Sjablonen maken voor Microsoft Office-programma's

Hoe

DoorJoana Simoes

Laatst geupdate op16 mei 2018

Een sjabloon in een Microsoft Office-document lijkt een beetje op het maken van een voorgedrukt formulier: u doet de opmaak en standaardtekst één keer en richt u vervolgens op het invullen van de unieke gegevens in de toekomst. Dit kan enorm veel tijd besparen, of u het nu intern gebruikt of voor andere klanten of klanten. Als dit je goed in de oren klinkt, heb je geluk: je kunt leren hoe je een sjabloon maakt in Microsoft Word, Excel of zelfs PowerPoint.

Hoe sjablonen werken in Microsoft Office

Wanneer u een Microsoft Office-toepassing opent, zoals Word, Excel of PowerPoint, heeft u twee hoofdopties: begin vanuit een leeg document of begin vanuit een sjabloon. Microsoft Office wordt geleverd met een aantal ingebouwde sjablonen, evenals een overvloed aan sjablonen om online uit te kiezen.

Wanneer je een sjabloon kiest, begin je met een nieuw document, maar delen van het document zijn al ingevuld en opgemaakt. Sommige plekken kunnen worden bewerkt en andere zijn permanent.

Wanneer u uw document opslaat vanuit een sjabloon, wordt de sjabloon niet overschreven. U kunt steeds dezelfde sjabloon openen om vergelijkbare documenten met consistente vorm en opmaak te maken.

Hoe werkt dat? Sjablonen worden in een ander formaat opgeslagen dan gebruikelijke documenten. Een Word-document wordt bijvoorbeeld opgeslagen als .docx en een sjabloon wordt opgeslagen als .dotx. Wanneer u een bestand als sjabloon opslaat, kunt u het openen vanuit de Nieuw dialoogvenster van de Persoonlijk tabblad en Word weet dat u een nieuw document wilt maken op basis van die sjabloon, in plaats van de sjabloon te openen en te overschrijven.

Maak sjablonen in Microsoft Word

De manier om sjablonen te maken in de meeste Microsoft Office-programma's lijkt erg op elkaar, maar u krijgt een overzicht van elk om het voor u eenvoudiger te maken. Laten we beginnen met Microsoft Word.

Creëer uw document zoals u wilt dat het eruit ziet in termen van opmaak, afbeeldingen, enz. Voeg waar nodig tijdelijke inhoud toe.

Als u klaar bent om het als sjabloon op te slaan, gaat u naar de Tabblad Bestand en klik vervolgens op Opslaan als

In de Opslaan als type vervolgkeuzelijst, selecteer Word sjabloon.

Geef de sjabloon een naam in de Bestandsnaam vak en klik vervolgens op Opslaan.

Nu kunt u de sjabloon gebruiken wanneer u deze nodig heeft vanaf de het dossier –> Nieuw menu.

Maak sjablonen in Microsoft PowerPoint

PowerPoint-presentaties kunnen tijdrovend zijn, het maken van sjablonen voor gebruik met PowerPoint is een geweldige manier om u wat tijd te besparen en niet elke keer opnieuw te moeten beginnen wanneer u een nieuwe presentatie moet maken. Het helpt u ook bij het creëren van consistentie en juiste branding voor bedrijfspresentaties.

Maak of open de PowerPoint-presentatie waarvoor u een sjabloon wilt hebben.

Klik op de Bestand Tab en selecteer vervolgens Opslaan als

In de Opslaan als type vervolgkeuzelijst Selecteer PowerPoint-sjabloon

Typ de naam die u in uw PowerPoint-sjabloon wilt hebben in de Bestandsnaam vak en klik op Opslaan.

Maak sjablonen in Microsoft Excel

De wereld van spreadsheets, tabellen en grafieken heeft ook sjablonen nodig. Dit is wat u moet doen om een ​​sjabloon in Microsoft Excel te maken:

Maak of open het Excel-bestand dat u als sjabloon wilt opslaan.

Klik op de Bestand Tab en selecteer Opslaan als

In de Opslaan als type vervolgkeuzelijst Selecteer Excel-sjabloon

Typ de naam die u in uw Excel-sjabloon wilt hebben in de Bestandsnaam vak en klik op Opslaan.

Sjablonen gebruiken

Bij het maken en gebruiken van sjablonen is het erg belangrijk om te onthouden dat u alle tekst die in de toekomst niet in elk document nodig zal zijn, moet verwijderen. In plaats daarvan kun je gewoon zetten tijdelijke tijdelijke aanduidingen waar nodig en zodra u aan een nieuw project werkt, voert u de juiste informatie voor dat specifieke project in. Dit verkleint de kans dat iemand een document met onjuiste namen en statistieken wordt gestuurd.

Met sjablonen kunt u taken gemakkelijker uitvoeren en het is ook een geweldige manier om nieuwe werknemers kennis te laten maken met de manier waarop bepaalde documenten, presentaties of spreadsheets binnen het bedrijf worden uitgevoerd. Dit geeft de zaken over de hele linie een samenhangende en professionele uitstraling.

Gebruik je sjablonen? Deel uw tips in de opmerkingen.