Hoe AutoArchiveren configureren en beheren in Outlook 2010

Hoe

DoorAustin

Laatst geupdate op20 augustus 2021

Sinds het begin van Outlook heeft Microsoft altijd het Archief en Automatisch archiveren functies, en Outlook 2010 is geen uitzondering. De functie AutoArchiveren verplaatst of verwijdert automatisch de oudere e-mails van uw primaire mailbox naar een archiefgegevensbestand dat is opgeslagen op uw lokale harde schijf. Deze bestanden worden .PST-bestanden genoemd. In het verleden, wanneer? Outlook .PST-bestanden hadden een limiet van 2 GIG, was de archieffunctie veel belangrijker omdat het oudere e-mails uit uw primaire .pst-bestand en in een archief.pst-bestand archiveerde. Dat gezegd hebbende, hoewel .PST-bestanden in Outlook 2010 een limiet van 20 Gig hebben, is het nog steeds een goed idee om het uw oudere e-mail te laten beheren om uw .PST-bestanden klein te houden en de systeemprestaties op peil te houden.

Wat doet de functie AutoArchiveren?

AutoArchiveren verkleint de mailboxgrootte door oude items te verwijderen of te verplaatsen naar een archiefgegevensbestand of .PST. Het proces werkt vrijwel hetzelfde, of u nu Microsoft Exchange op het werk of IMAP of POP gebruikt vanuit een thuis- of kleine bedrijfsconfiguratie. Het is eigenlijk net alsof je een paar stapels papier van je bureau haalt en ze in een georganiseerde snel toegankelijke archiefkast of .PST-bestand plaatst, zoals hierboven vermeld. Dit proces verschilt op twee manieren van exporteren. Met exporteren kunt u de e-mails naar meerdere verschillende externe indelingen verplaatsen, terwijl u met archiveren alleen de oudere e-mails naar een PST-bestand kunt verplaatsen of de e-mail volledig kunt verwijderen. Archivering biedt ook gemakkelijker toegang tot oude e-mails, omdat er een tabblad is in het Outlook-navigatievenster. Natuurlijk kunt u AutoArchiveren ook instellen om uw oude e-mail te verwijderen.

Standaard AutoArchiveren inschakelen voor alle Outlook 2010-mappen

1. In Microsoft Outlook en klik op de Bestand menu en selecteer Opties.

2. Klik in het menu Opties op de Geavanceerd tabblad en klik vervolgens op de Instellingen voor automatisch archiveren knop.

3. Klik op het selectievakje voor Voer AutoArchiveren elke [14] dagen uit. Vanaf hier kunt u de AutoArchiveren-instellingen voor Outlook 2010 verder aanpassen; echter, eenmaal ingeschakeld, zal AutoArchiveren standaard alle e-mail die ouder is dan zes maanden naar een Archive.pst-bestand verplaatsen (niet verwijderen). Ik stel voor dat je de Vragen voordat AutoArchiveren wordt uitgevoerd aangevinkt zodat u wordt gewaarschuwd wanneer er een archief plaatsvindt. Je zou verbaasd zijn hoe vaak mensen me vragen naar ontbrekende berichten. Normaal gesproken is het een AutoArchiveren-functie. Zodra u de gewenste instellingen heeft, klikt u op Pas deze instellingen nu toe op alle mappen.

Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, schakelt AutoArchiveren al uw Outlook-berichten in. Als er een map is die u wilt uitsluiten van AutoArchiveren, of als u wilt dat deze alleen van toepassing is op een paar mappen, kunnen we dat ook doen. Met Outlook 2010 kunt u de AutoArchiveren-instellingen voor elke map aanpassen; hier is hoe.

Instellingen voor automatisch archiveren wijzigen voor enkele Outlook 2010-mappen

4. Kijk in Outlook in het navigatievenster aan de linkerkant. Klik vanaf daar met de rechtermuisknop op een map en selecteer Eigendommen om het AutoArchivering-beleid in te stellen.

5. Klik in het venster Eigenschappen van Postvak IN dat verschijnt op de Automatisch archiveren tabblad. Hier kunt u de AutoArchiveren-instellingen voor deze map aanpassen of zelfs AutoArchiveren ervoor helemaal uitschakelen.

Oké, nu weten we hoe we afzonderlijke mappen automatisch kunnen archiveren. Maar wat als u AutoArchiveren helemaal niet wilt gebruiken? Als u geen fan bent van de automatische functie, kunt u archiveren nog steeds gebruiken met behulp van het handmatige proces.

Handmatig items archiveren

6. Klik in Outlook op de Bestand> Info menutab en selecteer Opruimhulpmiddelen > Archief.

7. Selecteer in het dialoogvenster Archief dat verschijnt welke Mappen u wilt Archief. Dit proces is bijna hetzelfde als AutoArchiveren, behalve dat het een eenmalige deal is. Iets anders is dat je zelfs de eigenschap "Niet automatisch archiveren" kunt overschrijven als je dat op sommige mappen hebt toegepast, maar dat is optioneel.

Waar bevinden zich de gearchiveerde items van Outlook?

8. In Outlook hebt u toegang tot gearchiveerde items vanuit de archiefmap in het linker e-mailnavigatievenster.

9. U hebt ook toegang tot archieven vanuit Outlook .pst bestand waar ze worden opgeslagen. Je kunt er komen door op de te klikken Bestand > Openen menutab en selecteer Outlook-gegevensbestand openen.

10. De locatie van het Outlook-archief.pst-bestand is standaard:

%UserProfile%DocumentenOutlook-bestanden

Als u Archivering nog niet eerder in Outlook hebt gebruikt, probeer het dan eens. Het helpt zeker om dingen schoon te houden en oude, ongebruikte e-mailitems uit uw primaire mailbox/.PST-bestand te verwijderen. Het is ook een leuke manier om de .PST-bestandsgrootte onder controle te houden. En dat zal helpen met de systeemprestaties!

Hoe

Hoe u uw productsleutel voor Windows 11 kunt vinden

Als u uw Windows 11-productcode moet overdragen of alleen nodig hebt om een ​​schone installatie van het besturingssysteem uit te voeren,...

Hoe

Hoe de cache, cookies en browsegeschiedenis van Google Chrome te wissen

Chrome doet uitstekend werk door uw browsegeschiedenis, cache en cookies op te slaan om uw browserprestaties online te optimaliseren. Haar is hoe te...

Aanbiedingen

Prijsvergelijking in de winkel: hoe u online prijzen kunt krijgen terwijl u in de winkel winkelt

Kopen in de winkel betekent niet dat je hogere prijzen moet betalen. Dankzij prijsaanpassingsgaranties kunt u online kortingen krijgen tijdens het winkelen in...