Uw gids voor het delen van documenten in Word, Excel en PowerPoint

Hoe

DoorSandy Writtenhouse

Laatst geupdate op28 oktober 2020

Er zijn verschillende manieren om een ​​document dat u maakt in Microsoft Word, Excel en PowerPoint te delen. Vaak plaatsen we het document gewoon in een e-mail en verzenden we het onderweg. Maar er zijn andere opties, zoals de ontvanger toestaan ​​het te bewerken of het te delen als een ander bestandstype, zoals een pdf.

Deze handleiding leidt u door de methoden en opties voor het delen van een document in Word, Excel en PowerPoint op zowel Windows als Mac.

Deel een document op Windows

De stappen voor het delen van een document in alle drie de toepassingen zijn in principe hetzelfde in Windows. Wat anders is, is dat u in elk daarvan speciale bestandstypen kunt gebruiken. Volg deze stappen om aan de slag te gaan om een ​​document te delen in een van deze drie apps.

1. Klik op de Delen knop rechtsboven, boven het lint, of selecteer het dossier > Delen uit het menu.
2. De eerste keer dat u dit doet, ziet u een pop-upvenster met een bericht waarin u hierom wordt gevraagd upload een kopie van het document naar OneDrive om het te delen. Gebruik deze optie als u wilt samenwerken of bewerkingen wilt toestaan, en kies een account als u er meer dan één heeft.
3. Selecteer de Iedereen met de link mag bewerken Houd het vakje aangevinkt Sta bewerken toe als je precies dat wilt doen.
4. Als je een... hebt Premium OneDrive-accountkunt u optioneel een vervaldatum instellen en een wachtwoord instellen.
5. Klik Van toepassing zijn.
6. Voer een naam of e-mailadres voor elke ontvanger en voeg desgewenst een bericht toe.
7. Klik Sturen om de e-mail te verzenden met uw standaard e-mailapp, Kopieer link om een ​​link te krijgen om deze zelf te delen, of Outlook om een ​​deelbare link te maken en deze in een Outlook-e-mail te plaatsen.

U kunt ook een kopie van het document aan een e-mailbericht toevoegen. En u kunt deze optie in plaats daarvan op elk moment via het bovenstaande deelproces kiezen. Onderaan onderaan Deel een kopie, kies Word-document, Excel-werkmap of PowerPoint-presentatie, afhankelijk van de toepassing of kies ervoor om het als pdf te verzenden. Hiermee wordt het bestand als bijlage toegevoegd aan een e-mail die u kunt invullen en verzenden.

Tijdbesparende tip: Als u een snelle manier wilt om een ​​Word-, Excel- of PowerPoint-document op Windows te delen, dan kan dat gebruik het menu Verzenden naar. Hiermee kunt u snel een fax- of e-mailontvanger, communicatie-app of een andere plek kiezen die u heeft toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op het bestandspictogram en ga naar Verzenden naar in het snelmenu.

Beheer documenttoegang op Windows

Als u bewerken toestaat in stap 3 hierboven en later van gedachten verandert, kunt u de toegang voor elke ontvanger beheren.

1. Klik op de Delen knop rechtsboven of selecteer het dossier > Delen uit het menu.
2. Klik bovenaan het pop-upvenster op Meer opties (drie stippen) en dan Toegang beheren.
3. Klik onder de naam of het e-mailadres van de ontvanger op het Kan bewerken vervolgkeuzelijst en kies een andere optie uit de lijst.

U kunt ook bovenaan op de deelbare link klikken. Kopieer en plak het vervolgens naar een andere persoon vanuit het venster Toegang beheren als u dat wilt.

Deel een document op Mac

De stappen voor het delen van documenten in Word, Excel of PowerPoint op Mac zijn ook hetzelfde in alle drie de toepassingen en vergelijkbaar met Windows.

1. Klik op de Delen knop rechtsboven, boven het lint, of selecteer het dossier > Delen > Delen uit de menubalk.
2. De eerste keer dat u het deelt, wordt u gevraagd een Plaats. Kies een van uw OneDrive-accounts en klik op Opslaan. U kunt hier ook de documentnaam aanpassen.
3. Klik op de Delen toets of het dossier > Delen > Delen weer in de menubalk en je ziet je opties voor delen: mensen uitnodigen, link kopiëren en een kopie verzenden.

Kiezen Mensen uitnodigen als je wilt samenwerken. Voeg de namen of e-mailadressen toe, een optioneel bericht en vink het Kan bewerken box zodat ze wijzigingen kunnen aanbrengen. Klik Delen.

Kiezen Kopieer link als je de link zelf wilt delen. Kies een van beide Alleen bekijken of Bekijk en bewerk aangezien de link zal variëren. Het wordt dan naar uw klembord gekopieerd zodat u het kunt plakken waar u wilt.

Kiezen Stuur een kopie om het te e-mailen met uw standaard e-mailtoepassing. Klik Versturen als om het type bestand te kiezen en klik op het E-mail als bijlage of Delen knop om je Mac Share Sheet te gebruiken.

Net als bij Windows kunt u op elk moment een kopie van uw document via e-mail delen. Klik het dossier > Delen in de menubalk en kies het bestandstype dat u wilt gebruiken. U kunt kiezen uit het document, de werkmap, de presentatie, de HTML of de pdf, afhankelijk van de toepassing die u gebruikt. Er wordt een e-mail geopend met het bijgevoegde document, zodat u het kunt invullen en verzenden.

Tijdbesparende tip: U kunt een document ook snel delen op macOS, net als op Windows. Klik met de rechtermuisknop op het bestandspictogram en ga omlaag naar Delen. Je ziet de opties voor delen van je Mac, zoals Mail, Berichten en AirDrop.

Beheer documenttoegang op Mac

Als u het bewerken van uw document toestaat en van gedachten verandert, kunt u de toegang voor elke ontvanger ook op Mac beheren.

1. Klik op de Delen knop in de rechterbovenhoek van het document.
2. Onderaan de pop-up onder Gedeeld met, klik met de rechtermuisknop op de ontvanger.
3. Kies een andere optie uit de lijst.

Delen is zorgzaam!

Er zijn allerlei redenen om een ​​Word-, Excel- of PowerPoint-document te delen. Als u anderen wijzigingen wilt laten aanbrengen of delen ter referentie, heeft u flexibele opties op zowel Windows als Mac.

En als je geïnteresseerd bent, kijk dan eens hoe u een watermerk aan uw Word-document toevoegt voordat je het deelt. Dit is handig om zaken als vertrouwelijkheid of privacy aan te geven.

Beoordelingen

Wat is persoonlijk kapitaal? 2019-recensie inclusief hoe we het gebruiken om geld te beheren

Of u nu voor het eerst begint met beleggen of een doorgewinterde handelaar bent, Personal Capital heeft voor elk wat wils. Hier is een blik op de ...