Hoe AutoArchive configureren en beheren in Outlook 2010

Sinds het begin van Outlook heeft Microsoft altijd het Archief en AutoArchief functie en Outlook 2010 is geen uitzondering. De AutoArchive-functie verplaatst of verwijdert automatisch oudere e-mail uit uw primaire mailbox naar een archiefgegevensbestand dat is opgeslagen op uw lokale harde schijf. Deze bestanden worden .PST-bestanden genoemd. In het verleden wanneer Outlook .PST-bestanden hadden een limiet van 2 GIGwas de archieffunctie veel belangrijker omdat het oudere e-mail uit uw primaire .PST-bestand archiveerde en in een Archive.pst-bestand. Dat gezegd hebbende, hoewel .PST-bestanden in Outlook 2010 een limiet van 20 Gig hebben; het is nog steeds een goed idee om uw oudere e-mail te laten beheren om uw .PST-bestanden klein te houden en de systeemprestaties te verbeteren!

Leg nogmaals uit wat de AutoArchive-functie doet, alstublieft!

AutoArchive verkleint de grootte van de mailbox door oude items te verwijderen of te verplaatsen naar een archiefgegevensbestand of .PST. Het proces werkt vrijwel hetzelfde, of u nu Microsoft Exchange op het werk of IMAP of POP thuis of in een klein bedrijf gebruikt. Het is in wezen net alsof u een paar stapels papier van uw bureau haalt en ze in een georganiseerde, snel toegankelijke archiefkast of .PST-bestand plaatst, zoals hierboven vermeld. Dit proces is anders dan

exporteren op twee manieren. Door te exporteren kunt u de e-mails naar meerdere verschillende externe formaten verplaatsen, terwijl u met Archiveren alleen oudere e-mail naar een .pst-bestand kunt verplaatsen of de e-mail volledig kunt verwijderen. Archivering biedt ook gemakkelijker toegang tot oude e-mail omdat er een tabblad in het Outlook-navigatievenster voor is. Natuurlijk kunt u AutoArchive ook instellen om uw oude e-mail ook te verwijderen.

Standaard AutoArchiveren inschakelen voor ALLE Outlook 2010-mappen

1. In Microsoft Outlook Klik de het dossier menu en SelecteerOpties.

2. In het menu Opties Klik de Geavanceerd tabblad en dan Klik de AutoArchive-instellingen knop.

3. Klik het selectievakje voor Voer AutoArchive elke [14] dagen uit. Vanaf hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor Outlook 2010 echter standaard verder aanpassen eenmaal ingeschakeld, zal AutoArchive alle e-mail die ouder is dan zes maanden naar een Archive.pst verplaatsen (niet verwijderen) het dossier. Ik stel voor dat je de Vragen voordat AutoArchive wordt uitgevoerd zodat u op de hoogte wordt gesteld wanneer er een archief plaatsvindt. Het zou je verbazen hoe vaak mensen mij vragen over het missen van e-mail! Normaal gesproken is het gewoon de AutoArchive-functie. Zodra u de instellingen heeft waar u ze leuk vindt, KlikPas deze instellingen nu toe op alle mappen.

Als u de bovenstaande stappen hebt gevolgd, schakelt AutoArchive al uw Outlook-e-mails in. Als er een map is die u van AutoArchive wilt uitsluiten, of als u wilt dat deze slechts op een paar mappen van toepassing is, kunnen we dat ook doen. Met Outlook 2010 kunt u de AutoArchive-instellingen voor elke map aanpassen, hier is hoe.

Wijzig AutoArchive-instellingen voor enkele Outlook 2010-mappen

4. Kijk in Outlook in het navigatievenster aan de linkerkant. Vanaf daar Klik met de rechtermuisknop elke map en SelecteerEigendommen om het AutoArchive-beleid in te stellen.

5. In het venster Inbox Properties dat verschijnt, Klik de AutoArchief tabblad. Hier kunt u de AutoArchive-instellingen voor deze map aanpassen of zelfs AutoArchive ervoor volledig uitschakelen.

Oké, nu weten we hoe we afzonderlijke mappen automatisch kunnen archiveren! Maar wat als u AutoArchive helemaal niet wilt gebruiken? Als je geen fan bent van de automatische functie, kun je nog steeds gebruik maken van Archivering met behulp van het handmatige proces.

Handmatig items archiveren

6. In Outlook Klik de het dossier> Info menu tab en dan SelecteerCleanup Tools> Archief.

7. In het dialoogvenster Archief dat verschijnt Selecteer welke Mappen u wilt Archief. Dit proces is bijna hetzelfde als AutoArchive, behalve dat het een eenmalige deal is. Iets anders is dat u zelfs de eigenschap 'Niet automatisch archiveren' kunt overschrijven als u dat op sommige mappen hebt toegepast, maar dat is optioneel.

Waar bevinden zich Outlook gearchiveerde items?

8. In Outlook hebt u toegang tot gearchiveerde items vanuit de Archief-map in het linkernavigatievenster voor e-mail.

9. U hebt ook toegang tot archieven vanuit het Outlook .pst-bestand waar ze zijn opgeslagen. Je kunt er komen door Klikken de Bestand> Openen menutab en SelecterenOpen Outlook-gegevensbestand.

10. Standaard is de PST-bestandslocatie van het Outlook-archief:

% UserProfile% DocumentsOutlook-bestanden

Als u Archiveren in Outlook nog niet eerder heeft gebruikt, probeer het dan eens! Het zal zeker helpen om dingen schoon te houden en oude, ongebruikte e-mailitems uit uw primaire mailbox / .PST-bestand te verwijderen. Het is ook een leuke manier om de .PST-bestandsgrootte onder controle te houden, wat altijd helpt bij de systeemprestaties!