Gebruik Dropbox effectiever met deze 10 tips en trucs

Hoe

DoorMark O'Neill

Laatst geupdate op23 oktober 2018

Het internet heeft ons veel nieuwe bijvoeglijke naamwoorden opgeleverd. Zoeken naar iets is 'het Google'. Iemand bellen is 'om ze te Skype'en. Iemand een bericht sturen is 'Slack' of 'App' (zoals in WhatsApp). Als het gaat om het verzenden van een bestand via cloudopslag, hoort het bijvoeglijk naamwoord daarvoor stevig bij Dropbox met 'Ik zal het dropboxen'.

Immers, "Ik zal Google het bestand naar je sturen", klinkt niet precies hetzelfde, toch?

Afgezien van de basisprincipes van het gebruik van Dropbox (die al eindeloos opnieuw zijn gehasht), wat kun je nog meer doen om je gebruik buiten de dienst te maximaliseren? Dat is het onderwerp van vandaag in de groovyPost tech class.

Gebruik Dropbox effectiever met deze 10 tips en trucs

OK studenten, maak aantekeningen.

Bepaal wat wordt gesynchroniseerd met "Selective Sync"

Als je veel bestanden in de webversie van je Dropbox-account hebt, wil je misschien niet dat alles je computer overrompelt. Zeker als je beperkte ruimte hebt op je harde schijf. Als je dus bestanden hebt die op dit moment niet strikt nodig zijn op je computer, kun je iets gebruiken dat heet Selectieve synchronisatie.

Dit vertelt Dropbox om die bepaalde map van de computer te verwijderen, maar deze nog steeds in de webversie van Dropbox te bewaren. Als je Dropbox op meerdere computers hebt geïnstalleerd, kun je op elk apparaat verschillende instellingen voor Selectieve synchronisatie hebben, afhankelijk van je behoeften en de ruimte op de harde schijf.

Om de functie te gebruiken, klik je met de rechtermuisknop op het Dropbox-pictogram in je systeemvak en ga je naar Voorkeuren. Onder het tabblad Sync staat de Selectieve synchronisatie optie.

Als je op de knop klikt, worden je Dropbox-mappen weergegeven. Vink de mappen uit die u van de computer wilt verwijderen en klik op Bijwerken. Kijk nu hoe de map van de computer verdwijnt.

Houd er rekening mee dat u alleen mappen kunt verwijderen, geen individuele bestanden. Daarom moeten bestanden die u wilt laten verwijderen naar een map gaan en die map moet worden verwijderd. Ik heb over het algemeen een "unsync" -map en gooi alle onnodige bestanden daarin.

Bestanden delen en erop reageren met het rechtsklikmenu

Wanneer u zich in de Dropbox-map op uw computer bevindt, worden er met de rechtermuisknop op een bestand weergegeven Dropbox-gerelateerde opties: Delen, Dropbox-link kopiëren, Bekijken op Dropbox.com, Versiegeschiedenis en Bekijken Opmerkingen.

Klikken Delen stelt u in staat een link voor delen in te stellen en het e-mailadres in te voeren van de persoon naar wie u de link wilt sturen. Je kunt ook op de optie klikken om de link naar je klembord te kopiëren. Op deze manier kunt u de link verzenden via sms, chatbericht, wat dan ook.

Verzend bestandsverzoeken naar niet-Dropbox-gebruikers

Hoewel Dropbox synoniem is geworden met cloudopslag, gebruikt niet iedereen het. Dus wat als je een niet-Dropbox-gebruiker nodig hebt om iets naar je account te uploaden. In plaats van hun hele gezin te ontvoeren en hen te vertellen een Dropbox-account te openen, kunnen ze in plaats daarvan een van de twee services gebruiken.

De eerste is Verzenden naar Dropbox wat een uniek e-mailadres creëert. U kunt vervolgens het e-mailadres aan mensen geven en zij kunnen de bestanden naar u e-mailen, die vervolgens in uw account verschijnen.

De tweede mogelijkheid is JotForm die een functie heeft waarmee u een uploadvak voor bestanden op uw website kunt instellen en insluiten. Ik zou aarzelen om dit te gebruiken omdat iedereen alles naar je Dropbox kan uploaden, inclusief door virussen geïnfecteerde bestanden. Met 'Verzenden naar Dropbox' kun je in ieder geval voorzichtig zijn met wie je het e-mailadres opgeeft.

Koppel je Dropbox-account aan (legale) eBook-downloadwebsites

Legale downloadwebsites, zoals Project Gutenbergkunt u nu linken naar uw cloudopslagaccount. Op die manier kan je, wanneer je een boek wilt downloaden, rechtstreeks naar je account worden gestuurd op Dropbox, Google Drive of OneDrive.

Kies gewoon het boek dat u wilt en u ziet de pictogrammen voor cloudopslag aan de rechterkant. Kies de gewenste service en je wordt gevraagd de site te autoriseren voor toegang tot je Dropbox-account.

Voeg "Dropbox For Gmail" toe om uw bestanden in een e-mail te integreren

Omdat bestandsgroottes voor e-mailbijlagen nog steeds beperkt zijn tot ongeveer 25 MB, is een manier om het bestand in de cloud op te slaan en er naar te linken in de e-mail. Vervolgens hoeft de ontvanger alleen op de link voor cloudopslag te klikken om het bestand te downloaden.

Enter Dropbox voor Gmail. Om deze gratis add-on voor Gmail te krijgen, klikt u op de knop "+" in de rechterzijbalk van de nieuwe Gmail. Zoek naar Dropbox wanneer de Google Apps Suite-box verschijnt. Een paar klikken later wordt het toegevoegd. Vernieuw nu je Gmail-pagina om te zien hoe deze werkt.

Wanneer je nu een e-mail naar iemand opstelt, zie je een klein Dropbox-pictogram tussen de opties. Door erop te klikken, komt u in uw bestanden. Kies welke je wilt verzenden en je gaat naar de races.

Schakel Screenshot delen in Dropbox in

Dit is er een die ik niet echt veel gebruik, omdat ik al mijn vertrouwde go-to screenshot-app heb - SnagIt. Sommigen van jullie willen misschien de functie voor het delen van schermafbeeldingen in Dropbox gebruiken.

Het maakt echter geen screenshots. Het plaatst je screenshots alleen in een Dropbox-map en maakt automatisch Dropbox-koppelingen zodat anderen ze kunnen downloaden.

In de Dropbox-instellingen is de mogelijkheid om screenshots te delen.

Wanneer je nu een screenshot maakt (zeg maar met CMD + SHIFT + 4 op je MacOS), gaat de screenshot naar een map "screenshots" in je Dropbox. Een link voor delen wordt dan automatisch gegenereerd en naar uw klembord gekopieerd.

Verplaats de standaardlocatie van de Dropbox-map op uw computer

Weet je nog dat ik je in het begin vertelde over selectieve synchronisatie? Nou ja, onder datzelfde Synchroniseren tabblad is de standaardlocatie van de Dropbox-map op uw computer.

Over het algemeen plaatsen Windows en MacOS de Dropbox-map op een echt domme, ongemakkelijke plek. Terwijl ik graag een Cloud Storage-map op de computer heb, en daarin de standaardmappen voor Dropbox, Google Drive, Sync, enz. Het irriteert me eindeloos dat OneDrive niet kan worden verplaatst.

Als je je Dropbox-map gemakkelijk naar een andere plek op je computer wilt verplaatsen, klik je op Actie knop onder Locatie van Dropbox-map. Kies uw nieuwe locatie en de map wordt samen met alle inhoud van de map verplaatst.

Wijzig de standaardlocatie "Opslaan" in Dropbox

Op plaatsen zoals uw computerinstellingen en browserinstellingen wordt u gevraagd een standaardlocatie op te geven voor het opslaan van bestanden. Ik heb een map "Downloads" waarin alles wordt gegooid, maar waarom zou je in plaats daarvan geen Dropbox-map specificeren? Op die manier wordt alles wat u downloadt gesynchroniseerd op computers.

Het enige nadeel hiervan is ervoor te zorgen dat je voldoende Dropbox-ruimte hebt als je de gewoonte hebt om grote bestanden te downloaden… .ahem.

Beveilig Dropbox-bestanden met BoxCryptor

Een van de nadelen van cloudopslag is dat ze (vooralsnog) geen encryptie bieden. De enige uitzondering is Sync, die ik ook gebruik en dat is geweldig. Maar Dropbox biedt geen bestandsversleuteling.

Totdat ze dat doen, is een goed alternatief BoxCryptor. Met een beperkte gratis versie en twee betaalde versies, maakt BoxCryptor een virtuele schijf op uw computer die uw nieuwe Dropbox-map wordt. Wanneer je een bestand naar de map sleept, kun je aangeven of het al dan niet moet worden versleuteld voordat het naar de Dropbox-server wordt verzonden.

Sla audio-opnamen automatisch op in uw Dropbox-map

Als jij het soort persoon bent dat graag je gedachten op audio zet, dan is dit er een voor jou. RecUp (voor iOS) en Slimme recorder (voor Android) zijn twee apps die automatisch opnames uploaden naar je Dropbox-map wanneer je klaar bent met opnemen.

Nogmaals, zorg ervoor dat je genoeg Dropbox-ruimte hebt voor al die MP3-bestanden die zullen opstapelen.

Conclusie

Zoals je kunt zien, zijn er veel coole dingen die je kunt doen met Dropbox. Zelfs als je al deze tips niet gebruikt, kan het leren van een paar trucjes Dropbox nog nuttiger maken dan het al is.