Wat zijn Outlook PST-bestanden en waarom gebruiken ze... of niet?

Uitlegger

DoorSteve Krause

Laatst geupdate op27 oktober 2021

Zowat iedereen die ik op het werk spreek, klaagt over de grootte van hun zakelijke e-mailaccount. Normaal gesproken is het geen probleem (maar mensen klagen nog steeds), want wanneer een mailbox zijn limiet nadert, zijn de meeste e-mailservers (zoals Microsoft Exchange) zullen de gebruiker waarschuwen zodat ze de mailbox kunnen opschonen voordat de server dwingt af hun groottelimieten door het verzenden/ontvangen van de server te beperken.

Nu, dit is allemaal prima en dandy TOTDAT... je een paar dagen op vakantie gaat, die waarschuwingen voor e-mailgrootte komen en gaan, en dan bam! Je mailbox is vol en je kunt de e-mail niet meer verzenden/ontvangen vanaf je mobiel of zelfs OWA (Outlook Web Access) wat dat betreft. Ik heb de oproep een miljoen keer ontvangen. Mijn iPhone kan geen e-mails verzenden, help!

• Dus wat te doen?
• Is er een oplossing voor deze te kleine mailboxen?
• Wat moet ik doen voordat ik op vakantie ga?

Nu stel ik je voor aan de beruchte (volgens IT) Outlook PST-bestand.

Wat zijn Outlook .PST-bestanden?

• Outlook-gegevensbestanden of Microsoft Outlook .PST-bestanden (zoals ze meer bekend zijn) kunnen worden gemaakt met Microsoft Outlook om e-mails en bijlagen van uw Server Mailbox-account naar uw lokale te verplaatsen of te kopiëren pc. In wezen is het een lokaal archief- of opslagbestand dat u maakt om e-mail en bijlagen op te slaan op de harde schijf, USB-schijf of servershare van uw computer (afhankelijk van waar u het maakt en opslaat).

Hoeveel kunt u opslaan in Outlook .PST-bestanden?

• Vóór Outlook 2003/2007 konden .PST-bestanden slechts 2 gigabyte aan e-mail en bijlagen opslaan. Met Outlook 2003 en Outlook 2007 is de indeling gewijzigd, waardoor de .PST-bestanden naar behoefte kunnen groeien tot meer dan 20 gigabyte, tenzij de standaard configuratie is gewijzigd.
• Eerlijk gezegd, laat ze geen 20 optredens krijgen. Het is een veel beter idee om uw .PST-bestanden niet groter dan een paar optredens te houden. Als je meer opslagruimte nodig hebt, maak dan een nieuw .PST-bestand aan in plaats van aan te maken enorm .PST-archieven. Hoe groter de .PST-bestanden, hoe groter de kans op corruptie en gegevensverlies (en hoe moeilijker het zal zijn om een ​​back-up van de slechteriken te maken.) U kunt zoveel .PST-bestanden bijvoegen bestanden naar uw Outlook Client indien nodig, dus scheid uw e-mail logisch over meerdere .PST-bestanden als u meer dan een paar oude GIG's wilt opslaan e-mail.
• TIP – Als je .PST-bestanden gebruikt om oude e-mails te archiveren, comprimeer ze dan nadat je alle oude gegevens erin hebt gekopieerd. E-mail is meestal alleen tekst, dus het wordt ZEER mooi gecomprimeerd.

Hoe kan ik Outlook .PST-bestanden maken?

• Het is EENVOUDIG, hier zijn een paar handleidingen voor: Outlook 2007, 2013, en 2016.

Waarom .PST-bestanden gebruiken/maken? Een uitkering?

Brievenbusgrootte

• Herinner je je de eerste alinea van dit artikel nog? De meeste e-mailbeheerders beperken de grootte van zakelijke mailboxen. Hoe groter de mailbox, hoe meer schijfruimte ze nodig hebben, hoe meer back-ups ze nodig hebben EN hoe meer TIJD ze nodig hebben om die back-ups uit te voeren.
• Als je een e-mailpackrat bent (zoals ik), zal een mailbox van 200 Megabyte het gewoon niet redden. Dat is waar .PST-bestanden binnenkomen. Maak gewoon een .PST-bestand en sleep uw e-mail erin. Ze werken net als een gewone mailboxmap in Outlook. Slepen en neerzetten. Het is makkelijk! Forum>.
• De nieuwste versies van Windows Search indexeren uw mailbox EN alle lokale .PST-bestanden (configureerbaar) die bijna directe toegang tot alle e-mails mogelijk maken via de zoekfuncties die in Microsoft zijn ingebouwd Vooruitzichten.

Back-up en noodherstel

• Als u geen e-mailbeheerder heeft (of vertrouwt) die regelmatig back-ups maakt van uw e-mailserver, kopieert u uw e-mail (ja, dat hoeft niet VERPLAATS e-mail naar .PST-bestanden, u kunt het ook kopiëren) naar een lokaal .PST-bestand is een snelle en gemakkelijke methode om ervoor te zorgen dat uw e-mail kan worden hersteld in een server-DR scenario.

Draagbaarheid

• .PST-bestanden maken e-mail draagbaar. Stel dat u bijvoorbeeld e-mail van de ene mailbox naar de andere wilt verplaatsen. Bijvoorbeeld, misschien verander je van baan en wil je wat oude e-mail meenemen. Of misschien verandert u van hostprovider. OF, misschien wil je je persoonlijke en zakelijke e-mail naar een .PST-bestand kopiëren, op een kleine USB-stick bewaren en altijd bij je hebben. Zoals ik al zei, houden .PST-bestanden e-mail zeer draagbaar. En ja, dat geldt ook voor een GMAIL-account, maar dit artikel gaat niet over GMAIL :)

Veiligheid

• Wist u dat het bijna onmogelijk is om te volgen/controleren of uw IT-man/afdeling uw e-mail leest? Het verplaatsen van "gevoelige" of "vertrouwelijke" e-mail van de e-mail-/uitwisselingsserver naar een lokaal .pst-bestand voegt een beveiligingslaag toe.
• Opmerking: De meeste IT-afdelingen hebben de mogelijkheid om uw .PST-bestanden op te halen zonder dat u het direct vanaf uw harde schijf op het werk weet. Daarom is het essentieel om extra beveiliging toe te passen op de harde schijf van uw computer. Ik zal binnenkort een artikel over dit onderwerp schrijven, maar voor nu, kijk eens naar deze artikel. Het is een beetje "GEEKY", dus ik zal het binnenkort opvolgen met een artikel waarin een paar opties worden uitgelegd voor het beveiligen van .PST-bestanden.

Wat zijn de nadelen van het gebruik van .PST-bestanden?

Toegang op afstand

• Zodra e-mail is verhuisd naar een .PST-bestand, zal het niet langer beschikbaar zijn op de server met behulp van toepassingen voor externe toegang zoals OWA of mobiele telefoons die SYNC zijn met uw mailbox. Om toegang te krijgen tot de e-mail in de .PST-bestanden, moet u een volledige Microsoft Outlook Client gebruiken. Een kleine USB-stick kan in deze situaties helpen. Het is echter nog steeds niet zo handig als het achterlaten van e-mail op de server.

Mensen zullen je niet leuk vinden, en het is mogelijk dat je je baan verliest

• .PST-bestanden kunnen na verloop van tijd (afhankelijk van het aantal e-mails dat u ontvangt/bewaart) VEEL ruimte innemen op uw lokale computer of een servershare, afhankelijk van waar u ze opslaat. IT-mannen haten alles waardoor ze ergens aan werken, tenzij het hun cv aan het opbouwen is, dus als ze ergens veel gegevens plaatsen waarvoor ze meer schijfruimte moeten kopen, raken ze van streek.
• Corporate Legal en de meeste Records Management-afdelingen houden niet van .PST-bestanden, omdat ze u als eindgebruiker in staat stellen het beleid voor het bewaren/vernietigen van bedrijfsdocumenten gemakkelijk te negeren of te omzeilen.
• Corporate Information Security-teams houden ook niet van .PST-bestanden, want als de juridische afdeling hen dat ooit vraagt gegevens herstellen voor een rechtszaak of dagvaarding, .PST-bestanden kunnen de kosten en moeite van de gegevens verergeren herstel.

Systeem- en hersenprestaties

• Hoe meer e-mail u heeft, hoe meer e-mail u en uw computer nodig hebben om bij te houden en te verwerken.
• Omdat meer e-mails en bijlagen worden geïndexeerd door Windows Search (of een andere e-mail-/systeemindexeerder), zal uw index groter zijn EN zullen uw zoekopdrachten langer duren.

Dus hopelijk heb ik al je vragen over Microsoft Outlook .PST-bestanden beantwoord en enkele voor- en nadelen op hoog niveau behandeld. Maar mocht ik iets gemist hebben, laat dan gerust een reactie achter of plaats je vraag in mijn forum.

Hoe

Hoe u uw productsleutel voor Windows 11 kunt vinden

Als u uw Windows 11-productcode moet overdragen of alleen nodig hebt om een ​​schone installatie van het besturingssysteem uit te voeren,...

Hoe

Hoe de cache, cookies en browsegeschiedenis van Google Chrome te wissen

Chrome doet uitstekend werk door uw browsegeschiedenis, cache en cookies op te slaan om uw browserprestaties online te optimaliseren. Haar is hoe te...

Aanbiedingen

Prijsvergelijking in de winkel: hoe u online prijzen kunt krijgen terwijl u in de winkel winkelt

Kopen in de winkel betekent niet dat je hogere prijzen moet betalen. Dankzij prijsaanpassingsgaranties kunt u online kortingen krijgen tijdens het winkelen in...