5 tips voor het beheren van sociale media in een groot bedrijf: Social Media Examiner

Worstel je met de uitdagingen van het beheren van grootschalige sociale media?

Run je social media voor een groot bedrijf?

Het is een hele opgave om binnen een complexe organisatie een uniforme aanwezigheid op sociale media te behouden.

In dit artikel zal ik het delen vijf sleutelelementen voor het beheer van bedrijfsbrede sociale media.

# 1: wees consistent

Social media beheren in een complexe organisatie is niet gemakkelijk. Er zijn meerdere afdelingen en divisies, meerdere leiders, meerdere beleidsmaatregelen, die allemaal tot verwarring en frustratie kunnen leiden.

Als er geen samenhangend plan voor sociale media is, krijg je gemengde berichten, dubbele accounts, overtollige berichten en een verward publiek.

Het resultaat? De hele wereld van sociale media van het bedrijf stort om je heen ineen. OK, dat is misschien een beetje dramatisch, maar je begrijpt het wel.

In een complexe organisatie met veel afdelingen (misschien zelfs meerdere merken en producten), kan één persoon eenvoudigweg niet al die socialemedia-accounts beheren. Tegelijkertijd moeten die accounts over de hele linie consistent zijn.

# 2: Leid de weg

Net zoals u een CEO heeft die uw organisatie leidt, moet u dat ook doen één onverschrokken leider hebben om toezicht te houden op de sociale media van de organisatie als geheel. In dit artikel ga ik ervan uit dat jij het bent.

Laten we voor de uitleg eens kijken naar uw bedrijfsbrede inspanningen op het gebied van sociale media als een "regio" en als leider bent u de "regionale manager van sociale media".

U toezicht houden op de volledige reikwijdte van de sociale media van uw organisatie en zou moeten verantwoordelijk zijn voor het beheer van de algemene activiteiten op het gebied van sociale media, het organiseren van teams en de setting social media beleid.

Elk van uw teamleden vertegenwoordigt waarschijnlijk een van de vele verschillende afdelingen (of "districten"), elk met zijn eigen doelen en doelstellingen. Deze teamleden zijn uw "districtsmanagers voor sociale media".

Het kiezen van uw team van districtsmanagers is belangrijk omdat dit de basis vormt voor de rest van uw inspanningen op sociale media.

Betrek mensen die bekend zijn met de vereisten, doelen en doelstellingen voor elk district als een cruciaal onderdeel van het succes van sociale media binnen een complexe organisatie.

# 3: inventaris opnemen

Ik heb het te vaak gezien: grote organisaties verliezen de controle over hun aanwezigheid op sociale media. Rogue Facebook-pagina's beginnen op te duiken. Afdelingshoofden creëren Twitter-handvatten die in feite ingaan tegen alles waar de organisatie als geheel voor staat.

Misschien wel de ergste overtreder van allemaal is de afdeling of het gebied dat besluit dat ze een aanwezigheid op elk bestaand socialmediakanaal, ook al hebben ze maar één persoon te beheren het winkelcentrum.

De eerste taak van uw team is het uitvoeren van een inventaris van de aanwezigheid van uw organisatie op sociale media naar bepalen welke kanalen en pagina's zijn opgezet.

Om die accounts te vinden, vraag elke districtmanager om u een lijst te geven van de social media-pagina's die zij als officieel beschouwen binnen hun regio.

Maar daar stopt het plezier niet. Er kunnen andere profielen en pagina's zijn die afdelingen zijn vergeten of niet eens kenden. Speur het web af om te bepalen of er malafide (niet-officiële) sites zijn daarbuiten die worden voorgesteld als vertegenwoordigers van een afdeling of het bedrijf als geheel.

Bij je zoekopdracht zul je waarschijnlijk drie dingen tegenkomen: te veel social media-pagina's, veel pretenders en veel onnodige kanalen.

U zult waarschijnlijk veel meer 'officiële' pagina's vinden (dat wil zeggen, iemand ergens in het bedrijf heeft het goed gedaan) dan u echt nodig heeft. Soms vind je er zelfs twee of meer die precies hetzelfde doel dienen.

Dit gebeurt meestal wanneer iemand een baan verlaat en zijn of haar vervanger niet op de hoogte is van een bestaande pagina. Het kan ook gebeuren als iemand een huidige pagina beu wordt en in plaats van de pagina te reorganiseren en te wijzigen, besluit hij of zij deze slapend te laten en gewoon een nieuwe te maken.

U zult vaak pagina's op sociale media vinden die niet eens in opdracht van het bedrijf zijn gemaakt. Misschien heeft een fan van je product of dienst besloten dat ze je een plezier zouden doen en een pagina voor je willen beginnen. Of misschien wilden ze gewoon profiteren van de reputatie van uw organisatie.

Dus wat is het probleem, toch? Het probleem is dat de berichten die op de pagina worden geplaatst, mogelijk niet in overeenstemming zijn met het bericht dat uw organisatie wil verzenden. Het is niet eenvoudig om deze pagina's te verwijderen.

Soms heb je geluk. U kunt de pagina-eigenaar vinden en bereiken, die de pagina volledig begrijpt en verwijdert.

Andere keren kom je problemen tegen zoals het niet kunnen vinden van de pagina-eigenaar of het moeten e-mailen na e-mail naar het platform waarop het beledigende profiel zich bevindt, met het verzoek om de bedriegers te verwijderen.

Er is veel administratieve rompslomp, dus wees geduldig als je iets ontdekt zoals dit.

Als u vreemde pagina's vindt, evalueren of het bedrijf echt op dat specifieke platform moet zijn. Het feit dat een medewerker ergens een aanwezigheid van een bedrijf of afdeling heeft gecreëerd, wil niet zeggen dat u die nodig heeft.

Sommige specifieke sociale mediakanalen zijn effectiever dan andere om uw publiek te bereiken. Dus als je publiek niet op een kanaal zit, heb je het ook niet nodig.

# 4: Leid het team op

Het sturen van een memo naar de managers van uw social media-district is niet voldoende om iedereen dezelfde kant op te sturen. U moet wel ontmoet elkaar van aangezicht tot aangezicht.

Oog in oog? Waar heeft deze gekke kerel het over? Een persoonlijke ontmoeting betekent niet altijd dat u in één kamer samenkomt: vergaderingen kunnen net zo effectief zijn in een virtueel formaat. Overwegen Google Hangouts of GoToMeeting als mogelijke oplossingen.

Nodig uw districtmanagers uit om iedereen in hun team mee te nemen die hen zal helpen met sociale media. (Als de ruimte beperkt is, neem dan gewoon de managers op en geef ze de opdracht om de informatie onder hun teams te verspreiden.)

Je hebt veel te doen, dus het is een goed idee om meerdere vergaderingen te houden in plaats van alles in één keer over te brengen.

Als regiomanager is het jouw taak om iedereen op één lijn krijgen met betrekking tot het publiek, de doelstellingen, de stijlgids, de redactiekalender, individuele opdrachten, bronnen en verwachte resultaten van het bedrijf.

Stel de doelgroep van het bedrijf over de hele linie vast - zowel op hoog niveau als op microniveau - om ervoor te zorgen dat uw collectieve team begrijpt met wie ze praten en dienovereenkomstig kan posten. Wees hier heel duidelijk over, want het heeft invloed op al het andere langs de lijn.

Als je geen stijlgids voor sociale media werk eraan om er een te ontwikkelen en deel deze met al uw districtsmanagers.

Laten we voor dit gesprek echter aannemen dat u er een heeft. Vraag alle aanwezigen voorafgaand aan de vergadering de handleiding grondig door te lezen. Tijdens de vergadering kunt u het document bespreken en vragen beantwoorden om het belang van consistentie naar voren te brengen.

Zoals bij elk project, is een kalender essentieel. Praat zeker over hoe zowel de bedrijfsbrede als de afdelingsredactionele kalenders zijn opgezet, hoe u inhoud kiest en plant, eventuele goedkeuringsprocessen, enz.

Het is duidelijk dat elke districtmanager en hun teams bekend moeten zijn met hun toegewezen rollen in zowel het algemene organisatieteam als het team van hun afdeling. Als dat niet het geval is, kom je weer terug bij het begin.

Om opdrachten gemakkelijk te maken, een beheersysteem voor sociale media opzetten, zoals HootSuite, waar u meerdere gebruikers kunt aanmaken en elk een rol kunt toewijzen.

Zelfs als je een geweldig team hebt en iedereen individuele opdrachten heeft, kan niemand zijn werk effectief doen zonder de juiste middelen. Niets is zo slecht voor de productiviteit als niet weten waar u de benodigde inhoud kunt vinden wanneer u deze nodig heeft.

Zorg voor een inhoudbeheersysteem waar teamleden inhoud zoals logo's kunnen ophalen, afbeeldingen of enig ander materiaal dat voor hen nuttig kan zijn.

En natuurlijk een norm vaststellen voor het meten van resultaten. Bepaal de belangrijkste prestatie-indicatoren, geef toegang tot analyseprogramma's en wijs een rapportageschema toe.

# 5: moedig bedrijfsondersteuning aan

Vertel de rest van de organisatie over de inspanningen van uw team op social media en helpen opwinding opwekken over het nieuwe initiatief. Laat ze weten over doelen en doelstellingen en moedig hen aan om deel te nemen door updates te delen en erop te reageren.

De mensen in uw organisatie betrekken bij uw sociale mediakanalen is een zeer effectieve methode om uw inhoud te versterken. Mis deze kans niet.

Ondersteuning is direct gekoppeld aan verbinding. Vraag om suggesties of opmerkingen om inzicht te krijgen en om laat iedereen weten dat ze deel uitmaken van de inspanningen van het bedrijf.

Terug naar jou

Nu u gewapend bent met een plan om de chaos op sociale media binnen uw complexe organisatie te beteugelen, stel uw teams samen en ga aan de slag. Houd in gedachten dat mijn advies algemeen is - u zult het moeten aanpassen en aanpassen voor uw organisatie - maar het is een solide basis om op voort te bouwen.

Gebruik de bovenstaande tips om de controle te krijgen over de social media-inspanningen van uw complexe organisatie, een uniform team samen te stellen en te leiden en een beleid voor sociale media vast te stellen.

Wat denk je? Heeft u een social media team geleid binnen een complexe organisatie? Ben je bijzonder moeilijke problemen tegengekomen? Vertel ons over uw ervaringen of stel een vraag.