Koppel Dropbox aan Microsoft Office en verlies nooit meer werk!

Onlangs hadden we een hip communitylid verlies 5 uur werk aan een spreadsheet vanwege een besparende storing in Microsoft Excel. Dit scenario is hoofdpijn die niemand ooit zou moeten tegenkomen. Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik HAAT het gewoon twee keer hetzelfde te doen. Hoe dan ook, MrGroove was gefrustreerd dat hij de gegevens voor onze grooveReader niet kon terugkrijgen, dus besloot hij een permanente oplossing te bedenken. Raad eens! Hij kwam niet alleen met een heel goed idee, maar na het uit te testen, werkt het perfect! Eenmaal geïmplementeerd, zal het een einde maken aan het verlies van werk permanent!

De kern van onze groovy Tip is natuurlijk Dropbox. Zie je, Dropbox heeft een groovende functie die bespaart vorige versies bestanden gesynchroniseerd in je Dropbox-map gedurende 30 dagen * inclusief verwijderde bestanden. Dus als we Dropbox combineren met het standaardgedrag van Microsoft Office en de Autosave-functie, kunnen we dat synchroniseren en back-up de Microsoft Office-documenten terwijl u ze schrijft echte tijd. Ging de lamp al uit? :)

Met deze techniek kunt u bestanden openen en revisies bekijken of eerder verwijderde / verloren bestanden herstellen. Als u bijvoorbeeld AutoRecover / AutoSave hebt ingesteld op opslagintervallen van 1 minuut, kunt u technisch gezien teruggaan naar ELKE tijd voor ELK document waaraan u ooit hebt gewerkt, zodra u deze instelling eenmaal hebt verkregen. Wilt u teruggaan naar uw presentatie zoals die er om 19:55 uur uitzag? Geen probleem! Of misschien vind je de versie van 19:54 beter. De mogelijkheden zijn bijna eindeloos.

Voordat we beginnen, wil ik ervoor zorgen dat je begrijpt dat, hoewel ik de tip ga tonen met Office 2010, deze truc zou moeten werk voor elke toepassing die tijdelijke bestanden of een map voor automatisch opslaan gebruikt, inclusief eerdere versies van Microsoft Office. O ja. ZEER GROOVY!

* Gratis Dropbox-accounts besparen slechts 30 dagen op eerdere versies; Betaalde versies bewaren bestanden echter voor altijd.

Hoe Dropbox aan Microsoft Office te koppelen en nooit meer documenten te verliezen

1. De eerste stap is het vinden van de locatie waar Office alles opslaat. We moeten drie verschillende locaties vinden voor elke toepassing binnen Office 2010.

• AutoHerstel locatie opslaan
• Standaard locatie voor het opslaan van bestanden
• Locatie van niet-opgeslagen documenten

Zodra u deze locaties heeft gevonden, noteert u ze. De beste manier om hun exacte locatie te onthouden is Kopiëren en Plakken het in een open Kladblok. Hieronder ziet u hoe ik het pad heb gelabeld en de link heb geplakt, zodat ik niet zou vergeten wat was wat etc.

Hier is hoe ik de drie mappen in Microsoft Excel 2010 snel vond, aangezien het proces relatief vergelijkbaar is voor Word 2010 en PowerPoint 2010.

Voor Excel 2010 *, de ‘standaard opslaan ’en‘ AutoHerstel ’locaties zijn de volgende:

1. automatisch herstellen
   • % UserProfile% AppDataRoamingMicrosoftExcel
2. standaard bestand opslaan
   • % UserProfile% Documenten

Je kunt deze locaties zelf vinden als je naar de Bestand> Opties menu in Office 2010. Eenmaal daar kunt u de Opslaan tabblad en zoek de locaties op zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding.

* In Office 2007 en Office 2003 en Windows XP kan de locatie variëren. ikIn mijn voorbeeld zou dit% UserProfile% zich vertalen in: C: UsersgrooveDexter. Dit komt omdat% UserProfile% gewoon een universele Windows-code is die u naar uw Windows-gebruikersprofielmap brengt.

2. De Niet opgeslagen bestandslocatie is een beetje anders. In Office 2010 kun je het vinden via de Bestand> Info tabblad; vanaf daar KlikVersies beheren> Niet-opgeslagen werkmappen herstellen.

De standaardlocatie is de volgende *:

% UserProfile% AppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles

Nu je drie opslaglocaties hebt genoteerd, is het tijd om de map te maken Dropbox.

3. Ga naar My Dropbox (je dropbox-map op je pc) en toen Creëer een nieuwe map genaamd Back-up kopieën, of welke naam je ook groovy en passend vindt.

4. Open nu de opdrachtprompt.

5. In de opdrachtprompt gebruiken we de mklink / d commando om een symbolische link naar de locaties van uw opgeslagen Office-bestanden. We moeten dit doen omdat Dropbox standaard alleen SYNC of een back-up van bestanden en mappen BINNEN de dropbox-map maakt. Daarom zouden Dropbox ervoor zorgen dat onze Office-mappen voor tijdelijk / automatisch opslaan in de map dropbox zaten.

De opdrachtsyntaxis is:

mklink / D "Nieuw symbolisch linkpad in je Dropbox-maplinknaam” “Oorsprongspad van map waarin Office-bestanden voor automatisch opslaan bestaan”

Voorbeeld:

mklink / D "C: UsersDropboxMy DropboxBackup CopiesExcel_AutoRecover" "C: UsersgDextAppDataLocalMicrosoftOfficeUnsavedFiles"

In het bovenstaande voorbeeld maak ik het nieuwe pad in mijn dropbox Back-upkopieën map. De Excel_Autorecover Ik moest handmatig Type het in als de naam van de nieuwe link.

6. Herhaal dit proces voor elke maplocatie door een nieuwe Symlink te maken (Symbolische link) met al uw drie Office-toepassingen om mappen op te slaan. Merk op dat uw Niet opgeslagen map wordt gebruikt door alle Office-programma's, dus u hoeft er maar één link voor te maken. Hetzelfde geldt standaard ook voor uw standaard opslaglocatie.

7. Als je klaar bent, open je je Dropbox-website-account en controleer je of de mappen allemaal correct zijn gesynchroniseerd.

8. Zelfs als het AutoRecover of Unsaved tijdelijke bestand van je computer wordt gewist, blijft Dropbox er 30 dagen aan hangen. Vanuit je online Dropbox-interface, KlikMeer acties> Toon verwijderde bestanden om ze te bekijken.

9. Net als bij gewone bestanden, Dropbox archiveert de versiegeschiedenis van verwijderde bestanden. Op deze manier heb je meerdere verschillende versies van elk bestand waaraan je in Office werkt. Dropbox houdt al je Office-geschiedenissen binnen handbereik. Oh ja, je kunt ook gewoon Verwijderen ongedaan maken bestanden ook.

Je kunt ook gewoon Klik met de rechtermuisknop een het dossier of map om ook het herstelproces te starten.

Dat is het. Voel je de zorgen en stress wegsmelten nu al je gegevens veilig zijn geback-upt en beveiligd in de Dropbox-cloud? Ik weet dat ik me beter voel!

Voor sommigen kan deze How-To-tip een beetje lastig zijn omdat we Symlinks instellen in een opdrachtprompt, enz. Een optie als u eenvoudigweg het proces wilt doen, is door uw AutoSave- of Tijdelijke mappen vanuit Office of een andere toepassing die u wilt beschermen rechtstreeks naar uw Dropbox-map te sturen. Op deze manier hoef je niet te knoeien met het maken van symlinks etc. Hoewel het een beetje makkelijker is, denk ik dat het meer werk is, maar het is een gemakkelijkere manier om hetzelfde resultaat te krijgen!

Vragen? Verward? Hulp nodig? Plaats hieronder een bericht of, nog beter, stel uw vragen in onze gratis ondersteuning Forum waar de hele gemeenschap van groovyReaders wacht om je te helpen!