How-To Outlook 2010 en Microsoft RMS gebruiken om e-mails te beveiligen

Wanneer u iemand een privé- of vertrouwelijke e-mail stuurt en u wilt ervoor zorgen dat ze deze niet per ongeluk (of opzettelijk) doorsturen, heeft Outlook 2010 daar een functie voor. Door de instellingen voor machtigingen te gebruiken, kunt u e-mails aanpassen zodat ze moeilijker te kopiëren, afdrukken, delen of doorsturen zijn. RMS (Rights Management Services) schakelt zelfs de ingebouwde Windows-schermafdrukfunctie uit (hoewel Snagit en andere screenshot-apps nog steeds werken.)

RMS of IRM (Information Rights Management) zoals Microsoft het noemt, hoeft niet per se iets nieuws te zijn. Met Outlook 2010 maakt Microsoft het echter gemakkelijker en eenvoudiger om RMS thuis te gebruiken. Alles wat je nodig hebt is MS Office en Outlook 2010 (of 2007.) Laten we de basis eens bekijken.

Hoe u e-mail moeilijker kunt maken om door te sturen, te kopiëren, afdrukken of delen in Office Outlook 2010

1. In Outlook 2010 Klik de Huis tabblad Klik de Nieuwe e-mail knop zoals wanneer u gewoonlijk een nieuw bericht opstelt.

2. Vanuit het nieuwe berichtenvenster, KlikBestand> Info> Rechten instellen> Niet doorsturen.

3. Als dit de eerste keer is dat u dit doet, ziet u de pop-up Information Rights Management Service (IRM). Om deze functie te gebruiken, hebt u een Windows Live account; u kunt er een instellen op https://signup.live.com/. De instructies staan ​​allemaal op het scherm terwijl u de Information Rights Management Service instelt. Klik gewoon door terwijl u de opties selecteert die u beschrijven.

4. De laatste stap van het IRM-proces is inloggen met uw Windows Live-inloggegevens. Hoewel minder veilig, kunt u het gedoe vermijden Selecteren de Bewaar mijn e-mailadres en wachtwoord optie. KlikTekenin doorgaan.

5. Klik Windows Live Gebruiker u heeft zich zojuist aangemeld bij; voor het gemak KlikGebruik altijd dit account en toen KlikOK af te maken. Ga terug naar het tabblad met rechten om zorg ervoor dat dat Niet doorsturen is gecontroleerd, wat het zou moeten zijn omdat we hebben geprobeerd het eerder te selecteren.

Dat is alles. Wanneer u nu een e-mail verzendt, kunt u snel weer naar binnen gaan en de optie Niet doorsturen wijzigen vanaf stap 2. U bent de gesprekseigenaar en beschikt over de volledige gebruiksrechten, maar Microsoft beschrijft het het beste:

Ontvangers kunnen dit bericht lezen, maar kunnen geen inhoud doorsturen, afdrukken of kopiëren. De gesprekseigenaar heeft volledige toestemming voor hun bericht en alle antwoorden. Toestemming verleend door: [email protected] (paspoort)

Houd er rekening mee dat dit niet 100% zal voorkomen dat mensen informatie delen van wat u hen e-mailt; het zal het alleen maar moeilijker maken. Houd er ook rekening mee dat wanneer de ontvanger de e-mail ontvangt, deze een account moet maken of inloggen met een Windows Live-account, want zo gebruikt Microsoft RMS om gebruiksrechten toe te wijzen voor de RMS-beveiliging e-mails.