De 5 fouten die je al hebt gemaakt in de back-upstrategie

Hoewel de meesten van ons de belang van een goede back-up oplossing om gegevensverlies te voorkomen, zijn niet al onze back-ups betrouwbaar. Natuurlijk hebben we het ooit opgezet. Het probleem is dat de 'set it and forget it'-benadering vaak tot gegevensverlies leidt. Maar een beetje plannen en testen kan u helpen bij het identificeren van back-upproblemen voordat het al te laat is.

1. Wachtwoorden en beveiligde back-ups zijn voor altijd vergrendeld

Een back-up is per definitie een andere kopie van uw gegevens. Om die gegevens veilig te houden, vooral wanneer ze online zijn, heb je een wachtwoord nodig. Dat wachtwoord is bij voorkeur uniek, dus u bent beschermd wanneer databases worden gehackt. Mogelijk hebt u zelfs tweefactorauthenticatie (2FA) ingeschakeld (ik heb het op de mijne ingesteld).

Wanneer u uw gegevens gaat herstellen, onthoudt u dat wachtwoord dan nog? Als je het lang geleden hebt ingesteld en het niet hebt opgenomen, zal je back-up je niet veel goed doen. Een goed voorbeeld van dit probleem is de Time Machine-back-up van Apple. Als uw harde schijf is gecodeerd, is uw Time Machine waarschijnlijk gecodeerd. Apple slaat al deze wachtwoorden op in je sleutelhanger. Als je harde schijf doodgaat, verlies je die sleutelhanger. Wanneer u vervolgens probeert toegang te krijgen tot uw back-upgegevens, heeft u dat wachtwoord nodig dat u op uw Mac vertrouwde om te onthouden. Veel software van derden werkt op dezelfde manier.

Wacht! Als het een online back-up is, hoeft u ze alleen maar te vertellen dat u uw wachtwoord bent vergeten en zij zullen u de link e-mailen, toch? Dat werkt, tenzij je je e-mailadres hebt gewijzigd sinds je het hebt ingesteld. Ik zie dit de hele tijd. Dat oude e-mailadres had bij een werkgever, school of ISP kunnen zijn. Met alle e-mailhacks heb je misschien zelfs geen toegang tot dat adres. Raad eens? U bent ook uitgesloten van uw back-ups.

Oplossing

Houd uw back-upwachtwoord en accountgegevens up-to-date. Bewaar uw wachtwoord, soms letterlijk, op een veilige plaats. Ik bewaar de mijne in een brandveilige kluis. Als het een online back-up is, log dan in en zorg ervoor dat uw informatie actueel is. Controleer terwijl je daar bent of ze 2FA aanbieden en schakel dit in.

2. Uw back-upaccount is verlopen

Toen je je back-up instelde, werkte alles geweldig. Je hebt je wachtwoord opgeschreven, dus je hebt die fout hierboven ontweken. Misschien heb je het zelfs getest om er zeker van te zijn dat het werkte - tenminste die eerste keer.

Snel vooruit naar vandaag, en je realiseerde je niet dat gebundelde software een beperkte proef was. Oeps. Die back-up werkte maanden of jaren geleden niet meer. De applicatie heeft u mogelijk een melding gegeven in het systeemvak. Je hebt jezelf beloofd dat je het zou bereiken, maar dat heb je nooit gedaan.

Of stel dat het een online back-upservice is en dat u deze had ingesteld voor automatische verlenging op uw creditcard. Maar toen verliep uw creditcard en u vergat deze bij te werken bij het back-upbedrijf. Werkt iemand dit spul proactief bij? Het online bedrijf heeft u waarschijnlijk vele malen gemaild. Het kwam terecht in je spamfilter of werd gemist samen met alle marketing-e-mails (daarom geef ik er de voorkeur aan facturering op papier). Dit is mij onlangs overkomen. Ik was op zoek naar een e-mail en merkte dat ik was gewaarschuwd voor een verlopen creditcard. Ik heb het gemist. Hoewel ik tijdens de tussenperiode geen gegevensverlies had, hebben anderen niet zoveel geluk

Oplossing

Als je back-upsoftware hebt geïnstalleerd, lees de voorwaarden dan zorgvuldig door. Soms is de software slechts een beperkte proef. Als het een proefversie is, koop dan de software of installeer deze niet. Zet u in voor een back-upoplossing en houd u eraan. Als u een online back-upservice gebruikt, moet u dat account updaten wanneer u een nieuwe kaart krijgt. Ik zou ook een herinnering plaatsen wanneer het wordt verlengd. Dat is het moment waarop ik ook op zoek ga naar deals over verlengingen. Zet het in je agenda of gebruik een app zoals Bobby om u eraan te helpen herinneren.

3. U maakt geen back-up van de juiste dingen

Je back-ups verlopen niet en je kunt ze gebruiken, maar dat zijn niet de enige instellingen die je moet overwegen. Om ruimte en bandbreedte te besparen, kan uw back-upoplossing mogelijk niet alles aan. Het kan bijvoorbeeld grote bestanden of externe schijven uitsluiten.

Een goed voorbeeld van dit probleem is de neiging van Quickbooks om zijn gegevensbestanden op te slaan in de openbare map op een pc. De typische back-upsoftware maakt een back-up van de gebruikersmap en mist de openbare ruimtes. Een ander voorbeeld zijn programmavoorkeuren. Ze worden opgeslagen in de systeemdirectory of rechtstreeks in de applicatie. Beide worden vaak overgeslagen door de standaardinstellingen van back-upprogramma's.

Als u kloon-software gebruikt op een PC of Mac, gaat het waarschijnlijk goed met je. Dit probleem doet zich vaker voor bij online back-upoplossingen. Zelfs als u deze mappen probeert te markeren, doen sommige online services het gewoon niet. Dat is een reden om zowel een lokale gekloonde back-up als een online back-up te hebben.

Oplossing

Ga naar de instellingen van uw back-upsoftware en bekijk wat er een back-up van maakt. Bekijk wat er in de mappen staat waarvan geen back-up wordt gemaakt en kijk of er iets van belang is. Maak dit ook niet een eenmalig iets. Controleer consequent wat uw online of lokale back-ups bevatten. We zullen het later over testen hebben, maar een deel van testen is kijken of je software iets heeft veranderd. Toen mijn online software werd bijgewerkt en ik opnieuw installeerde, werden mijn instellingen gereset. Ik realiseerde me pas tijdens mijn testen dat het .iso- en .dmg-bestanden uitsluitte. Voor de meeste mensen is dat geen probleem. Ik heb een uitgebreide gearchiveerde softwarebibliotheek om te testen, dus ik heb deze bestanden nodig. Ze zijn het moeilijkst te vinden als er zich een ramp voordoet. Je zult er versteld van staan ​​hoe moeilijk het is om Windows for Workgroups 3.11 te vinden.

4. U realiseert zich niet de limieten van uw back-upoplossing

Het doel van een back-upprogramma is om je spullen te beschermen. Je spullen zijn de spullen die je maakt. Tenzij u voor Microsoft of Apple werkt, heeft u uw besturingssysteem niet gemaakt. Maar in veel gevallen wilt u ook een back-up van dat besturingssysteem. Of u wilt op zijn minst de mogelijkheid hebben om uw besturingssysteem en al uw applicaties opnieuw legaal te installeren. Bij een ramp krijgt u een nieuwe computer of installeert u uw besturingssysteem opnieuw.

De meeste mensen pakken dit probleem aan door een gekloond back-upsysteem te gebruiken. Een volledige gekloonde back-up bevat het besturingssysteem en al uw geïnstalleerde programma's. De meeste andere oplossingen maken gewoon een back-up van uw gegevens, de spullen u gemaakt. Dingen zoals afbeeldingen en documenten.

Maar zelfs als u een gekloonde oplossing heeft, kunnen programma's wijzigingen in uw besturingssysteem of hardware detecteren en om een ​​serienummer of wachtwoord vragen. Die verificatie is een vorm van kopieerbeveiliging. Wat zou u ervan weerhouden uw dure software-installatie naar meerdere computers te klonen? Als je harde schijf doodgaat, krijg je een nieuwe of een nieuwe computer. Beide scenario's kunnen tot verificatie leiden.

Het maken van een back-up van installatieprogramma's en programma's draagt ​​bij aan de grootte van uw back-upset, wat een nieuwe back-upbeperking oproept: hoe lang het duurt om uw gegevens te herstellen. Een probleem met online oplossingen is de tijd die nodig is om een ​​volledig herstel te downloaden. Eerst moet het online bedrijf uw herstel voorbereiden. Hoe meer gegevens, hoe meer tijd het kost. Onlangs heb ik wat getest (zie hieronder over testen) en het duurde ongeveer 6 uur voordat mijn 100 gb-bestand op gang kwam. Daarna duurde het een dag of zo om het te downloaden. Als ik dat spul nodig had om aan de slag te gaan, zou dat een onaanvaardbare vertraging zijn. Sommige bedrijven, zoals Backblaze en CrashPlan, zullen de gegevens voor een flinke prijs van de ene op de andere dag boeken.

Oplossing

Houd eerst de serienummers van al uw programma's bij. Ik bewaar de mijne 1Password, maar zelfs een simpele spreadsheet zou voldoende zijn. Die spreadsheet kan in uw gegevensmap staan ​​met uw back-upoplossing. Noteer in beide gevallen de locatie van de software. Soms moet je het opnieuw installeren. Als de software online staat, moet u erop wachten, uw wachtwoorden. Als u die wachtwoorden vergeet, bevindt u zich misschien in hetzelfde dilemma als het eerste probleem. Wachtwoordresets werken alleen als u uw oude e-mailaccounts kunt onthouden en er toegang toe heeft. Ik bewaar .iso- en .dmg-afbeeldingen van al mijn installatieprogramma's. In de map of opmerkingen voor het bestand staat het serienummer om het opnieuw te installeren. Van die mappen wordt vervolgens een back-up gemaakt, tenzij ik de standaardinstellingen mis zoals het vorige voorbeeld dat ik gaf.

Als je je schijf niet kloneert, zorg dan dat je installatieprogramma's hebt voor al je software. Je hebt fysieke kopieën of elektronische afbeeldingen nodig. Daarnaast zijn er een manier om uw besturingssysteem opnieuw te installeren. We hebben manieren besproken om een ​​afbeelding van te downloaden Windows 10 en oudere versie van ramen net zoals macOS.

Als u een online back-upsysteem gebruikt, overweeg dan af en toe een lokale gekloonde back-up. Dan hoef je alleen de gewijzigde bestanden te downloaden.

5. De onvergeeflijke fout: uw back-ups niet testen

Al deze voorbeelden leiden tot het belang van testen. Als u uw back-ups regelmatig test, vermijdt u al deze problemen. U weet wat er een back-up maakt en hoe u er toegang toe krijgt. U zult alle problemen met wachtwoorden, standaardwaarden en beperkingen tegenkomen wanneer u een test doet. Ik doe graag testen wanneer de klokken veranderen. U controleert op dat moment uw rookmelders. Rookmelders beschermen uw huis tegen afbranden. Back-ups voorkomen dat uw gegevens tot op de grond afbranden of op zijn minst verdwijnen.

Oplossing

Maak een checklist van je belangrijkste dingen. Dat is het spul dat u bedrijven voor gegevensherstel duizenden dollars zou betalen om terug te krijgen. Voor mij zouden dat mijn foto's en mijn Quickbooks-bestand zijn. Ik kan niet testen of ik al mijn foto's heb hersteld, maar ik kan een willekeurige steekproef van foto's maken. Ik kies meestal een paar dozijn en herstel ze. Mijn gedachten zijn dat als het een aantal van mijn foto's heeft, de back-up ze allemaal heeft. Deze test is het moment waarop ik ook een compleet gekloond beeld van mijn schijf maak. Op die manier ben ik in een ramp actief. Ik controleer mijn 1Password en zorg ervoor dat mijn software serienummers en links om software te downloaden daarin staan. Totale tijd: 15 minuten.

Is het niet de moeite waard om in 15 minuten gegevens over de jaren of decennia te bewaren? Mogelijk verliest u een uur voor de zomertijd. Dat is lastig. Stel je voor dat je de hele tijd verliest zonder een betrouwbare back-up.

Heb je een horrorverhaal over een back-upstrategie? Deel het in de comments en help anderen dezelfde fout te voorkomen!