10 Microsoft Excel-tips die elke gebruiker moet weten

Hoe

DoorAndre Da Costa

Laatst geupdate op9 oktober 2019

Microsoft Outlook, Microsoft Word en Microsoft Excel zijn de drie zwaargewichten in de Microsoft Office-suite. We hebben u onlangs enkele van de beste functies die elke Microsoft Word-gebruiker moet kennen en enkele tips voor verhoog uw Outlook-productiviteit. In dezelfde geest behandelen we nu de essentiële Microsoft Excel-tips die elke gebruiker zou moeten kennen.

Microsoft Excel is de standaard spreadsheetapplicatie. Microsoft Excel 2016 is een enorme overvloed aan tools waarmee u gegevens in een spreadsheet kunt manipuleren, ordenen, analyseren en opmaken. Hoewel Excel de levensader is van menig hoofdkantoor, onderzoeksbureau en financiële uitrusting, kan Excel even handig en krachtig zijn voor dagelijkse gebruikers. Of u nu een thuisgebruiker bent die een huishoudbudget beheert, een kleine ondernemer die de inventaris beheert of een schoolleraar die dagelijks aanwezig is, Excel zal uw leven gemakkelijker maken als u leert het te gebruiken. Laten we die tips eens bekijken.

Essentiële tips voor Microsoft Excel 2016

1. Formaat van kolommen en rijen wijzigen

De standaard celhoogte en -breedte van Excel is nauwelijks één maat voor iedereen. De kans is groot dat u de kolombreedte en rijhoogte moet aanpassen aan uw gegevens. Om dat te doen, klikt u op de kolom of rij en selecteert u de Huis tabblad en klik vervolgens op de Formaat knop binnen de Cellen groep. Kies of je de hoogte of breedte wilt aanpassen.

Voer het bedrag in en klik op OK. De kolom of rij moet worden aangepast aan de exacte maat.

U kunt de grootte van kolommen en rijen ook handmatig wijzigen met de muis. Plaats de muisaanwijzer tussen de kolom of rij, klik op de linkermuisknop, observeer de zwevende ballon en sleep en vergroot vervolgens tot de gewenste grootte is bereikt.

En hier is een handige tip: dubbelklik eenvoudig op de rechterrand van een kolom om de breedte automatisch aan de gegevens aan te passen.

2. Kolommen, rijen of cellen toevoegen of verwijderen

Als u een extra kolom, rij of cel nodig heeft, kunt u deze eenvoudig invoegen met de opdrachten Cellen invoegen en verwijderen. Klik op de Invoegen knop binnen de Cellen groep en kies vervolgens de juiste optie.

U kunt ook een kolom binnen dezelfde groep verwijderen; klik op het menu Verwijderen en kies vervolgens de juiste actie.

Dezelfde actie kan worden uitgevoerd door met de rechtermuisknop op de kolom of celrij te klikken.

Leer meer over het verwijderen van lege cellen in Microsoft Excel.

3. Deelvensters bevriezen

Als u door een spreadsheet wilt bladeren zonder de focus op een bepaald deel van het blad of de gegevens te verliezen, is de functie Panelen bevriezen de perfecte manier om dit te doen. Selecteer de rij of kolom waar de gegevens in het blad beginnen.

Selecteer de Visie Klik op het tabblad Deelvensters bevriezen menu en klik vervolgens op Deelvensters bevriezen.

Wanneer u scrolt, blijven uw koppen of kolommen zichtbaar.

4. Tekstuitlijning in cellen wijzigen

Als u een register of labels moet maken, kunt u het dialoogvenster Cellen opmaken gebruiken om de uitlijning van tekst in cellen aan te passen. Selecteer de cellen waarop u de opmaak wilt toepassen, klik met de rechtermuisknop op de selectie en klik vervolgens op Cellen opmaken ....

Klik op de Uitlijning tabblad en gebruik vervolgens de muis om de oriëntatie van de tekst te wijzigen of een waarde in te voeren. Klik op OK als u tevreden bent.

Tekst in de cellen wordt nu schuin weergegeven.

5. Gebruik celbescherming om te voorkomen dat een gebied van de spreadsheet wordt bewerkt

Als u een werkmap met andere gebruikers deelt, is het belangrijk om onbedoelde bewerkingen te voorkomen. Er zijn meerdere manieren waarop u een blad kunt beveiligen, maar als u alleen een groep cellen wilt beschermen, kunt u dit als volgt doen. Eerst moet je inschakelen Bescherm blad. Klik op het menu Opmaak en klik vervolgens op Bescherm blad. Kies het type wijzigingen dat u wilt voorkomen dat andere gebruikers dit doen. Voer uw wachtwoord in, klik op OK en klik vervolgens op OK bevestigen.

Maak een selectie van de rijen of kolommen die u wilt voorkomen dat andere gebruikers kunnen bewerken.

Klik op de Formaat menu en klik vervolgens op Cel vergrendelen.

Elke keer dat een gebruiker probeert wijzigingen aan te brengen; ze zullen het volgende foutbericht krijgen.

Bekijk ons ​​artikel voor instructies over om een ​​hele spreadsheet te beschermen encryptie en wachtwoorden toepassen op uw Excel-spreadsheets en Office-bestanden.

6. Pas speciale opmaak toe op getallen en valuta in cellen

Als u een specifieke valutawaarde moet toepassen of de decimale plaats voor getallen in uw spreadsheet moet bepalen, kunt u de gebruiken Nummers tabblad binnen de Formele cellen dialoogvenster om dit te doen. Selecteer de nummers die u wilt opmaken, klik met de rechtermuisknop op de selectie en selecteer vervolgens het tabblad Nummers. Selecteer Valuta in de lijst Categorie en kies vervolgens het aantal decimalen en de valuta-indeling.

7. Vijf essentiële Excel-functies die u moet kennen: som, gemiddelde, max, min, telling

De enorme kracht van Excel ligt in de functies en formules. Met basisfuncties kunt u snelle wiskundige bewerkingen uitvoeren, terwijl u met geavanceerde functies een aantal serieuze cijfers kunt berekenen en complexe analyses kunt uitvoeren. Net zoals iedereen de opmaakkabels in Word zou moeten kennen, zou u ook de meest populaire functies in Excel moeten kennen.

Som - berekent het totaal van een celbereik.

Gemiddelde - berekent het gemiddelde van een celbereik.

Max - berekent de maximale waarde in een celbereik.

Min - berekent de minimumwaarde van een celbereik.

Tel - berekent het aantal waarden in een celbereik, waarbij lege cellen of cellen zonder numerieke gegevens worden vermeden.

Hier is hoe je een functie gebruikt. Voer de labels in voor de nummers waarvoor u de berekening wilt maken. Selecteer de Functie tabblad en kies vervolgens de functiecategorie die u wilt toepassen. Klik Functie invoegen knop binnen de Functiebibliotheek groep of druk op Shift + F3 op je toetsenbord. Selecteer de gewenste functie of gebruik de functie Zoeken naar functie en klik vervolgens op OK.

Zodra u de functie heeft gevonden, selecteert u deze en klikt u op OK.

Breng de gewenste wijzigingen aan in het bereik dat u berekent en klik vervolgens op OK om de functie toe te passen.

8. Maak en manipuleer grafieken

Een kenmerk van Microsoft Excel, het maken van grafieken stelt u in staat om uw goedgevormde gegevens visueel te presenteren. Excel maakt het proces heel eenvoudig; markeer een gegevensbereik in uw blad, selecteer het tabblad Invoegen en klik vervolgens op Zie alle grafieken knop.

Klik op de Alle grafieken tabblad en blader vervolgens door de lijst met diagramstijlen.

U kunt ook over een voorbeeld zweven om een ​​voorbeeld te zien van hoe de grafiek eruit zal zien. Als u tevreden bent, klikt u op OK om de grafiek in de spreadsheet in te voegen. Als u het liever op een apart blad wilt bewaren, selecteert u de grafiek en klikt u op Verplaats kaart, selecteer Nieuw blad en klik op OK.

9. Onthul formules

Als u de berekeningen in uw werkmap wilt valideren, is het onthullen van uw formules de manier om dit te doen.

Selecteer de Formules tabblad en klik vervolgens op Formules weergeven gelegen in de Formula Auditing groep.

Nu kunt u eenvoudig de formules in uw blad controleren en deze ook afdrukken. Het is een geweldige manier om fouten te vinden of om eenvoudig te begrijpen waar de cijfers vandaan komen.

10. Maximaliseer afdrukopties bij het afdrukken van grote werkmappen

Spreadsheets werken geweldig op grote breedbeeldmonitors, maar soms moet u uw werkmap mogelijk afdrukken. Als je niet oppast, kun je veel papier verspillen aan iets dat meestal onleesbaar is. Excel zorgt hiervoor met behulp van de Backstage-afdrukopties, waarmee u het paginaformaat en de oriëntatie kunt aanpassen. Spreadsheets kunnen het beste worden afgedrukt op papier van legal-formaat in liggende richting.

Als u de marges moet aanpassen om aanvullende informatie op één vel te laten passen tijdens het afdrukken, klikt u op de knop Marges weergeven in de rechterhoek van het backstage-afdruktabblad.

Vervolgens kunt u de marges gebruiken om de kolommen aan te passen aan alle gegevens die mogelijk op een andere pagina terechtkomen.

Als u niet alle gegevens op één pagina kunt krijgen, gebruikt u het dialoogvenster Pagina-instelling om verdere aanpassingen te maken. Het schaalmenu kan u helpen de tekst kleiner te maken zodat deze beter past. Probeer niet te veel te schalen, want u wilt tekst leesbaar houden.

U kunt ook hetzelfde dialoogvenster gebruiken om uw spreadsheet desgewenst aan te kleden met een koptekst en voettekst.

Dus dat zijn enkele basisprincipes die elke Excel-gebruiker moet kennen. Als je verder wilt gaan met enkele geavanceerde onderwerpen, bekijk dan onze eerdere artikelen over het gebruik van functies zoals de VERT.ZOEKEN-functie, draaitabellen, een watermerk toevoegen aan uw werkmappen of met behulp van de ingebouwde rekenmachine. Heb je een favoriete functie of tijdsbesparing in Excel? Vertel het ons in de comments.