Hoe Google-documenten openbaar te maken en uw delen te beheren

Google Documenten delen met vrijwel iedereen, maar er zijn meer trucs dan alleen e-mails naar je contacten. De functies voor delen en bewerken zijn ideaal om samen te werken aan projecten met medestudenten, collega's en vrienden of familie. Houd er echter rekening mee dat wanneer u anderen uitnodigt om uw documenten te bekijken, zij deze mogelijk ook met anderen kunnen delen.

Er zijn een paar verschillende manieren om Google-documenten met anderen te delen. Ten eerste heb je de klassieke e-mail delen. Als u Google Docs gebruikt, kunt u deze bijvoegen en automatisch e-mails naar uw contactenlijst sturen. Een andere manier is door een 'geheime URL' te gebruiken, waarmee iedereen die die URL bezoekt, het document kan bekijken en eventueel zelfs kan bewerken. Laten we een paar verschillende manieren bekijken.

Hoe u snel uw Google Docs-documenten kunt delen

Het eerste dat u moet lokaliseren, is de Delen menu; als je dat eenmaal doet -Klik het. In het dropdown-menu ziet u een aantal verschillende opties om uw documenten met anderen te delen. Vergeet niet dat alles wat u in dit menu doet, alleen van invloed is op documenten die u heeft

Gecontroleerd de checkbox.

In de Get the link to share tab zijn er twee instellingen om aan te passen. Met het bovenste selectievakje kan iedereen die de link bezoekt, uw document bekijken, zelfs als ze geen Google Documenten-account hebben. De tweede link stelt ze in staat Bewerk uw document. Deze mogelijkheid betekent dat ze kopieën kunnen maken, delen met anderen en uw document volledig kunnen wijzigen.

Wees voorzichtig met wie je deze link geeft. Als iemand deze link zelfs met iemand anders deelt, kan de privacy van uw document in gevaar komen. Dit scenario is vooral waar als je het hebt Gecontroleerd om die persoon toe te staan Bewerk.

De veiligere manier om uw documenten te delen zal wat meer werk vergen, maar in ruil daarvoor krijgt u specifieke toegang over wie uw document kan bekijken en bewerken. Zodra u een document deelt met iemand die de Nodig uitmensen functie, zal het verschijnen in hun Google Docs als Gedeeld met mij. De bewerkingsfunctie voor delen is hier ook hetzelfde, dus iedereen die u de rechten geeft om te bewerken, kan dit ook Delen uw document met anderen.

Opmerking: de functie waarmee redacteuren uw document kunnen delen, kan worden uitgeschakeld op het tabblad Geavanceerde rechten.

Spoorwissel!

Stel dat u iemand de rechten heeft gegeven om uw document te bewerken en u niet zeker weet welke updates zij hebben gewijzigd? Of misschien heb je je Doc met slechts een hoop mensen gedeeld en heeft iemand het gesaboteerd? Met de revisiegeschiedenis kunt u de wijzigingen zien die in een document zijn aangebracht tussen opgeslagen gegevens en ook wie het heeft gewijzigd. Deze transparantie zou helpen om de zaken hip te houden als er verwarring zou ontstaan!