Instructiegids voor het gebruik van Autotext Quick Parts in Office 2010

Microsoft

DoorAustin

Laatst geupdate op13 september 2018

Heeft u ooit in Microsoft Word of Outlook gewerkt en ontdekt u dat u vaak dezelfde inhoud in meerdere documenten gebruikt? Ik weet persoonlijk of er een manier is om tijd te besparen en minder te typen, ik ben een spel. In Office 2010 kunnen we AutoTekst en Snelle delen gebruiken om tijd te besparen en automatisch tekst en velden in te voeren of zelfs de eigenschappen van het document te bewerken. Het is vooral ideaal voor jou verkopers of techneuten die dezelfde 10 e-mails sturen elke dag! Laten we kijken!

Wat is AutoTekst?

AutoText is het grootste onderdeel van Quick Parts en volgens Microsoft:

AutoText is herbruikbare inhoud die u keer op keer kunt opslaan en openen. Klik Auto-tekst voor toegang tot de AutoTekst-galerij. U kunt AutoTekst opslaan in de AutoTekst-galerij door de tekst te selecteren die u opnieuw wilt gebruiken door op te klikken Auto-teksten vervolgens op te klikken Selectie opslaan in AutoTekst-galerij. Door de nieuwe bouwsteeninformatie in te vullen, slaat u de inhoud op die u opslaat om steeds opnieuw te gebruiken.

Met andere woorden, AutoTekst is slechts een stuk tekst dat wordt opgeslagen, zodat u het met één druk op de knop automatisch in uw documenten, e-mails en projecten kunt invoegen. Het scheelt veel tijd!

Wat zijn snelle onderdelen?

Volgens Microsoft:

De galerie met snelle onderdelen is een galerij waar u herbruikbare inhoud kunt maken, opslaan en vinden, inclusief AutoTekst, documenteigenschappen zoals titel en auteur, en velden.

We zullen later meer naar andere delen van Snelle onderdelen kijken, maar laten we ons voorlopig concentreren op AutoTekst.

Hoe u een nieuwe AutoTekst-vermelding maakt
In Word 2010 worden AutoTekst-fragmenten opgeslagen als bouwstenen. Gebruik de om een ​​nieuw item te maken Maak een nieuw bouwblok dialoog venster.

1. In uw document, Selecteer de inhoud (tekst) die u wilt veranderen in een AutoTekst-fragment.

2.Klik de Invoegen lint en dan Klik de Snelle onderdelen knop. Dan klikken Selectie opslaan in AutoTekst-galerij.

3. Vul de informatie in de Maak een nieuw bouwblok dialoog venster:

• Naam: Typ een unieke naam voor het AutoTekst-fragment.
• Galerij: Selecteer de Auto-tekst galerij.
• Categorie: Selecteer de Algemeen categorie of maak een nieuwe categorie.
• Beschrijving: Typ een beschrijving van het bouwblok.
• Opslaan in: Klik op de naam van de sjabloon in de vervolgkeuzelijst. Klik bijvoorbeeld op Normal.dotm

Dat is alles voor het maken van AutoTekst-items. U kunt natuurlijk verschillende sets maken voor verschillende projecten en deze opslaan in verschillende documentsjablonen (.dotm-bestanden,) maar we bewaren die lange How-To voor nog een hip artikel.

Hoe een AutoTekst-fragment te verwijderen

4. Vergelijkbaar Ga naar stap 2 hierboven, ga naar het tabblad Invoegen en naar het menu Snelle onderdelen> Autotext. Deze keer wel Klik met de rechtermuisknop een Autotekst-invoer en toen SelecteerOrganiseren en verwijderen.

5.Klik de Autotekst-invoer die u wilt verwijderen en dan Klik de Verwijderen knop.

AutoTekst gebruiken in Word 2010

6.a Begin met het typen van tekst die is opgenomen in een Autotext-vermelding, terwijl u het eerste woord of zo intypt, ziet u een kleine pop-up die u laat weten dat u kunt druk opEnter om het Autotext-item in te voegen.

6.b Als alternatief kunt u gewoon de eerste paar letters van een Autotext-vermelding typen en vervolgens druk opF3 om het meest vergelijkbare Autotext-item in te voegen.

Ongeacht op welke manier u besluit AutoTekst te gebruiken, het resultaat moet hetzelfde zijn. Uw AutoTekst-fragment wordt op de gespecificeerde standaard manier aan het document toegevoegd. Natuurlijk kunt u altijd de Snelle onderdelen> AutoTekst-knop op de Invoegenlint om AutoTekst te plaatsen, maar daarvoor zijn al die extra stappen nodig.

Wat is een snelkoppeling voor documenteigenschappen?

Documenteigenschap Snelle onderdelen bieden snelle en gemakkelijke toegang tot de metagegevenseigenschappen van uw document. Hoewel AutoTekst beschikbaar is in zowel Word als Outlook, zijn de snelle onderdelen voor documenteigenschappen alleen beschikbaar in Word 2010; de rest van de suite is weggelaten.

7. Er zijn een paar verschillende manieren om toegang te krijgen tot Documenteigenschappen. De snelste is van de Bestand> Info menu. Hier kan je Klik de Eigendommen knop om het documentpaneel weer te geven, of u kunt rechtstreeks naar het venster met geavanceerde documenteigenschappen gaan.

8.a Als u hebt gekozen voor het paneel Documenteigenschappen, wordt dit weergegeven als een balk net boven de documentwerkruimte. Aan de ene kant geeft dit je een snelle manier om de metadata van een document te bewerken, maar het heeft het nadeel dat het VEEL schermruimte in beslag neemt.

8.b U hebt ook toegang tot de geavanceerde documenteigenschappen via het documentpaneel.

9. Het venster Geavanceerde documenteigenschappen is hetzelfde venster dat u normaal zou zien als u Klik met de rechtermuisknop een documentbestand van Windows Verkenner en Geselecteerd Eigendommen. In de Samenvatting tabblad kunt u alle meta-informatie van een document bewerken.

10. U kunt Documenteigenschappen Snelle onderdelen invoeren vanaf het lint Invoegen in Word. Zodra het in een document is ingevoegd, gebruikt het alle beschikbare gegevens om de gevraagde informatie automatisch in te vullen.

Merk op dat het werkt als een gegevenssynchronisatie. Als u deze ingevoerde informatie wijzigt, zit die wijziging ook in uw geavanceerde documenteigenschappen.

Lijkt me leuk? Probeer het eens! Ik moet gaan spelen met meer nieuwe Office 2010-functies!