Wat Trello is en waarom u het zou moeten gebruiken om uw tijd te beheren

Recensies

DoorMark O'Neill

Laatst geupdate op2 juli 2018

Als je bij veel werkprojecten betrokken bent of als zelfstandige, dan is effectief projectmanagement veel. Als je je tijd en moeite niet plant, dan zal je het uiteindelijk op Facebook verspillen en daardoor deadlines missen (ik spreek uit ervaring). De industrie voor online projectmanagementtools is zeer concurrerend, maar degene die boven alle andere lijkt te winnen, is dat wel Trello.

Trello is geliefd bij degenen die geobsedeerd zijn door het beheren van hun tijd en projecten en het is gemakkelijk in te zien waarom. Trello is niet alleen goedkoop en betaalbaar, maar ook uiterst eenvoudig te gebruiken. Door een zeer visuele benadering van tijd- en projectbeheer te gebruiken, kunt u kaarten verplaatsen, zodat u in één oogopslag kunt zien wat er moet gebeuren en wanneer.

Een nadere blik op Trello

Trello is door sommigen beschreven als 'Post-it-aantekeningen over steroïden'. Op het scherm maak je 'lijsten' als een groot whiteboard aan de muur. Dan staan ​​op elke lijst 'kaarten', zoals Post-it-notities. Op elke kaart staat een apart to-do item.

Naarmate u vordert met het actiepunt, kunt u uw muis gebruiken om de kaart te slepen van bijvoorbeeld "in uitvoering" naar "voltooid" (of welke bewoording u ook verkiest).

De vier belangrijkste kenmerken van Trello

We zullen elke functie in een oogwenk wat gedetailleerder bekijken. Maar hier zijn de vier belangrijkste dingen waarop u zich moet concentreren, als u naar de bovenstaande schermafbeelding kijkt.

• Elke kaart kan een kleurcode krijgen met een balk. Elke kleur kan bijvoorbeeld verwijzen naar een andere klant.
• Het pictogram met de gravatar / afbeelding van de gebruiker laat zien wie aan die kaart deelneemt. Je kunt mensen uitnodigen voor een kaart zodat ze feedback en updates kunnen achterlaten. Of als je ze die taak wilt toewijzen. Als een taak is toegewezen, kan een vervaldatum worden toegevoegd en een herinnering worden verzonden wanneer de vervaldatum nadert. Wanneer de kaart wordt bijgewerkt, krijgt iedereen op die kaart een melding.
• De achtergrond van elk Trello-bord kan worden aangepast. Trello geeft je achtergronden of je kunt je eigen achtergronden uploaden. Als Lego-fanaat heb ik deze Lego-versie geüpload. Maar als u een bedrijf bent, kunt u uw Trello-bord aanpassen met bijvoorbeeld het bedrijfslogo.
• Kaarten kunnen naar andere borden worden verplaatst, naar andere borden worden gekopieerd of worden gearchiveerd als ze klaar zijn.

Een nieuw bord starten

De eerste stap is het toevoegen van een nieuw bord. Druk in de rechterbovenhoek van het scherm (zodra je bent ingelogd) op de knop +. Kies dan “Maak een bord“ uit de vervolgkeuzelijst.

Vervolgens wordt u gevraagd om het bord een naam, een privacyniveau en een achtergrond te geven. Als je al een team hebt gemaakt, kun je ervoor kiezen om het bord aan dat team toe te wijzen.

Een kort woord over privacyniveaus: Als het bord openbaar wordt gelaten, wordt het geïndexeerd door zoekmachines en is het toegankelijk voor iedereen die het op Google vindt. Onlangs bleek dat medewerkers bij Uber gebruikten Trello om gevoelige bedrijfswachtwoorden weer te geven, die vervolgens door Google werden opgepikt.

Wees dus voorzichtig en als u Trello MOET gebruiken voor wachtwoorden, stel het privacyniveau dan in op Privaat. Hoewel voor wachtwoorden, zou je dat moeten doen echt een wachtwoordbeheerder gebruiken.

Een nieuwe lijst toevoegen

Zodra je je nieuwe bord hebt, is het tijd om een ​​nieuwe lijst te beginnen. Je kunt het maken zoals je wilt, maar normaal maak ik mijn borden met lijsten in verschillende stadia van een proces. Zo “in afwachting," “bezig“ enzovoorts. Of u kunt lijsten hebben voor projecten die meerdere taken hebben, zoals “het huis versieren,” “het bereiken van wereldvrede ”en “verovering van de ruimte.”

Klik op om een ​​nieuwe lijst toe te voegen Voeg een lijst toe.

Typ vervolgens de titel van die lijst en sla deze op.

Spoel en herhaal voor eventuele andere lijsten die het bord nodig heeft (indien aanwezig).

Een nieuwe kaart toevoegen

Nu is het tijd om een ​​nieuwe kaart toe te voegen en er zijn verschillende elementen aan een kaart die hem krachtig maken.

Een nieuwe kaart maken

Klik in de betreffende lijst op Een kaart toevoegen.

Typ nu de taak die u wilt toevoegen. Sla het op door op de groene te klikken Toevoegen knop.

Herhaal zoals eerder voor andere taken die u moet toevoegen (indien aanwezig).

Maar dat is slechts het begin van wat u aan een kaart kunt toevoegen, wat u kunt zien als u erop klikt om het te openen.

Andere gebruikers toewijzen

Ten eerste, als je een team hebt gemaakt en anderen zijn uitgenodigd om toegang te krijgen tot het bord, kun je iemand aan een bepaalde taak toewijzen. Of tag ze gewoon zodat ze in het gesprek op die kaart worden opgenomen.

Klik op om iemand aan de kaart toe te voegen Leden en klik op de gravatar van de persoon die je wilt toevoegen. Evenzo kunnen ze van een kaart worden verwijderd door opnieuw op de gravatar te klikken.

Notities en bijlagen toevoegen

Of het nu voor uw eigen geheugen is of om anderen te adviseren, het kan nodig zijn om aantekeningen achter te laten. U kunt dit bovenaan de notitie doen en ook klikbare links daarin laten staan.

Onder het gedeelte met opmerkingen is een gebied voor het uploaden van bijlagen. Dit kan van alles zijn, van een document tot een zipbestand tot een afbeelding. Als het een afbeelding is, wordt de afbeelding op de kaart weergegeven

Een vervaldatum toevoegen

Als een taak een deadline heeft, kunt u er een vervaldatum aan toewijzen. Vervolgens ontvang je herinneringen wanneer de datum dichterbij komt en wanneer de datum is verstreken.

Gekleurde labels toevoegen

Ik voeg gekleurde labels toe aan mijn werklijst om te laten zien welk werk aan welke klanten te danken is. Rood is bijvoorbeeld voor groovyPost.

Je kunt de labels bewerken om alles te zeggen wat je wilt, en je kunt er zoveel toevoegen als je wilt aan een kaart.

Opmerkingen toevoegen

Als andere mensen toegang hebben tot uw kaarten, zullen ze uiteindelijk reacties gaan achterlaten. Je kunt de @ gebruiken om mensen te taggen in specifieke opmerkingen en ze krijgen een melding van Trello.

Kaarten verplaatsen, kopiëren, bekijken en archiveren

Er zijn ook vier andere acties die u op een kaart kunt ondernemen.

Actie

Als je meerdere kaarten hebt, kun je kaarten van het ene naar het andere bord verplaatsen. Dus als ik een kaart van het groovyPost-bord naar een van mijn eigen persoonlijke borden wilde verplaatsen, zou deze optie de kaart verplaatsen. Samen met alle opmerkingen, bijlagen, etc.

Kopiëren

Dit is hetzelfde als de Actie optie, behalve dat de kaart niet volledig wordt verplaatst. Net gekopieerd. Ik gebruik dit de hele tijd voor het kopiëren van mijn groovyPost-opdrachten naar mijn eigen privé-werkbord.

Kijk maar

Als iemand anders een kaart op een bord heeft, kunt u ervoor kiezen om deze te bekijken en op de hoogte te worden gehouden van nieuwe opmerkingen, zonder zelf daadwerkelijk deel te nemen. Ook bekend als "lurker-modus" (nou, ik noem het zo).

Archief

Trello bestaat niet zoiets als 'verwijderen'. In plaats daarvan, om een ​​kaart, een lijst of een bord te verwijderen, “archiveert” u het. Het zal dan verdwijnen, maar het kan gemakkelijk worden teruggebracht als je het later weer nodig hebt.

Andere toepassingen voor Trello

Trello heeft zoveel toepassingen als je je er op richt en lateraal denkt. Daartoe heeft Trello een pagina genaamd "Trello Inspiration". Het geeft je sjablonen en talloze gebruiksideeën.

Trello integreren met andere apps met IFTTT.

Ik ben een grote fan van IFTTT (If This Then That), en dat hebben ze ook een groot aantal geautomatiseerde scripts voor Trello. Bekijk ze eens.

Conclusie

Dit heeft nog maar net het oppervlak gekrast van wat Trello kan doen om uw leven beter georganiseerd te maken. Gebruik je Trello? Zo ja, waar gebruik je het dan voor?