Hoe u het meeste uit draaitabellen in Excel haalt

Hoe

DoorBen Stockton

Laatst geupdate op17 januari 2020

Draaitabellen zijn perfect voor gegevensanalyse, vooral als uw Excel-spreadsheet meerdere werkbladen heeft. Een draaitabel maken in Excel is één ding, maar het effectief gebruiken van deze krachtige functie is iets anders.

Het klinkt misschien moeilijk, maar als je eenmaal de draaitabellen onder de knie hebt, is alles mogelijk. Hier zijn enkele belangrijke tips om het meeste uit draaitabellen in Excel te halen.

Dynamische gegevensbereiken gebruiken

Wanneer u een draaitabel maakt, gebruikt u een bepaald gegevensbereik (bijvoorbeeld cellen A1 tot D4). Als u een standaard Excel-tabel maakt op basis van uw gegevensset voordat u een draaitabel maakt, betekent dit dat wanneer u gegevens toevoegt of verwijdert, uw draaitabel automatisch moet worden bijgewerkt. Dit betekent dat de informatie in uw draaitabel altijd nauwkeurig is.

Om dit te doen, selecteert u een cel in uw gegevensset en drukt u vervolgens op Ctrl + T op je toetsenbord. druk op OK om een ​​eenvoudige Excel-tabel te bevestigen en te maken.

Vanuit uw nieuwe tabel kunt u een draaitabel maken die wordt bijgewerkt wanneer de gegevens veranderen. Klik Ontwerp> Vat samen met draaitabel om dit te doen.

Dat kan dan maak uw Excel-draaitabel zoals normaal, waarbij u uw tabel als gegevensbereik laat. Stel in waar u wilt dat uw draaitabel wordt gemaakt voordat u klikt OK om het te creëren. Eenmaal gemaakt, voegt u de gegevensvelden toe die u in uw draaitabel wilt zien.

Klik op als uw draaitabel niet automatisch wordt bijgewerkt om eventuele wijzigingen in uw dataset weer te geven Analyseren> Vernieuwen om handmatig te vernieuwen.

Percentagetotalen gebruiken

Totalen die in een draaitabel worden weergegeven, worden meestal weergegeven als getallen, maar u kunt deze wijzigen in percentages. Een dataset bevat bijvoorbeeld informatie over een groep studenten, met een kolom met het label Gemiste klas wat aangeeft of ze wel of niet een les hebben gemist.

Om het percentage studenten in deze groep te berekenen dat nog nooit een klas heeft gemist, versus het aantal dat wel heeft gedaan, kunnen we een percentagetotaal gebruiken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een nummer in de kolom die u wilt wijzigen en druk vervolgens op Waarden weergeven als>% van eindtotaal.

In de bijgewerkte tabel worden procentuele totalen weergegeven. In dit geval 90% voor Nee, 10% voor Ja. Er zijn andere opties, waaronder % van kolomtotaal, als u deze liever gebruikt.

De naam van draaitabellabels wijzigen

Wanneer u een draaitabel maakt, worden kopteksten uit uw bestaande gegevensset gebruikt om een ​​kolom te labelen. Wanneer u uw gegevens manipuleert met SUM of andere functies, maakt Excel meestal een minder dan fantasierijke koptekst om de gegevens die worden gemanipuleerd aan de functie aan te passen.

Voor ons voorbeeld, het berekenen van het aantal studenten met behulp van de Studenten-ID kolom maakt een draaitabelkop genaamd Telling of Studenten ID. Dit spreekt voor zich, maar de koptekst kan nog steeds worden hernoemd om het doel van deze draaitabel duidelijker te maken.

Om dat te doen, bewerkt u eenvoudig de koptekst van uw draaitabel zoals elke andere cel. Dubbelklik op de cel om deze te bewerken en vervang vervolgens de tekst. Je kan ook klik met de rechtermuisknop>Instellingen voor waardevelden typ vervolgens een vervangende naam in de Aangepaste naam veld voordat u op klikt OK opslaan.

Uw aangepaste koptekst blijft op zijn plaats tenzij (of totdat) u die kolom uit uw draaitabel verwijdert.

Drill Down gebruiken in Excel-draaitabellen

Als je een draaitabel hebt met totalen van iets, dan kan dat inzoomen om snel de informatie te bekijken die ermee overeenkomt. Bijvoorbeeld in een tabel met het aantal studenten dat een klas heeft gemist (met behulp van onze eerdere leerlingenlijst dataset), kunnen we deze methode snel gebruiken om te zien wie een (wel of niet) gemist heeft klasse.

Dubbelklik hiervoor op een van uw totalen.

Gebruik het bovenstaande voorbeeld om alle leerlingen te zien die een klas hebben gemist door te dubbelklikken op het totaal voor Nee (het nummer 9 in cel B4, in de Aantal studenten-ID kolom) toont een tabel met de overeenkomende studenten in een nieuw werkblad.

Celopmaak wijzigen in draaitabellen

Standaard verschijnen de gegevens in uw draaitabel in de Algemeen celnummer formaat. In plaats van elke cel handmatig op te maken naar een andere getalnotatie, moet u uw draaitabel hiervoor instellen.

Bijvoorbeeld een toegevoegde kolom aan onze klasselijstgegevensset genaamd Kosten sportkit toont het openstaande bedrag dat elke student verschuldigd is voor de kosten van een sportspeelpakket, weergegeven in dollars in de originele tabel. Als u deze gegevens aan een draaitabel toevoegt, wordt de informatie in de Algemeen celnummerformaat in plaats van het juiste Valuta formaat.

Om dit te wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op het koptekstlabel in de draaitabel en klikt u op Instellingen voor waardeveld.

Vanaf daar drukt u op Nummerformaat knop. Selecteer Valuta van de Cellen opmaken menu voordat u op OK knop om op te slaan.

De gegevens in uw draaitabel worden bijgewerkt om uw bijgewerkte celnummeropmaak te gebruiken. Voor dit voorbeeld verandert van Algemeen naar Valuta dollartekens toegevoegd aan elke waarde.

Snel draaitabellen dupliceren

U hoeft niet elke keer een nieuwe draaitabel te maken als u uw gegevens op een iets andere manier wilt analyseren. Als u bijvoorbeeld een draaitabel met aangepaste opmaak wilt kopiëren, kunt u in plaats daarvan de draaitabel dupliceren.

Om dit te doen, klikt u op een cel in uw draaitabel en drukt u op Ctrl + A om de tabel als geheel te selecteren. Klik met de rechtermuisknop en druk op Kopiërenof druk op Ctrl + C op je toetsenbord.

Selecteer vervolgens een lege cel op een andere positie in uw Excel-spreadsheet, op hetzelfde of een ander werkblad klik met de rechtermuisknop> Plakken of druk op Ctrl + V om het te plakken.

De nieuwe tabel is identiek aan de oude tabel, met dezelfde opmaak en gegevensset. Vervolgens kunt u de draaitabel wijzigen om verschillende informatie te melden.

Excel gebruiken voor gegevensanalyse

Hoewel draaitabellen nuttig zijn, zijn ze niet de enige manier om gegevens in een Excel-spreadsheet te analyseren. Jij kan voeg uw Excel-gegevens samen om het gemakkelijker te begrijpen of te gebruiken conditionele opmaak om bepaalde delen van uw gegevens te laten opvallen.

Met deze top Excel-functieskunnen nieuwe gebruikers aan de slag en ook beginnen met het maken van geavanceerde Excel-spreadsheets.