10 tips voor het creëren van een socialmediabeleid voor uw bedrijf: social media-examinator

Het beleid. Het kan een vies woord zijn, vooral in sociale media-gemeenschappen.

Waarom? Een slecht geschreven beleid voor sociale media beperkt, ontmoedigt en vermindert de betrokkenheid van sociale media - precies tegenover van wat bedrijven willen.

Echter, een goed beleid voor sociale media ondersteunt, beschermt en maakt hoogwaardige betrokkenheid mogelijk. Het gaat over empowerment en vertrouwen.

Zoals Beth Kanter schrijft: "Vertrouwen is goedkoper dan controle.”

In dit artikel wordt uitgelegd hoe het beleid voor sociale media verschilt van ander beleid en wordt u uitgelegd 10 tips om een ​​effectief social media beleid te creëren.

Waarom socialemediabeleid?

Het beleid voor sociale media is anders. In de meeste beleidsregels en procedures leggen we vast wat het personeel in bepaalde situaties moet doen: "Als dit gebeurt, doe dat dan." Voor sociale media is er geen manier om precies te weten welke situaties zich kunnen voordoen - of in veel gevallen - hoe het personeel hiermee het beste kan omgaan. Elk social media netwerk en elke relatie is uniek en de social media omgeving verandert dagelijks.

De risico's zijn onzeker. De rechtbanken zijn bezig met het interpreteren van wetten met betrekking tot sociale media. Totdat dat interpretatieproces volwassen is - en dit zal duren jaren – organisaties opereren zonder definitieve begeleiding. Mogelijke problemen zijn onder meer: ​​vertrouwelijkheid van medewerkers en / of klanten, problemen met arbeidsverhoudingen, brand jacking, miscommunicatie, spammen, enz.

Hoe gaan we verder, gezien een onzekere omgeving en onduidelijke risico's?

Er zijn honderden voorbeelden van beleidsregels voor sociale media op internet. Als u een startpunt zoekt, vindt u vast en zeker ideeën hier en hier.

Om beleid te maken dat werkt - echt werken - wij moeten leg eerst de basis.

Hier zijn 10 strategieën die u kunt implementeren vandaag.

# 1: Verzamel je team

Een socialmediabeleid kan niet door één persoon alleen worden geschreven. Het moet uniek zijn voor uw organisatie en idealiter moet het de input bevatten van veel verschillende mensen met verschillende vaardigheden.

Een teambenadering zorgt ervoor dat de belangrijkste risicogebieden goed worden beheerd en dat eventuele toekomstige uitdagingen die zich kunnen voordoen op de juiste manier worden aangepakt.

Naast het personeel dat direct betrokken is bij sociale media, kunnen potentiële teamleden zijn: CEO, HR-directeur, IT directeur, directeur marketing / ontwikkeling, programmadirecteur / afdelingsdirecteur, een advocaat met kennis van sociale media en ten minste één digitale native.

Maakt u zich geen zorgen, niet elk lid van dit team hoeft op de hoogte te zijn van de intieme details van uw sociale media-activiteiten. Zie het op deze manier: als er zich een crisis voordoet, welke informatie heeft uw team dan nodig (over de sociale media en juridische landschappen, evenals uw organisatie en waarden) om op de juiste manier op sociaal gebied te reageren media?

# 2: Focus op het creëren van cultuur

Social media is organisch. Het verandert elke dag. Bureaucratisch beleid zal waarschijnlijk niet slagen. In plaats daarvan willen we een cultuur van innovatie, het delen van ideeën, probleemoplossing en creativiteit. Er is een direct verband tussen de interne organisatiecultuur en het beleid. In feite vormt het beleid dat we schrijven onze cultuur.

Terwijl u uw beleid schrijft, processen omvatten die een cultuur van evaluatie en leren versterken. Hier zijn enkele vragen om te overwegen:

• WHO zit in je socialemediateam?
• Hoe vaak ontmoeten ze elkaar?
• Hoe zijn problemen / uitdagingen aangepakt en door wie?
• Hoe doe je documenteren groep leren?
• Hoe zullen we evalueer onze successen en leren van onze mislukkingen?

In uw polissen kunt u dat erkennen de culturele waarden van transparantie, consistentie, verbinding, creativiteit en snelheid op sociale media. Met deze waarden in gedachten, bouw processen op die de nadruk leggen op training, ondersteuning en evaluatie.

Als het concept van sociale mediacultuur nieuw voor je is, bekijk dan de 26 Veelbelovende sociale-mediastatistieken voor kleine bedrijven. Het biedt een goed overzicht van het landschap van sociale media en waarom het bedrijven beïnvloedt.

# 3: Overweeg juridische gevolgen, inclusief de National Labour Relations Review Board (NLRB)

Veel van de rechtszaken die over sociale media naar buiten komen, zijn arbeidsverhoudingskwesties. De National Labour Relations Act (NLRA) werd in de eerste plaats ingevoerd om de rechten van werknemers om zich te organiseren te beschermen.

Traditioneel vond de organisatie van de werknemers persoonlijk of telefonisch plaats. Met de komst van social media vindt het ook online plaats. Het maakt niet uit of werknemers een vakbond zijn of niet; zij hebben het recht arbeidsvoorwaarden met collega's te bespreken.

Dit betekent dat zelfs een informeel gesprek op Facebook over arbeidsomstandigheden mogelijk wordt beschermd onder de NLRA. Elke situatie is anders, maar het komt er op neer: wees voorzichtig met het vertellen van werknemers wat ze wel en niet kunnen doen op hun eigen persoonlijke sociale mediasites. Deze taal kan snel averechts werken.

In augustus 2011 heeft de NLRB heeft een memo uitgebracht met betrekking tot 14 van deze gevallen. Deze memo gaf uitleg over de zaken en de redenering achter de genomen beslissingen. Ik raad werkgevers ten zeerste aan lees deze memo en deel hem met iedereen in het socialemediateam.

# 4: Algemeen beleid scheiden van locatiespecifieke richtlijnen

Het landschap van sociale media verandert elke dag. Als uw beleid strikt gericht is op een specifieke sociale-mediasite, zal het vrij snel verouderd zijn. Over het algemeen zou het beleid moeten focus op het grote geheel: wie doet wat (rollen en verantwoordelijkheden), een algemeen overzicht van hoe ze het wel / niet kunnen doen (juridische compliance en branding, bijvoorbeeld) en waarom we het überhaupt doen (doel en waarden).

Er kunnen aparte schriftelijke richtlijnen worden opgesteld om de details van een bepaalde sociale-mediasite vast te leggen. Deze richtlijnen helpen enorm bij personeelsverloop. Het proces van Het opstellen van richtlijnen helpt medewerkers ook om beter te begrijpen en uit te leggen wat ze doen en hoe.

# 5: Vind het wiel niet opnieuw uit

Waarschijnlijk heeft u al veel intern beleid dat van toepassing is op activiteiten op sociale media. Dit omvat beleid met betrekking tot privacy, toestemming voor foto's, internetgebruik, gebruik van mobiele telefoons en vele andere.

Jij kan verwijs naar dit beleid in uw socialemediabeleid, met speciale aandacht voor eventuele verschillen in toepassing die nodig kunnen zijn met sociale media.

In uw gebruiksbeleid voor mobiele telefoons wordt momenteel bijvoorbeeld niet gesproken over het gebruik van foto's van camera's van mobiele telefoons. Dankzij geotaggingbevatten foto's gemaakt met mobiele telefoons bijna universeel digitale codering die uw exacte locatie op de datum en tijd van de foto verraadt. Als u een foto uploadt die met een mobiele telefooncamera is gemaakt naar uw sociale mediasites, geeft u mogelijk meer informatie weg dan nodig is.

Een socialmediabeleid kan hier rekening mee houden door van personeel te eisen gebruik software om de foto's van geotagging-informatie te verwijderen voordat de foto's kunnen worden gepost.

# 6: Externe voorschriften opnemen

De meeste wettelijke voorschriften (inclusief HIPAA, FERPA, eerlijke werkgelegenheid, enz.) Zijn zowel online als offline van kracht. Gebruik het socialemediabeleid om werknemers eraan te herinneren dat deze voorschriften moeten worden nageleefd. Waar mogelijk, geef expliciete voorbeelden van welke soorten gedrag niet acceptabel zijn.

P.S.: Dit is een goed moment om na te denken over uw corporate compliance-training. Sociale media hebben invloed op zowat elk aspect van ons leven en bedrijf. Als uw training over privacy, vertrouwelijkheid, branding, enz. Momenteel geen sociale media bespreekt, is het tijd om deze op te nemen.

# 7: Maak twee beleidsregels

Het wordt als een best practice beschouwd om hebben twee beleidsregels voor sociale media: één voor werknemers die sociale media gebruiken voor hun werk en één voor werknemers die sociale media in hun persoonlijke leven gebruiken.

Het eerste beleid, gericht op werkgerelateerde activiteiten, zou dat moeten doen behandel alles wat we hier hebben besproken: het definiëren van uw team, het formuleren van rollen en verantwoordelijkheden, merkrichtlijnen en het duidelijk worden over welk intern en extern beleid moet worden nageleefd.

Het tweede beleid, gericht op werknemers die sociale media in hun persoonlijke leven gebruiken, zou dat moeten doen geef werknemers informatie over wat ze wel en niet over uw bedrijf kunnen zeggen op hun persoonlijke site.

Sommige organisaties - waaronder militaire organisaties en gezondheidszorg - zullen dat willen wees heel specifiek over wat werknemers niet online mogen delen.

Handelsgeheimen, klantinformatie en zelfs de verblijfplaats van werknemers kunnen bijvoorbeeld strikt vertrouwelijk worden gehouden. Andere organisaties zullen dat willen moedig medewerkers aan om als merkambassadeurs op te treden. Sommigen gaan zelfs zo ver dat ze richtlijnen geven over hoe ze online over het bedrijf kunnen praten. Hoe u uw medewerkers ook wilt bespreek (of bespreek niet) uw bedrijf online, geef ze begeleiding.

Twee waarschuwende woorden: 1) Het is gevaarlijk om van werknemers te eisen dat ze hun eigen persoonlijke sociale media-accounts gebruiken om online verbinding te maken met uw bedrijf. Ze kunnen ervoor kiezen om dat te doen, maar laat dat hun keuze zijn. Het laatste dat elke manager wil, is meer te weten komen over het privéleven van een werknemer dan hij / zij nodig heeft. 2) Voordat u het beleid schrijft, leest u tip 3 en de memo van de National Labour Relations Review Board opnieuw. Het kan u onderweg veel hoofdpijn besparen.

# 8: Benadruk onderwijs

De grenzen tussen ons persoonlijke en professionele leven vervagen. De meeste werknemers hebben de uitdagingen die zich kunnen voordoen als gevolg van verminderde privacy niet volledig gerealiseerd. Het oude gezegde was: "Wat in Vegas gebeurt blijft in Vegas." Tegenwoordig is een meer nauwkeurige verklaring: "Wat er in Vegas gebeurt, blijft op Facebook."

Terwijl ik de rechtszaken lees die over sociale media naar buiten komen, lijkt het mij dat veel van de zaken voortkomen uit onwetendheid, niet uit boosaardigheid, van de kant van de werknemer. Veel medewerkers hebben de gevolgen van hun cybergedrag niet goed doordacht. Door hun personeel voorlichting te geven over cyberveiligheid, voorkomen werkgevers problemen voordat ze beginnen.

Net zoals u twee beleidslijnen heeft, één voor werkgerelateerde activiteiten en één voor werknemers die sociale media in hun persoonlijke leven gebruiken, kan de opleiding van werknemers ook twee sporen volgen:

• Zorg voor werkgerelateerde training aan personeel dat zich namens de organisatie bezighoudt met sociale media. Doorlopende, regelmatige training helpt uw ​​organisatie up-to-date te houden en geeft uw personeel de mogelijkheid om te netwerken met anderen in het veld.
• Geef al het personeel voorlichting over internetveiligheid. Deze opleiding kan omvatten hoe we onszelf kunnen beschermen tegen cybercriminaliteit en hoe we onze online reputatie kunnen vestigen en beschermen.

Als het gaat om verantwoord cybergedrag, hebben werkgevers een unieke kans om te onderwijzen in plaats van verplicht te stellen. Dit engagement getuigt van respect voor de medewerkers. Medewerkers voelen zich gewaardeerd, vertrouwd en geïnspireerd. Iedereen heeft er baat bij.

# 9: Vraag een advocaat om het beleid te herzien

Juridisch advies is van cruciaal belang. Vooral op het gebied van arbeidsverhoudingen zijn misstappen gemakkelijk. Zorg ervoor dat je vraag het aan een advocaat die ervaring heeft in het gebied - uw vriend van uw belastingadvocaat zal u niet veel helpen.

Juridische beoordeling kan duur zijn; een rechtszaak zou echter exponentieel duurder zijn.

# 10: Laat het geen stof verzamelen

De cyberomgeving verandert regelmatig. Het socialemediabeleid moet minstens om de zes maanden worden herzien. Laat iedereen in het team het beleid afzonderlijk en dan samen doornemen.

Vraag uzelf af, is dit nog steeds relevant? Helpt dit ons bij ons werk? Hoe is de sociale media-omgeving recentelijk veranderd? Zijn er juridische updates die van toepassing zijn?

Het beleid voor sociale media is niet het meest opwindende onderdeel van sociale media; Als ze echter goed zijn ontwikkeld, kunnen ze het personeel ondersteunen, versterken en betrekken bij het betrekken van uw klanten.

hoe denk jij erover? Wat is uw beste advies voor een bedrijf dat een beleid voor sociale media schrijft? Laat uw vragen en opmerkingen achter in het onderstaande vak.