Hoe maak je een Portable Document Format Archive (PDF / A)

PDF / A is een strikte standaard van Adobe's Portable Document Format (PDF) die federale rechtbanken in de Verenigde Staten vereisen voor de presentatie en archivering (dat is waar de "A" binnenkomt) van PDF-documenten. Hier is een eenvoudige techniek om PDF / As te maken die de rechtbank accepteert.

Het concept achter PDF / A is eenvoudig, maar de instructies die verschillende leveranciers geven, zijn erg ingewikkeld. Hier is de makkelijke manier om het te doen. Voor mijn voorbeeld gebruik ik Adobe Pro 9.3, maar dit werkt op Adobe Standard 7 en hoger. Hoe hoger de versie, hoe beter.

Open eerst de PDF die u naar PDF / A wilt converteren. Op het eerste gezicht zien een gewone PDF en een PDF / A er hetzelfde uit. De verschillen zitten onder de motorkap.

Kies Bestand / Opslaan als "Script plaatsen". Het heeft de extensie .ps.

Sluit nu uw PDF en open Acrobat Distiller.

Kies Instellingen / Adobe PDF-instellingen bewerken.

Ga naar Lettertypen om ervoor te zorgen dat u alle lettertypen in uw document insluit. In dit geval heb ik de mijne al ingebed.

Open nu uw PDF.ps-bestand. Gewoon door het te openen, zal Distiller het automatisch converteren naar een compatibele PDF / A.

Maar voldoet het echt? Laten we het controleren.

Open uw nieuw gemaakte PDF in Adobe Pro (of Standard) en voer Preflight uit door naar Geavanceerd / Preflight te gaan.

Analyseer nu. Kies PDF / A-1b, tenzij de rechtbank anders vraagt.

Geen problemen gevonden! De federale rechtbanken zullen het accepteren. Neem contact op met de regering van uw land - als u buiten de Verenigde Staten woont - om te zien of PDF / A een indeling is die de rechtbanken vereisen.

Als u of uw bedrijf federaal werk doet, zal deze nieuwe vereiste voor het indienen in PDF / A zeker van invloed zijn op hoe u PDF-documenten maakt en ermee werkt.