Hoe een gegevensinvoerformulier in Excel te maken

Hoe

DoorRyan Dube

Laatst geupdate op16 april 2019

Als u bladen in Excel heeft waar u veel gegevens moet invoeren, weet u hoe vervelend het kan zijn. Maar als u weet hoe u een formulier voor gegevensinvoer in Excel maakt, wordt u veel productiever.

Wanneer de meeste mensen denken aan formulieren in Excel, denken ze erover om een ​​VBA-formulier helemaal opnieuw te maken. Maar Excel biedt eigenlijk een vooraf gemaakt formulier dat u kunt gebruiken om snel gegevens in seconden in plaats van minuten in te voeren. Van alle Excel-tips die u kunt leren, deze bespaart u de meeste tijd.

Volg deze tutorial om deze functie te gebruiken en de productiviteit van je spreadsheet te verhogen.

Voorbereiden om een ​​gegevensinvoerformulier in Excel te maken

Voordat u een gegevensinvoerformulier kunt maken, heeft u een spreadsheet nodig waarin u gegevens invoert (uiteraard) en moet u de functie voor gegevensinvoer van Excel toevoegen aan de

Werkbalk Snelle toegang. Laten we een voorbeeldspreadsheet in Excel nemen die er als volgt uitziet.

Dit is een voorbeeld van hoe een spreadsheet eruit zou kunnen zien in een bedrijf waar werknemers handmatig sensorgegevens van apparatuur verzamelen. Handmatig invoeren van deze gegevens is:

• Vervelend en tijdrovend
• Gevoelig voor menselijke fouten
• Potentieel voor het per ongeluk wijzigen van eerdere vermeldingen

U kunt dit proces verbeteren door een gegevensinvoerformulier te maken. Maar eerst moet u het gegevensinvoerformulier laten verschijnen in de werkbalk Snelle toegang.

Het gegevensinvoerformulier toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang

U ziet het gegevensinvoerformulier niet in de standaardwerkbalk van Excel. Het is eigenlijk een verborgen functie die je moet inschakelen. Klik hiervoor met de rechtermuisknop ergens op de werkbalk Snelle toegang en selecteer Pas de werkbalk Snelle toegang aan.

In de Excel-opties venster, klik op het Kies opdrachten uit de werkbalk en kies Alle opdrachten.

Blader door de lijst met opdrachten en selecteer Het formulier. Selecteer vervolgens de "Toevoegen >>”Knop om“ Formulier ”toe te voegen aan de werkbalk Snelle toegang.

Klik OK en u ziet nu het gegevensinvoerformulier in de werkbalk Snelle toegang. En nu bent u klaar om het Excel-gegevensinvoerformulier op uw Excel-spreadsheet te gebruiken.

Maak een gegevensinvoerformulier in Excel

Voordat u het gegevensinvoerformulier in Excel kunt gebruiken, moet u uw spreadsheet omzetten in een tabel.

U kunt dit doen door op te drukken Cntrl + T. U ziet de gegevens in uw spreadsheet worden geconverteerd naar uw standaardtabelopmaak.

Nu u uw blad naar een tabel heeft geconverteerd, selecteert u het formulierpictogram in de werkbalk Snelle toegang om uw gegevensinvoerformulier te openen.

Als je ooit een gegevensinvoerformulier in Access hebt gebruikt, zul je veel overeenkomsten opmerken. Het formulier biedt een zeer gecontroleerde methode om gegevens in uw spreadsheet in te voeren. U hoeft niet op een andere rij te klikken als u klaar bent om daar gegevens in te voeren. Met de knoppen op het formulier kunt u zich concentreren op de huidige rij en door het blad navigeren met de formuliernavigatieknoppen.

Hoe de formuliergegevensknoppen werken:

• Nieuw: Voegt een nieuwe, lege rij toe aan de bestaande tabel.
• Verwijderen: Verwijdert de huidige rij die u bewerkt.
• Herstellen: Herstelt (reset) het gegevensveld dat u bewerkt naar de oorspronkelijke waarden.
• Vind Prev: Verplaatst het record dat u bewerkt naar de vorige rij.
• Volgende zoeken: Verplaatst het record dat u bewerkt naar de volgende rij.
• Criteria: Hiermee kunt u zoeken naar specifieke records in de tabel.
• Dichtbij: Sluit het gegevensinvoerformulier.

Het gebruik van het gegevensinvoerformulier is zeer intuïtief. Zodra je het begint te gebruiken om je spreadsheets te beheren, vraag je je af hoe je het ooit zonder hebt kunnen redden.

Vervolgens onderzoeken we hoe u elke functie van het formulier gebruikt om uw spreadsheetgegevens te beheren.

Records toevoegen en verwijderen

De Nieuw en Verwijderen knoppen op het gegevensinvoerformulier werken precies zoals u zou verwachten.

De Nieuw knop voegt een nieuw record toe aan het einde van de tabel. In het gegevensinvoerformulier ziet u lege velden waar u gegevens kunt invoeren door invoer te typen en op de te drukken tabblad toets om naar het volgende veld te gaan.

Als u alle velden heeft ingevuld, selecteert u gewoon de Nieuw knop opnieuw en je ziet de nieuwe rij toegevoegd aan je tabel. Het formulier wordt gewist zodat u door kunt gaan met het typen van gegevens voor nog een nieuwe rij als u dat wilt.

Het voordeel hiervan is:

• U kunt snel bladeren door records toe te voegen door op de tab-toets te drukken.
• Er is veel minder kans dat u per ongeluk andere records wijzigt.
• U hoeft de muis nooit te gebruiken omdat u snel records invoert.

Records verwijderen uit een tabel is net zo eenvoudig. Klik gewoon met je muis op een van de records die je wilt verwijderen.

Gebruik gewoon de Vind Prev of Volgende zoeken knoppen om naar de record te navigeren die u wilt verwijderen. Deze knoppen zijn vergelijkbaar met de omhoog / omlaag-knoppen in de ontwikkelaarstools van Excel. Druk op de knop Verwijderen om dat record te verwijderen.

Je ziet een waarschuwingspop-up dat de record definitief wordt verwijderd. Selecteer OK bevestigen.

Notitie: Deze waarschuwing is niet echt waar. Als u merkt dat u het verwijderen van de record ongedaan moet maken, kunt u het gegevensinvoerformulier sluiten en gewoon op drukken Cntrl + Z om de laatste wijziging ongedaan te maken. Dit brengt de verwijderde rij terug in de tabel.

Records zoeken

Als u met een zeer grote dataset werkt, zullen de vorige en volgende knoppen niet veel zin hebben. In plaats van op deze manier door duizenden records te bladeren, kunt u op de drukken Criteria knop om alleen door de gewenste records te bladeren.

Als u in dit voorbeeld alleen door de items van 1/3/2019 wilt bladeren, drukt u eerst op Criteria knop. Dit verandert het gegevensinvoerformulier in een gefilterd formulier. Voer "1/3/2019" in het veld "Leesdatum" in.

Nu, wanneer u selecteert Vind Prev of Volgende zoeken, bladert het formulier alleen door de vermeldingen die voldoen aan de criteria die u heeft opgegeven in het veld 'Leesdatum'. In dit geval zijn dat alleen de records waarvan de leesdatum 1/3/2019 is.

Je kunt ook logische operatoren gebruiken zoals > of < om gegevensbereiken in te korten. Als u bijvoorbeeld alle records ouder dan 1/4/2019 wilt bekijken, typt u "<1/4/2019" in het veld "Leesdatum". Je kan ook gebruiken * als jokerteken. Als u bijvoorbeeld alle records van Sensor 1 wilt zien die eindigen op "54", voert u "* 54" in het veld "Sensor 1" in.

Excel-gegevensinvoerformulieren gebruiken

Zoals u kunt zien, maakt het inschakelen van het gegevensinvoerformulier in Excel het veel gemakkelijker en meer gestroomlijnd om gegevensinvoertaken uit te voeren.

U kunt het aantal fouten bij het invoeren van gegevens in spreadsheets verminderen en het invoeren van gegevens veel aangenamer maken, omdat u minder klikt en uw handen op het toetsenbord houdt.