Hoe belangrijke e-mails opvallen in Outlook

Hoe

DoorBen Stockton

Laatst geupdate op11 januari 2020

Bijna elke kantoormedewerker heeft wel eens te maken met een logge e-mailinbox. Gelukkig kunnen Microsoft Outlook-gebruikers profiteren van verschillende functies die zijn ontworpen om belangrijke e-mails te laten opvallen.

Deze omvatten voorwaardelijke opmaak en kleurcategorieën om verschillende lettertypen en kleuren aan uw e-mails toe te voegen. Hier leest u hoe u deze functies in Outlook kunt gebruiken.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Outlook

Met voorwaardelijke opmaak kunt u opmaakregels instellen voor Outlook-e-mails. U kunt verschillende kleuren, lettertypen en stijlen instellen voor uw e-mailberichten zoals ze in uw inbox verschijnen. Om te beginnen, moet u een nieuwe voorwaardelijke opmaakregel maken.

Klik in Outlook op Beeld> Bekijk instellingen in de Huidige weergave categorie. In de Geavanceerde weergave-instellingen venster, klik Conditionele opmaak.

Een nieuwe voorwaardelijke opmaakregel maken

Zoals je zult zien aan de Conditionele opmaak instellingenvenster gebruikt Outlook al voorwaardelijke opmaakregels voor bepaalde scenario's. Ongelezen e-mails verschijnen bijvoorbeeld met blauwe tekst met het Segoe UI-lettertype.

Klik op om uw eigen voorwaardelijke opmaakregel toe te voegen Toevoegen knop.

Geef uw regel een toepasselijke naam en klik vervolgens op Lettertype om uw opmaakopties zoals lettertype, kleur en grootte in te stellen.

Klik OK om uw lettertype-instellingen te bevestigen.

Zodra de opmaakstijl voor uw regel is ingesteld, klikt u op Staat knop.

Vanaf hier kunt u de regel instellen om automatisch van toepassing te zijn op e-mails die bepaalde trefwoorden bevatten, of op e-mails die naar of van bepaalde e-mailadressen worden verzonden.

Formatteren op e-mailadres

Om een ​​regel toe te voegen die van toepassing is op e-mails van een specifieke afzender, typt u het e-mailadres in de Van vak, waarbij meerdere e-mailadressen worden gescheiden door een puntkomma. U kunt dit toepassen op alle e-mails die vanaf één site worden verzonden door te typen @ domein.com, waarbij domein.com wordt vervangen door de juiste domeinnaam.

U kunt dit ook doen voor e-mails die u verzendt in plaats van ontvangt, door het e-mailadres in te typen Verzenden naar doos in plaats.

Formatteren op trefwoord zoeken

Om uw voorwaardelijke opmaakregel toe te passen op e-mails die woorden bevatten, typt u het trefwoord (of trefwoorden) in de Zoek naar de woorden doos.

Selecteer de Alleen onderwerpveld optie in het vervolgkeuzemenu hieronder om alleen in het onderwerpveld te zoeken naar de door u gekozen trefwoorden, of de Onderwerpveld en berichttekst optie om de hele e-mail te doorzoeken.

Geavanceerde voorwaardelijke opmaakregels

U kunt meer complexe opmaakregels maken in de Meer keuzes en Geavanceerd tabbladen. Vanaf hier kunt u uw nieuwe regel op e-mails toepassen op leesstatus, belangrijkheid, vervolgvlag, grootte en meer.

Als u bijvoorbeeld wilt instellen dat uw regel alleen van toepassing is op ongelezen e-mails, klikt u op Alleen items die zijn checkbox in de Meer keuzes tabblad en selecteer vervolgens de Ongelezen optie in het vervolgkeuzemenu.

In de Geavanceerd tabblad kunt u specifieke zoekopdrachten voor uw regel maken met bijna alle beschikbare Outlook-gegevens. Klik op de Velden optie biedt u honderden opties om uit te kiezen. De meest voorkomende velden staan ​​vermeld onder de Veelgebruikte velden categorie.

Klik Toevoegen aan lijst om deze geavanceerde zoekcriteria toe te voegen aan uw opmaakregel. Het onderstaande voorbeeld toont een geavanceerde zoekopdracht voor alle e-mails die "Ben" bevatten in de Onderwerpen veld.

Als u tevreden bent met uw regel, klikt u op OK om te bevestigen OK om de Conditionele opmaak instellingenvenster.

E-mailcategorieën gebruiken

Terwijl het mogelijk is categoriseer Outlook-e-mails met behulp van zoekmappen, een andere manier om uw belangrijke e-mails te benadrukken, is door een categorie toe te passen. Categorieën hebben een aparte naam en kleurtag, zodat u ze afzonderlijk kunt bekijken.

Een groen-geel-rood kleurensysteem kan u bijvoorbeeld helpen bij het prioriteren van de belangrijkste e-mails. Standaard biedt Outlook categorieën in blauw, groen, oranje, paars, rood en geel. U kunt deze bewerken of uw eigen maken met alternatieve kleuren en namen.

Categorieën maken of bewerken

Klik op om een ​​nieuwe categorie te maken of om een ​​bestaande te bewerken Huis > Categoriseren> Alle categorieën.

Klik Nieuw om een ​​nieuwe categorie te maken. Selecteer uw categoriekleur in het vervolgkeuzemenu en geef deze een naam in de Naam vak hierboven.

Klik OK om uw categorie op te slaan.

Handmatig een categorie toepassen op Outlook-e-mails

Als u een categorie handmatig op een e-mail van Outlook wilt toepassen, selecteert u deze in de mapweergave van Outlook. Klik Home> Categoriserenen klik vervolgens op uw categorie.

Uw categorie wordt weergegeven als een gekleurd vierkant in de standaardweergave van de Outlook-map, boven de ontvangsttijd en -datum. De naam van uw categorie verschijnt onder het e-mailonderwerp in de e-mailweergave.

Klik op om e-mails per categorie te bekijken Beeld> Categorieën en scrol naar de juiste sectie voor uw categorie.

Automatisch toepassen van Outlook-categorieën

U kunt ook Outlook-regels gebruiken om categorieën automatisch op bepaalde e-mails toe te passen. Klik daarvoor op Bestand> Info> Regels en waarschuwingen beheren.

In de E-mailregels tabblad van de Regels en waarschuwingen menu, klik op het Nieuwe regel knop.

Selecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang voordat u klikt De volgende.

Selecteer de zoekcriteria voor uw kleurcategorieregel. Als u bijvoorbeeld de regel wilt toepassen op e-mails van een bepaald e-mailadres of domeinnaam, klikt u op Van mensen of een openbare groep checkbox.

In de Stap 2 gebied hieronder, klik nogmaals op de criteria (blauw onderstreept). Naast de Van optie onderaan, typ uw e-mailadres of domeinnaam.

Als Outlook het e-mailadres in uw bestaande mailbox kan vinden, selecteer het dan in de lijst die verschijnt en klik vervolgens op OK. Als dat niet kan, klik dan op annuleren. De regel wordt ongeacht aangemaakt. Klik De volgende doorgaan.

U kunt de actie voor uw regel in de volgende fase instellen. Klik om de "Wijs toe aan de categorie categorie”Optie in de Stap 1 sectie.

Selecteer de categorie die u aan deze regel wilt toewijzen door op a te klikken categorie in de Stap 2 hieronder, voordat u op klikt OK, vervolgens De volgende.

In de volgende fase kunt u uitzonderingen op deze regel selecteren. Selecteer deze, zoals hierboven, of klik op De volgende doorgaan.

Geef in het laatste stadium een ​​naam op voor uw kleurcategorieregel en selecteer vervolgens de Voer deze regel nu uit voor berichten die al in "Inbox" staan selectievakje om het met terugwerkende kracht toe te passen op al uw bestaande e-mails.

Klik Af hebben om de regel te maken en uit te voeren. De kleurcategorie wordt toegepast op uw e-mails, volgens de criteria die u hebt geselecteerd.

Mis uw belangrijke Outlook-e-mails niet

Het gebruik van kleurcategorieën en voorwaardelijke opmaakregels is een geweldige manier om de belangrijke e-mails die u verzendt en ontvangt op te laten vallen in Outlook. Vergeet het niet verhoog uw Outlook-productiviteit nog verder door gebruik te maken van aanvullende Outlook-regels en vervolgvlaggen om e-mailketens en belangrijke taken bij te houden.

Je kan ook gebruik Quick Parts in Outlook om snel algemene verklaringen toe te voegen aan uw e-mailantwoorden.