breng een Instagram DM-workflow tot stand

Met een kleiner team van slechts een paar mensen, kun je een aantal opties proberen om je Instagram-inbox te delen. Bijvoorbeeld:

• Eén persoon verzorgt weekdagen en iemand anders verzorgt het weekend.
• Verdeel de week in tweeën en laat elke persoon een stuk beheren.
• Wijs dagen van de week toe aan verschillende mensen om alle Instagram-DM's te beheren.

Naarmate uw bedrijf, team en DM's groeien, moet u een strakkere workflow implementeren om uw inbox te beheren. Een tactiek die kan helpen, is het gebruik van het vlaggensysteem van Instagram.

Als u op een antwoord van een klant wacht of hulp van een ander teamlid nodig heeft voordat u antwoordt, gebruik dan een vlaggetje. Ik weet dat het populair is om items gemarkeerd als 'ongelezen' te houden, maar wanneer u een account deelt of een klantaccount beheert, het is niet ongebruikelijk dat iemand stiekem naar binnen sluipt om te zien wat er gebeurt en per ongeluk vergeet het bericht als ongelezen te markeren opnieuw. Een vlag houdt het voor iedereen schoon.

Hier leest u hoe u een vlaggensysteem gebruikt voor uw Instagram-DM's. Om een ​​gesprek te markeren, open het DM-gesprek en tik op het vlagpictogram.

Om de conversaties te vinden die u heeft gemarkeerd, navigeer naar je Instagram-inbox. Vervolgens tik op het pictogram rechts van het zoekvak en selecteer Gemarkeerd uit het pop-upmenu. Gemarkeerde berichten hebben een oranje driehoek in de rechterbovenhoek.

Er zijn veel manieren om de berichten in je Instagram-inbox te beheren. U en uw team willen misschien verschillende technieken proberen om te zien wat voor u het beste werkt.

Als iets niet kan worden beantwoord in de inbox of als u meer tijd nodig heeft om het te onderzoeken, vraag de gebruiker om een ​​e-mailadres zodat u namens hen een ticket voor probleemoplossing kunt toewijzen. Laat ze weten dat je ze zo snel mogelijk bijwerkt. Gebruikers kunnen zien of je hun bericht hebt gelezen, dus het is belangrijk om te erkennen dat ze zijn gehoord en dat je wat extra tijd nodig hebt om het te onderzoeken.

Onthoud dat het de verantwoordelijkheid is van het team om ervoor te zorgen dat deze DM's uit de inbox worden gewist en opgelost.

# 3: Stel een Service Level Agreement Time (SLA) in

Sociale media worden steeds meer een wereld van onmiddellijke bevrediging. Gelukkig begrijpen de meeste mensen nog steeds dat het voor bedrijven onmogelijk is om de hele dag op Instagram te zitten om vragen onmiddellijk te beantwoorden.

Het is cruciaal voor uw bedrijf om een ​​SLA te hebben en u hieraan te houden. Ik raad aan om niet langer dan 6-10 uur te reageren op een DM op Instagram (dit is waar het hebben van een team helpt). Hoe snel u reageert, hangt natuurlijk af van het soort verzoek.

Als een gebruiker klaar is om te kopen, maar eerst een korte vraag moet stellen, is dat het beste Reageer meteen om te profiteren van impulsaankopen. Maar als een gebruiker een probleem heeft dat nog niet is opgelost, verkleint u het risico op slechte recensies of het openbaar worden op forums of op sociale media als u dit binnen een redelijke termijn doet. Het geeft je ook de mogelijkheid om de ervaring om te draaien en een trouwe fan te creëren.

Helaas kan sneller beter zijn. Ik ben een sterke gelovige dat u kiest hoe u uw dag bestuurt; je dag bepaalt je niet. Wijs tijden in de kalender toe om DM's te controleren zodat u niet van de taak wordt gehaald of vergeet.

# 4: Gebruik kant-en-klare antwoordelementen

Zodra je team hun verantwoordelijkheid begrijpt bij het beheren van je Instagram-DM's, moet je ze de tools geven om hun werk zo effectief en snel mogelijk te doen. Hier zijn enkele dingen die u in uw Instagram DM-toolkit kunt opnemen.

Merkcitaten

Spreek veelvoorkomende eigenzinnige uitspraken uit in de stem van je merk. U kunt "Yikes!" als iets niet volgens plan is verlopen.

GIF's, GIF's en meer GIF's!

In plaats van het GIF's je kunt gebruiken in je Instagram-inbox, verduidelijk welke soorten GIF's u niet wilt gebruiken. Als u wilt dat uw berichten de toon aannemen van een gesprek met een vriend, kunt u expressieve gezichtsreacties en glitters gebruiken, maar geen GIF's van mensen die omvallen en zichzelf bezeren.

Merk Emoji's

Kies een tiental emoji's die bij uw merk passen en gebruik ze consequent in uw berichten, verhalen, bijschriften en DM's. Houd rekening met het gevoel dat de emoji's creëren, de diversiteit van de mensen-emoji's die u selecteert en de frequentie van gebruik. Deze factoren kunnen allemaal uw merkboodschap versterken.

Door duidelijk te zijn over hoe u wilt dat uw merk aan de buitenkant verschijnt, hebben uw team, merk en Instagram-pagina de beste kans om consistent charmant te zijn.

Snelle antwoorden

De Snelle antwoorden op Instagram functie kunt u stel standaardantwoorden in voor veelgestelde vragen via Instagram DM's. De sleutel is om deze berichten menselijk te laten klinken, niet zoals u het bericht zojuist hebt gekopieerd en geplakt. Gebruikers willen op een persoonlijke manier worden behandeld en ruiken meestal een reactie op kopiëren en plakken op een kilometer afstand. Het zal helpen om wat aanpassingen (zoals een voornaam) aan uw snelle antwoorden toe te voegen.

Om deze functie te gebruiken, open je Instagram bedrijfsprofiel en tik op het pictogram in de rechterbovenhoek (met de drie lijnen erop). Vervolgens tik op Instellingen onderaan het pop-outmenu.

Scrol omlaag naar Bedrijfsinstellingen en tik op Snelle antwoorden.

Vervolgens tik op Nieuw snel antwoord.

Nu typ uw bericht en voer een snelkoppelingsnaam / trefwoord in u wilt gebruiken voor het antwoord.

Als je klaar bent, tik op Gereed en uw antwoord wordt toegevoegd aan uw lijst met snelle antwoorden met de naam van de snelkoppeling.

Gevolgtrekking

Het beheren van de Instagram-inbox van uw bedrijf kan een uitdaging zijn. Als u niet op de hoogte bent, kunt u potentiële klanten het gevoel geven dat ze worden genegeerd, niet gehoord en onder de indruk zijn van de ervaring van interactie met uw merk.

Of je nu je Instagram DM's zelf, met een team beheert of de taak uitbesteedt, je hebt een solide plan nodig om ervoor te zorgen dat je op Instagram overkomt als een bedrijf van wereldklasse.

Hoe meer je op Instagram post, hoe meer DM's je ontvangt. In plaats van ze te negeren, zich angstig te voelen of ze over het hoofd te zien, zal het volgen van deze stappen u helpen een workflow opzetten om ze te beheren en tegelijkertijd enthousiaste fans (en meer actieve klanten) te creëren in de werkwijze.

Wat denk je? Wat is jouw Instagram DM-managementstijl? Heb je technieken om aan deze lijst toe te voegen? Deel uw mening in de opmerkingen hieronder.

Meer artikelen over Instagrammarketing:

• Lees hoe u Instagram-actieknoppen instelt zodat klanten contact met u kunnen opnemen via uw bedrijfsprofiel.
• Ontdek hoe u Instagram-video's maakt die bij uw publiek zullen resoneren.
• Ontdek zeven manieren om uw Instagram-betrokkenheid te verbeteren.